Werkzeuge für Ihren Werkzeugkasten - Mit den OFCCP-Vorschriften Schritt halten

Wenn Sie wie die meisten Auftragnehmer der US-Bundesregierung sind, kann es sich wie ein Vollzeitjob anfühlen, mit den Änderungen des Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) Schritt zu halten. In den letzten Jahren gab es eine Flut neuer Vorschriften, von denen jede noch aufwändiger war als die vorherige, und manchmal kann es schon überwältigend sein, all die neuen Materialien zu lesen, ganz zu schweigen davon, herauszufinden, wie man sie einhalten soll. Es ist jedoch wichtig, sich vor Augen zu halten, dass sich die materiellen Verpflichtungen von Auftragnehmern der Bundesregierung seit der Einführung der Antidiskriminierungsgesetze nicht wesentlich geändert haben.

Es besteht kein Zweifel daran, dass die Durchführung einer Prüfung exponentiell komplizierter und zeitaufwendiger geworden ist, aber das liegt daran, dass die Behörde ihre Prüfungen intelligenter gestaltet hat. Bundesauftragnehmer, die sich nur an den Vorschriften orientieren, haben das eigentliche Ziel aus den Augen verloren, nämlich natürlich die Beseitigung von Diskriminierung, die durch die Identifizierung und Beseitigung von Anzeichen oder Mustern von Diskriminierung am Arbeitsplatz in Echtzeit erreicht wird.

Sie wissen bereits, dass Ihr Unternehmen als Auftragnehmer der Bundesregierung zur Einhaltung der Vorschriften, die der Durchsetzung durch die OFCCP unterliegen, niemanden aufgrund bestimmter Merkmale diskriminieren darf. Sie müssen aktiv rekrutieren (affirmative action), um Bewerber oder Bewerberpools zu generieren, die aus bestimmten Gruppen bestehen, die in der Vergangenheit aufgrund eines bestimmten Merkmals Opfer von Diskriminierung oder anderweitiger Benachteiligung waren. Was sich seit der Einführung der von der OFCCP durchgesetzten Vorschriften erheblich weiterentwickelt hat, sind die Formen der Diskriminierung, die die OFCCP aufgedeckt hat, und wie subtil diese sein können, sowie die damit einhergehende Raffinesse der OFCCP, diese subtilen Formen und Muster der Diskriminierung zu erkennen, zu untersuchen und nachzuweisen. Die Vorschriften, Richtlinien, das aktualisierte Compliance-Handbuch usw. sind die Instrumente, die die Behörde verfeinert hat, um auf der Grundlage der bei Audits gewonnenen Erkenntnisse Untersuchungen durchführen zu können. Die OFCCP hat ihre Auditpraktiken nicht auf der Grundlage der Vorschriften geändert, sondern die Vorschriften auf der Grundlage der sich weiterentwickelnden Auditpraktiken überarbeitet. Die Anpassung einer Geschäftspraxis an die Vorschriften ist daher eine schwierige und unpraktische Aufgabe. Wenn man lernt, die eigenen Daten ordnungsgemäß selbst zu prüfen, ergibt sich die Einhaltung der Vorschriften von selbst.

Um besser zu verstehen, wo man nach subtilen Formen der Diskriminierung suchen muss (wie es die OFCCP tut), damit wir mit einfachen Methoden feststellen können, ob ein Problem vorliegt, das einer weiteren Untersuchung bedarf, wollen wir zunächst einige wichtige Unterscheidungen treffen. Es gibt zwei Arten von Diskriminierungsfällen, die von der OFCCP untersucht werden: Ungleichbehandlung und ungleiche Auswirkungen. Der Unterschied zwischen den beiden Begriffen besteht darin, dass bei Fällen mit ungleichen Auswirkungen keine Absicht des Auftragnehmers zur Diskriminierung vorliegen muss. Ja, ein Unternehmen kann auch ohne Vorsatz diskriminieren! Das überrascht Bundesauftragnehmer oft.

Welchen Unterschied macht also die Art der Diskriminierung und inwiefern ist dies für die Vorschriften relevant? Betrachten Sie dies einmal aus der Perspektive eines Wirtschaftsprüfers. Diskriminiert Ihr Unternehmen absichtlich? Nein. Gibt es nachteilige Auswirkungen? Diese Frage ist möglicherweise schwieriger zu beantworten. Um dies herauszufinden, können Sie eine einfache Analyse durchführen, um alle Bewegungen in Ihrem Unternehmen zu überprüfen. Eine Einstellungsanalyse, manchmal auch als Einstellungstabelle bezeichnet, ist ein hervorragendes Werkzeug und eine einfache Möglichkeit, viele Muster in Ihren Daten schnell zu erkennen und festzustellen, welche Gruppen bevorzugt und welche benachteiligt werden. Dies ist keineswegs auf Einstellungen beschränkt. Diese Analyse lässt sich nicht nur leicht auf Beförderungen und Kündigungen anwenden, sondern überall dort, wo Sie nach Mustern in Ihren Daten suchen möchten. Sie können bestimmte Einstellungsmanager analysieren, wie Dispositionen zugewiesen werden, ob eine bestimmte Gruppe bevorzugt wird, wenn sie ein bevorzugtes Merkmal aufweist, wie z. B. eine Mitarbeiterempfehlung, oder wie sich ein Test auf Ihre Gruppe auswirkt. Die Möglichkeiten, nach Mustern zu suchen, sind endlos. Dieses Tool ist für jeden, der über Grundkenntnisse in der Verwendung von Pivot-Tabellen verfügt, extrem einfach zu bedienen. Excel erstellt sogar mit wenigen Klicks ein praktisches Diagramm oder eine Grafik für Sie, wenn Sie es etwas ausgefallener möchten.

Diese Analyse hilft dabei, einen Überblick über viele Quoten nebeneinander zu erhalten, anstatt nur Zahlen oder Standardabweichungen zu sehen. In Ihrem Unternehmen haben Sie beispielsweise im letzten Jahr etwa gleich viele Männer und Frauen eingestellt oder befördert, sodass es fair erscheint. Oder vielleicht entspricht Ihre Belegschaft der Verfügbarkeit. Wenn Sie sich jedoch die Bewerber oder die für eine Beförderung in Frage kommenden Personen ansehen, erkennen Sie möglicherweise besser, wo Probleme bestehen. Wenn Sie beispielsweise 100 Frauen haben, die für eine Beförderung in eine bestimmte Position in Frage kommen, aber nur 65 Männer mit etwa der gleichen Anzahl von Beförderungen, sagen wir 15 Männer und 15 Frauen, dann liegt offensichtlich ein Problem vor. Wenn Sie all diese Zahlen nebeneinander in einer Tabelle darstellen, sehen Sie möglicherweise eine Quote von 15 Prozent für Frauen, aber 23 Prozent für Männer. Bei afroamerikanischen Frauen könnte das Problem noch größer sein, aber vielleicht sind die Quoten für afroamerikanische Männer in Ordnung – gut genug, um eine Ungleichheit zu verbergen. Sie werden auch sehen, wie alle anderen Gruppen nach Rasse, Geschlecht und ethnischer Zugehörigkeit einzuordnen sind. Was vor wenigen Minuten noch harmlos aussah, wird nun etwas beunruhigend. Wenn wir jede Minderheitengruppe nach Rasse und Geschlecht betrachten, erkennen wir die Ungleichheiten zwischen den einzelnen Gruppen und es zeigen sich Muster in der Belegschaft. Wir sehen, welche Gruppen über und unter der Gesamtquote liegen. Diese Analyse ist ein Instrument, das von der OFCCP in bestimmten Regionen in allen Fällen eingesetzt wird, die über die Schreibtischprüfung hinausgehen. Da die OFCCP dieses Instrument regelmäßig einsetzt, ist es vielleicht eine gute Idee, auch dessen Einsatz in Betracht zu ziehen.

Wenn Sie sich einmal daran gewöhnt haben, Ihre Daten bei der Durchführung Ihrer jährlichen oder zu anderen wichtigen Zeitpunkten erforderlichen Analysen stichprobenartig zu überprüfen, werden Sie feststellen, dass dies ein einfaches Werkzeug ist, um Muster in Ihren Daten zu erkennen, sodass Sie bei einer Prüfung nicht überrascht werden. Wenn Sie sich der Muster in Ihren Daten und der Problembereiche bewusst sind, können Sie diese beheben oder mit Aufzeichnungen untermauern, bevor die Prüfungsmitteilung überhaupt eintrifft. Noch wichtiger ist, dass Sie durch einige einfache Tests den Finger am Puls Ihrer Belegschaft haben und etwaige Probleme angehen können, bevor sie zu einem Problem werden. Natürlich müssen Sie sicherstellen, dass Sie alle anderen Bereiche der Compliance einhalten, wie z. B. Öffentlichkeitsarbeit, Stellenausschreibungen und ordnungsgemäße Aufzeichnungen. Auch eine gute (und vorgeschriebene) jährliche Schulung, um sicherzustellen, dass jeder seine Rolle und die Bedeutung der Einhaltung von Richtlinien versteht, sollte niemals unterschätzt werden. Diese technischen Aspekte sind natürlich entscheidend, aber das Verstehen und Beheben von Mustern in Ihren Daten und innerhalb Ihrer Belegschaft stellt sicher, dass es keine unbeabsichtigte Diskriminierung gibt, und passt Ihre Praktiken auf natürliche Weise an die Absichten der Vorschriften an, wodurch die Einhaltung der Vorschriften insgesamt zu einem viel einfacheren Prozess wird.

Niemand wird Ihnen sagen, dass es einfach ist, ein Auftragnehmer der Bundesregierung zu sein, aber es gibt sicherlich weniger umständliche Wege, um von Punkt A nach Punkt B zu gelangen. Mit den richtigen Werkzeugen in Ihrem Werkzeugkasten, der richtigen Perspektive und praktischem Verständnis – und vielleicht einigen Analysemethoden, die die OFCCP häufig bei ihren Audits einsetzt – kann die Einhaltung der Vorschriften zu einer leichter zu bewältigenden Hürde werden.

Dieser Artikel dient lediglich der Information. Er stellt keine Rechtsberatung dar und sollte nicht als solche angesehen werden. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an Lisa Kaiser unter [email protected]