(Il s'agit uniquement d'un aperçu général qui ne prétend pas être exhaustif ; pour connaître l'intégralité des exigences réglementaires, consultez la section 503 de la loi sur la réadaptation professionnelle (Rehabilitation Act) et les règles définitives VEVRAA publiées par l'OFCCP ici :)

Les entrepreneurs fédéraux à travers le pays se sont empressés d'obtenir des informations concernant les nouvelles réglementations relatives aux anciens combattants et aux personnes handicapées depuis leur publication en ligne par l'OFCCP le 27 août 2013. Puis, le mardi 24 septembre 2013, les réglementations ont été publiées dans le Federal Register, ce qui a marqué le début du délai de 180 jours accordé aux entrepreneurs pour mettre en œuvre les réglementations mises à jour. Depuis l'annonce initiale et la publication ultérieure de la règle finale, les entrepreneurs ont écumé le web à la recherche d'articles, de webinaires et de ressources associés à ce que beaucoup considèrent comme le plus grand changement réglementaire depuis les années 1970. Maintenant que les informations sont abondantes, des questions plus avancées sur la mise en œuvre commencent à émerger, et avec ces informations viennent des questions plus difficiles sur la gestion du calendrier et les différentes nuances associées à l'interprétation des réglementations, notamment les questions suivantes :

1. Toutes les exigences doivent-elles être opérationnelles au 24 mars 2014 ? Si ce n'est pas le cas, dois-je gérer plusieurs échéances ?
2. Comment tous ces changements affectent-ils la mise à jour annuelle de mon plan d'action positive si la date de mon plan est antérieure ou postérieure au 24 mars 2014 ?

En réalité, les entrepreneurs doivent gérer deux calendriers. Il y a un calendrier pour les exigences qui doivent être mises en place avant le 24 mars 2014 (toutes les parties sauf la partie C) et un autre calendrier qui doit être mis en œuvre pour se conformer à la sous-partie C, qui concerne principalement la mise à jour du plan annuel d'action positive. Vous trouverez ci-dessous un kit de démarrage résumant les changements à apporter, ainsi que quelques commentaires et, en conclusion, les questions qui subsistent à mesure que les gens s'efforcent d'interpréter la signification de ces changements importants. Bien que nous n'ayons pas encore toutes les réponses, il est important d'être conscient des préoccupations et des questions exprimées par les acteurs du secteur, car ces zones d'ombre auront une incidence sur la manière dont nous gérons les coûts, les risques et la conformité avec l'interprétation de la ou des règles définitives par l'OFCCP.

Calendrier n° 1 – Éléments que tout le monde doit mettre à jour avant le 24 mars 2014 :

Section 503 de la loi sur la réadaptation de 1973, telle que modifiée (règlement sur le handicap)

Références réglementaires

• 41 CFR Partie 60-741
• Sous-partie A — Questions préliminaires, clause sur l'égalité des chances
• Section 60-741.1 Objet, applicabilité et interprétation
• Section 60-741.2 Définitions
• Section 60-741.3 Exceptions aux définitions des termes « handicap » et « personne qualifiée » 
• Section 60-741.4 Couverture et dérogations
• Section 60-741.5 Clause relative à l'égalité des chances 
• Sous-partie B — Interdiction de la discrimination
• Section 60-741.21 Interdictions 
• Section 60-741.23 Examens médicaux et enquêtes
• Section 60-741.25 Assurance maladie, assurance vie et autres régimes d'avantages sociaux
• Sous-partie D — Procédures générales d'application et de plainte
• Section 60-741.60 Évaluations de conformité 
• Section 60-741.62 Accords de conciliation 
• Section 60-741.68 Réintégration des entrepreneurs non admissibles 
• Sous-partie E — Questions accessoires 
• Section 60-741.80 Tenue des registres
• Section 60-741.81 Accès aux dossiers
• Annexe A à la partie 60-741— Lignes directrices sur l'obligation d'un entrepreneur de fournir des aménagements raisonnables

Points saillants du règlement sur les personnes handicapées avec commentaires

• 1. Utilisez la définition du handicap tirée de la loi américaine sur les personnes handicapées (Americans with Disabilities Act, ADA) et de son amendement de 2008 (ADAAA). L'ensemble des dispositions réglementaires de la section 503, y compris l'objet, l'applicabilité et l'interprétation, les dispositions relatives à la non-discrimination, etc., sont révisées afin de refléter la conformité avec l'ADAAA.

     Commentaires : La nouvelle définition élargit considérablement la notion de handicap. Les lecteurs sont donc invités à prendre le temps de consulter les documents mis à jour publiés par l'OFCCP et l'EEOC. L'acronyme IWD (Individual with a Disability, personne handicapée) est également fréquemment utilisé. Cette fiche d'information est très utile : http://www.eeoc.gov/laws/regulations/adaaa_fact_sheet.cfm

  2. Mettre à jour la clause EO. La règle finale autorise les entrepreneurs à intégrer la clause EO dans les contrats de sous-traitance par référence, mais les entrepreneurs doivent également inclure les phrases suivantes en gras:
     

     « Cet entrepreneur et ce sous-traitant doivent se conformer aux exigences du titre 41 CFR 60-741.5(a). Cette réglementation interdit toute discrimination à l'encontre des personnes qualifiées sur la base d'un handicap et exige des mesures positives de la part des entrepreneurs principaux et sous-traitants concernés afin d'employer et de promouvoir dans leur emploi des personnes qualifiées présentant un handicap. »

     1. L'entrepreneur doit :
        1. Fournir des avis relatifs aux droits de manière accessible, avec des exemples actualisés (par exemple, en braille).
        2. Utilisez l'affichage électronique pour les employés qui ne travaillent pas dans les locaux physiques du sous-traitant, si celui-ci fournit des ordinateurs pour accéder à l'affichage ou sait que les employés peuvent y accéder.
        3. Utiliser le processus de candidature électronique pour l'affichage électronique et le stocker avec la candidature électronique.
        4. Ajouter un nouveau paragraphe à la clause EO exigeant des entrepreneurs qu'ils déclarent dans leurs appels d'offres et leurs publicités qu'ils sont des employeurs garantissant l'égalité des chances aux personnes handicapées.

     Commentaires : Nous comprenons également que les mots « vétéran » et « handicap » doivent être écrits en toutes lettres et que l'utilisation des abréviations, du moins pour les vétérans et les personnes handicapées, n'est pas acceptable. De plus, les entrepreneurs ne peuvent pas fusionner le texte des clauses EO relatives aux personnes handicapées et aux vétérans en un seul paragraphe, comme l'a précisé l'OFCCP dans son webinaire d'information organisé le 30 août 2013. Au vu des éléments ci-dessus, les lecteurs devraient reconnaître la nécessité évidente d'investir dans leur processus de candidature électronique. L'OFCCP va mettre davantage l'accent sur l'accessibilité, notamment les technologies d'assistance, et je pense que ce sera un domaine dans lequel les entrepreneurs auront des difficultés. Pour ceux qui ont assisté à diverses réunions du groupe de liaison avec l'industrie au cours de l'année dernière, un thème récurrent émerge, non seulement de la part de l'OFCCP, mais aussi de nombreux experts reconnus dans le domaine, selon lequel les budgets consacrés à la conformité doivent augmenter de 25 % ou plus. Il ne s'agit pas d'une exagération aléatoire, mais d'une réalité fondée sur des évaluations approfondies des attentes changeantes en matière de conformité gouvernementale. Selon l'auteur, il existera une relation directe et linéaire entre l'investissement dans les technologies électroniques pour gérer le processus de recrutement et de sélection, la conformité réussie et la réduction de la durée des audits. Ceux qui convaincront les dirigeants ou les cadres supérieurs de faire progresser la technologie seront les chanceux, tandis que ceux qui ne pourront pas augmenter leur budget de conformité auront la tâche difficile.

     Mise à jour : l'OFCCP a ajouté une nouvelle réponse à sa page Foire aux questions afin de répondre à la question relative à la publicité et à la sollicitation.
     Question tirée de la page Foire aux questions de l'OFCCP : Les entrepreneurs peuvent-ils satisfaire à l'exigence relative au slogan EEO en abrégeant « handicap » et « statut de vétéran protégé » par « D » et « V », respectivement ?
     Réponse tirée de la page FAQ de l'OFCCP : Les entrepreneurs peuvent faire référence aux personnes protégées par la section 503 ou la VEVRAA en utilisant des abréviations, mais celles-ci doivent être couramment comprises par les demandeurs d'emploi. Pour cette raison, l'utilisation simple des lettres « D » et « V » ne constitue pas une abréviation adéquate. Pour les personnes protégées par la section 503 ou la VEVRAA, le slogan doit au minimum mentionner « handicap » et « vétéran » afin d'être clairement compris par les demandeurs d'emploi.

  3. Attentes raisonnables en matière d'aménagement.
     1. Nouvelle exigence selon laquelle l'obligation d'aménagement raisonnable s'étend à l'utilisation par l'entrepreneur de systèmes de candidature électroniques ou en ligne ; et si l'entrepreneur utilise un tel système, il doit fournir les aménagements raisonnables nécessaires aux personnes handicapées qualifiées qui ne sont pas en mesure d'utiliser ce système, afin qu'elles aient les mêmes chances de postuler et d'être prises en considération pour un emploi.
     2. Les technologies d'assistance constituent une bonne pratique, mais ne sont pas obligatoires.
     3. Les entrepreneurs sont encouragés à élaborer et à mettre en œuvre volontairement des procédures écrites relatives aux aménagements raisonnables.
  4. Obligation de conservation des documents pendant 3 ans pour :
     1. Documentation et évaluation des efforts externes de sensibilisation et de recrutement
     2. Nouvelles exigences en matière de collecte de données
     3. Documents relatifs à l'indice de référence

     Commentaires : Les réglementations proposées prévoyaient des exigences plus strictes en matière d'aménagements raisonnables, qui n'ont finalement pas été retenues dans la version finale. Cependant, il existe toujours des bonnes pratiques recommandées qui peuvent être développées, et je recommande aux entrepreneurs de s'efforcer de mettre en place un programme clairement défini pour demander un aménagement raisonnable, car l'OFCCP va se concentrer sur ce point dans les années à venir. Les pages ressources de l'OFCCP contiennent des recommandations concernant les meilleures pratiques. De plus, l'obligation de conserver les documents pendant trois ans suscite une certaine confusion, car elle diffère de l'obligation de deux ans prévue par le décret EO 11246. Nous n'avons encore constaté aucune contestation juridique à ce jour.

VEVRAA : Mesures de conformité à mettre en œuvre le 24 mars 2014

• 41 CFR Partie 60-300
• Sous-partie A — Questions préliminaires, clause sur l'égalité des chances
• Section 60-300.1 Objet, applicabilité et interprétation
• Section 60-300.2 Définitions
• Section 60-300.5 Clause relative à l'égalité des chances
• Sous-partie B — Interdiction de la discrimination
• Section 60-300.21 Interdictions
• Sous-partie D — Procédures générales d'application et de plainte
• Section 60-300.60 Évaluations de conformité
• Sous-partie E — Questions accessoires
• Section 60-300.80 Tenue des registres
• Section 60-300.81 Accès aux dossiers
• Annexe A à la partie 60-300— Lignes directrices sur l'obligation d'un entrepreneur de fournir des aménagements raisonnables
• Annexe B à la partie 60-300— Modèle d'invitation à s'identifier
• Annexe C— Examen des processus liés au personnel
• Nouvelles définitions. Notamment « ancien combattant pré-JVA », « ancien combattant protégé » et « ancien combattant en service actif en temps de guerre ou titulaire d'une médaille de campagne », avec des références dans l'ensemble de la réglementation, notamment dans les sections interdisant la discrimination.
• Clause EO. Les entrepreneurs doivent :
  • Fournir des offres d'emploi « sous toute forme ou format » autorisé par l'ESDS, ce qui lui permettra de fournir des recommandations prioritaires aux entrepreneurs.
  • Fournir des informations supplémentaires à l'ESDS (telles que le statut de sous-traitant fédéral et les coordonnées du responsable du recrutement dans chaque localité de l'État ; demande de recommandations prioritaires) et les mettre à jour chaque année ; envoyer également les coordonnées à toute société externe de recherche d'emploi.
  • Fournir des avis relatifs aux droits de manière accessible, avec des exemples actualisés (par exemple, en braille).
  • Utilisez l'affichage électronique pour les employés qui ne travaillent pas dans les locaux physiques du sous-traitant, si celui-ci fournit des ordinateurs pour accéder à l'affichage ou sait que les employés peuvent y accéder.
  • Utiliser le processus de candidature électronique pour l'affichage électronique et le stocker avec la candidature électronique.
  • Informer le syndicat de ses obligations en matière de non-discrimination
  • Indiquez dans les offres d'emploi et les publicités que vous êtes un employeur garantissant l'égalité des chances aux anciens combattants protégés.
  • Intégrer la clause EO par référence dans les contrats et les bons de commande uniquement en citant les réglementations et en utilisant un langage obligatoire pour informer les sous-traitants de leurs obligations en tant que prestataires fédéraux.
• Évaluations de conformité.
  • L'OFCCP peut demander des données au-delà de la date indiquée dans la lettre de planification.
  • L'OFCCP peut examiner les documents lors d'un contrôle de conformité ou effectuer des examens ciblés, sur site ou hors site.
• Obligation de conservation des documents pendant 3 ans pour :
  • Documentation et évaluation des efforts externes de sensibilisation et de recrutement
  • Nouvelles exigences en matière de collecte de données
  • Documents relatifs à l'indice de référence

Commentaires : Contenu similaire à celui concernant les anciens combattants dans la mise à jour de la réglementation sur le handicap, où la définition d'« ancien combattant protégé » est modifiée et où la clause EO exige l'ajout d'un paragraphe fixe. Un ajout intéressant, lié à l'affaire Frito-Lay, est la déclaration de l'OFCCP concernant la demande de données au-delà de la date de la lettre de programmation. L'affaire entre l'OFCCP et Frito-Lay dure depuis plusieurs années maintenant et l'OFCCP a ajouté des informations dans la mise à jour du Federal Contractor Compliance Manual (FCCM) afin de clarifier sa position et son intention de collecter des données au-delà de la lettre lorsqu'un problème a été identifié. Selon le FCCM, les responsables de la conformité doivent désormais obtenir l'accord de leur supérieur hiérarchique avant de poursuivre.

Calendrier n° 2 – Éléments mis à jour que les entrepreneurs doivent mettre en œuvre dans le cadre de la mise à jour annuelle de leur plan d'action positive.

Afin de se conformer aux nouvelles exigences en matière d'action positive prévues à la sous-partie C des règlements relatifs aux personnes handicapées et aux anciens combattants, les entrepreneurs doivent mettre à jour leur PAA annuel afin d'y inclure les exigences réglementaires énumérées ci-dessous. La question qui se pose, comme mentionné au début de cette discussion, est de savoir quand les nouveaux éléments doivent être utilisés. La réponse est double. Pour ceux dont les AAP sont mis à jour entre aujourd'hui et le 24 mars 2014, le contractant doit appliquer les réglementations actuelles dès maintenant, puis intégrer les changements dans le cycle de planification suivant. Les contractants dont les plans annuels seront mis à jour après le 24 mars 2014 devront mettre en œuvre la sous-partie C à ce moment-là, sans bénéficier d'un cycle de planification supplémentaire.

Sous-partie C — Programme d'action positive pour les personnes handicapées

Section 60-741.40 Objectif général et applicabilité de l'exigence relative au programme d'action positive
Section 60-741.41 Disponibilité du programme d'action positive
Section 60-741.42 Invitation à s'identifier
Section 60-741.44 Contenu obligatoire des programmes d'action positive
Section 60-741.45 Procédures d'aménagement raisonnable
Section 60-741.46 Objectifs d'utilisation
Section 60-741.47 Programmes volontaires d'action positive pour les employés handicapés
Section 60-741.48 Ateliers protégés

Faits saillants relatifs à l'invalidité avec commentaires

• Révision et mise à jour du PAA. Le PAA est révisé et mis à jour chaque année par le responsable désigné.
• Processus d'auto-identification. Nouveau processus d'auto-identification avec langage requis pour l'invitation, pour les pré-offres, les post-offres et les employés actuels (au cours de la première année de mise en œuvre, tous les cinq ans, et au moins une fois entre-temps) ; toutes les règles relatives à ces processus.
• Nouveaux contenus obligatoires pour le plan d'action annuel (AAP).
  • Déclaration politique affirmant le soutien du plus haut dirigeant américain au programme d'action positive
  • Mise à jour de l'exemple d'aménagement pour faire référence à d'autres formats, tels que le braille ou les gros caractères.
  • Réviser l'examen annuel des processus liés au personnel afin d'indiquer, en ce qui concerne l'utilisation des technologies de l'information, que le contractant doit veiller à ce que les candidats et les employés handicapés aient un accès égal à ses processus liés au personnel, notamment en leur fournissant les aménagements nécessaires.
  • Aménagements raisonnables pour tenir compte des limitations physiques et mentales :
    • Souligne que les entrepreneurs ont l'obligation :
      • Fournir des aménagements raisonnables dans le cadre de la non-discrimination
      • Demandez si des aménagements sont nécessaires lorsqu'une personne handicapée éprouve des difficultés de rendement probablement liées à son handicap.
    • L'élaboration et l'utilisation de procédures écrites relatives aux aménagements raisonnables constituent une pratique exemplaire. Des conseils destinés aux entrepreneurs qui choisissent volontairement d'élaborer et d'utiliser de tels aménagements sont fournis à l'annexe B de la règle définitive.
  • L'entrepreneur envoie une notification écrite de sa politique AA aux sous-traitants et sollicite leur coopération.
  • Les entrepreneurs doivent procéder à une auto-évaluation annuelle de leurs efforts de sensibilisation et de recrutement, et documenter cette évaluation ; si l'ensemble des efforts déployés n'est pas efficace, l'entrepreneur doit identifier et mettre en œuvre d'autres mesures.
  • Les entrepreneurs doivent documenter leurs activités de sensibilisation et de recrutement et conserver les dossiers pendant trois ans.
  • L'entrepreneur est tenu : 1) d'inclure la politique AA dans son manuel de politiques ; et 2) (s'il s'agit d'un syndicat) d'informer les responsables syndicaux de cette politique et de solliciter leur coopération.
  • Ajoute un nouveau paragraphe exigeant la collecte de données et obligeant les entrepreneurs à documenter et à mettre à jour chaque année : 1) pour les candidats, le nombre total de candidats à un emploi ; 2) le nombre total d'offres d'emploi et le nombre d'emplois pourvus ; et 3) le nombre total de candidats embauchés et le nombre de candidats handicapés embauchés ; les données sont conservées pendant trois ans.
  • Objectif national obligatoire de 7 % en matière d'emploi de personnes handicapées qualifiées, et toutes les règles relatives à cette exigence.
• Programmes volontaires d'action positive pour les employés handicapés. Nouvelle section autorisant expressément les entrepreneurs à élaborer et à mettre en œuvre des programmes de formation et d'emploi pour les employés handicapés (par exemple, programmes de formation professionnelle pour les personnes atteintes de troubles du développement ; accords de liaison pour recruter des stagiaires).
  • Les entrepreneurs qui adoptent les programmes susmentionnés doivent inclure dans le PAA une description du programme et du responsable officiel de celui-ci.
  • L'AAP devrait également inclure un rapport annuel des activités menées dans le cadre de ces programmes.
  • L'entrepreneur ne peut utiliser ces programmes pour exclure les personnes handicapées ou limiter leurs possibilités d'emploi.

Commentaires : Cette section est sans conteste la plus controversée et la plus discutée parmi les changements proposés, et malgré toutes les informations disponibles, de nombreuses questions et préoccupations subsistent. En réalité, nous devrons simplement suivre les règles et attendre de voir comment tout cela se passe, sachant que l'OFCCP et le secteur privé ne seront peut-être pas d'accord sur tous les détails. Le fait est que les entrepreneurs doivent se conformer à ces règles en mettant à jour leurs plans d'action positive et en commençant à collecter des données de la même manière qu'ils le feraient pour les plans actuels EO 11246 concernant les femmes et les minorités. L'analyse doit être effectuée pour chaque établissement et les données doivent être séparées par groupe de postes.

VEVRAA : faits marquants concernant les anciens combattants, accompagnés de commentaires

Sous-partie C — Programme d'action positive

• Section 60-300.40 Applicabilité de l'exigence relative au programme d'action positive
• Section 60-300.41 Disponibilité du programme d'action positive
• Section 60-300.42 Invitation à s'identifier
• Section 60-300.43 Politique d'action positive
• Section 60-300.44 Contenu obligatoire des programmes d'action positive
• Section 60-300.45 Critères de référence pour l'embauche
• Révision et mise à jour du PAA. Le PAA est révisé et mis à jour chaque année par le responsable désigné.
• Disponibilité de l'AAP. AAP complet (à l'exception des rapports numériques) disponible sous forme électronique sur demande, à condition que le demandeur puisse accéder à la version électronique.
• Processus d'auto-identification. Nouveau processus d'auto-identification avant et après l'offre.
• Nouvelle formulation des obligations. Les obligations de non-discrimination et d'action positive du contractant visant à remplacer « en raison de son statut de » vétéran protégé par « à l'encontre » d'un vétéran protégé.
• Nouveaux contenus obligatoires pour le plan d'action annuel (AAP).
  • Déclaration politique affirmant le soutien du plus haut dirigeant américain au programme d'action positive
  • L'entrepreneur envoie une notification écrite de la politique AA de l'entreprise aux sous-traitants et sollicite leur coopération.
  • Les entrepreneurs doivent procéder à une auto-évaluation annuelle de leurs efforts de sensibilisation et de recrutement et documenter cette évaluation ; si l'ensemble des efforts déployés n'est pas efficace, l'entrepreneur doit identifier et mettre en œuvre d'autres mesures.
  • Les entrepreneurs doivent documenter leurs activités de sensibilisation et de recrutement et conserver les dossiers pendant trois ans.
  • L'entrepreneur est tenu : 1) d'inclure la politique AA dans son manuel de politiques ; et 2) (s'il existe un syndicat) d'informer les responsables syndicaux de cette politique et de solliciter leur coopération.
  • L'entrepreneur doit documenter toutes les mesures prises pour se conformer aux exigences d'audit et les conserver dans son dossier d'emploi.
  • Ajoute un nouveau paragraphe exigeant la collecte de données et obligeant les entrepreneurs à documenter et à mettre à jour chaque année : 1) le nombre total de candidats à un emploi et le nombre de candidats qui sont des anciens combattants protégés ; 2) le nombre total de postes vacants et le nombre de postes pourvus ; et 3) le nombre total de candidats embauchés et le nombre de candidats embauchés qui sont des anciens combattants protégés ; les données sont conservées pendant trois ans.
  • Critères obligatoires pour l'embauche d'anciens combattants protégés et toutes les règles relatives à cet objectif

Réflexions supplémentaires

Alors que le secteur s'efforce de mettre en œuvre les nouvelles réglementations, nous pouvons tous nous attendre à ce que le débat sur l'interprétation et la mise en œuvre des nombreux éléments de la ou des règles définitives fasse rage pendant des années. Les entrepreneurs devraient suivre le débat entre l'OFCCP et les nombreux avocats et consultants avisés, car il façonnera l'avenir de la conformité pendant cette expansion importante. En tant que personne impliquée dans la planification de l'action positive depuis près de deux décennies, j'apprends constamment de mes pairs et, dans le cadre de ce processus d'apprentissage, j'aimerais partager quelques questions et commentaires sur les nouvelles réglementations que j'ai entendus ou formulés moi-même. J'espère ainsi stimuler la discussion dans l'intérêt de la communauté des entrepreneurs.

1. Question : Quand dois-je commencer à utiliser les nouveaux formulaires d'auto-identification pour les anciens combattants et les personnes handicapées (IWD) ?
   Réponse : Il s'agit d'une question importante compte tenu de son impact sur l'ensemble du processus. Tout d'abord, le message cohérent des premiers webinaires organisés par l'OFCCP est que les entrepreneurs fédéraux commenceraient à utiliser le nouveau formulaire d'auto-identification lors de la prochaine mise à jour de leur plan d'action positive, une fois les réglementations entrées en vigueur. Cela suggère que les plans mis à jour avant le 24 mars 2014 ne commenceraient à utiliser le nouveau formulaire qu'à partir du cycle de planification suivant, qui pourrait se prolonger jusqu'au premier trimestre 2015, tandis que d'autres, dont la mise à jour des plans interviendrait peu après le 24 mars 2014, commenceraient à les utiliser beaucoup plus tôt. La plupart des blogs, articles, webinaires, etc. que j'ai suivis transmettent un message similaire. Cependant, selon certaines rumeurs, l'intention réelle de la réglementation serait que TOUS les entrepreneurs commencent à utiliser le nouveau formulaire d'auto-identification le 24 mars 2014 et que l'OFCCP diffuse un message erroné. À l'approche de la nouvelle année et alors que le formulaire requis pour l'identification des personnes handicapées n'est pas encore mis à la disposition du public par l'OFCCP, nous pouvons nous attendre à ce que ce sujet continue de dominer les ondes.
2. Question : Puis-je modifier la date de mon plan après le 24 mars pour avant le 24 mars afin de profiter du délai de mise en œuvre supplémentaire ?
   Réponse : Bien que la réglementation n'interdise pas de modifier les dates du plan, cela signifie que le contractant commencerait un nouveau plan avant l'expiration du précédent. Je pense que ce changement susciterait de nombreuses questions (voire des soupçons) de la part de l'OFCCP lors d'un audit. La réponse est donc oui, mais ce n'est pas nécessairement recommandé.
3. Question : L'OFCCP va-t-il réaliser une analyse du ratio d'impact comparant le nombre total d'embauches à celui des embauches de personnes handicapées ?
   Réponse : De nombreuses présentations ont indiqué que l'OFCCP ne procéderait pas à des analyses d'impact négatif sur les données, et certaines discussions sur l'analyse des ratios n'ont pas été reprises dans la règle finale. Cependant, dans quelle mesure pouvons-nous être sûrs que l'OFCCP ne procédera pas à ces comparaisons lors d'un audit ? Je pense que cette question mériterait davantage de précisions de la part de l'OFCCP quant à la manière dont il analysera exactement les données collectées dans le cadre des nouvelles exigences de la sous-partie C.
4. Question : Les directives uniformes pour la sélection des employés (UGESP) s'appliquent-elles aux réglementations mises à jour pour les anciens combattants et les personnes handicapées ?
   Réponse : Les UGESP stipulent : « D. Limitations. Ces directives s'appliquent uniquement aux personnes soumises au titre VII, au décret 11246 ou à d'autres exigences en matière d'égalité des chances en matière d'emploi prévues par la législation fédérale. Ces directives ne s'appliquent pas aux responsabilités prévues par la loi de 1967 sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi, telle que modifiée, qui interdit toute discrimination fondée sur l'âge, ni aux sections 501, 503 et 504 de la loi de 1973 sur la réadaptation, qui interdit toute discrimination fondée sur le handicap. » Cela semble éliminer la section 503 de la discussion. Toutefois, si les réglementations mises à jour relèvent des exigences de la loi fédérale en matière d'égalité des chances en matière d'emploi, les modifications réglementaires ont-elles une incidence sur cette limitation et qu'en est-il des réglementations relatives aux anciens combattants ?
5. Question : Quand dois-je commencer à comparer les résultats obtenus aux objectifs fixés ?
   Réponse : Étant donné que les employeurs n'ont pas encore interrogé leurs employés à nouveau sur la base des exigences mises à jour, il semblerait qu'ils doivent attendre d'avoir collecté de nouvelles données avant de comparer leur main-d'œuvre aux nouveaux objectifs et critères de référence. Est-ce également ce qu'attend l'OFCCP ?
6. Question : Le nouveau formulaire d'auto-identification m'empêchera-t-il d'exiger des candidats qu'ils fassent un choix ?
   Réponse : Avec les progrès technologiques, de nombreux entrepreneurs ont profité de l'occasion pour exiger des candidats qu'ils indiquent leur origine ethnique ou leur sexe lors du processus de candidature en ajoutant l'option « Je choisis de ne pas m'identifier », puis en rendant cette étape obligatoire pour que leur candidature soit prise en considération. Je crois comprendre que le nouveau formulaire obligatoire fourni par l'OFCCP ne prévoit pas cette option. Pourquoi est-ce important ? Cela importe parce que les entrepreneurs ont pu utiliser la sélection obligatoire pour minimiser les efforts de suivi qu'ils doivent fournir pour identifier l'origine ethnique et le sexe, et désormais le handicap et le statut d'ancien combattant. Il en résultera probablement une baisse spectaculaire des informations connues sur les candidats, ce qui obligera les entrepreneurs à déployer des efforts supplémentaires et répétés pour tenter de collecter ces informations. Je me trompe peut-être, mais je suis presque certain que les entrepreneurs n'aiment pas devoir essayer à plusieurs reprises de collecter des informations personnelles et je suis sûr qu'ils n'ont tout simplement pas les ressources nécessaires pour multiplier les efforts afin de collecter des informations sur l'origine ethnique, le sexe et le handicap/statut d'ancien combattant.
7. Question tirée de la page FAQ de l'OFCCP : « La règle définitive modifie-t-elle l'obligation pour les entrepreneurs de documenter la conception et la mise en œuvre d'un système d'audit et de reporting pour leur programme d'action positive ? »
   Réponse tirée de la page FAQ de l'OFCCP : L'OFCCP a toujours souhaité que les entrepreneurs documentent les mesures qu'ils prennent pour se conformer à l'exigence de conception et de mise en œuvre d'un système d'audit et de reporting. La règle finale rend cette intention explicite en exigeant que les entrepreneurs documentent ces mesures et conservent ces documents comme des dossiers d'emploi.
   Commentaire complémentaire : Est-ce différent du suivi des actions de sensibilisation et de la surveillance des progrès vers les objectifs ? À quoi ressemble un système d'audit et de reporting ? Je suppose que cela pourrait s'inscrire dans le cadre d'une description où les objectifs et les actions de sensibilisation sont abordés. Davantage d'informations sont nécessaires.
8. Alerte rumeur : Alors que toutes les préoccupations liées à la mise en œuvre de ces nouveaux changements causent des maux de tête aux entrepreneurs, une rumeur circule qui, si elle s'avère vraie, pourrait alléger le fardeau. Bien qu'il soit peu probable que cela puisse être confirmé, je pense qu'il vaut la peine de partager ce que j'ai entendu dire, à savoir que 2014 sera davantage axée sur le soutien technique et la mise en œuvre de l'OFCCP, sans application rigoureuse des calculs, du moins en ce qui concerne les nouvelles réglementations. Cela ne signifie bien sûr pas que l'OFCCP va assouplir sa position sur toutes les questions habituelles telles que la rémunération et l'embauche. Je serais intéressé de connaître l'avis de nos pairs dans ce domaine.

Bonne chance !

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.