Sin duda, no cabe duda de que superar una auditoría se ha vuelto exponencialmente más complicado y requiere más tiempo, pero esto se debe a que la agencia se ha vuelto más inteligente en sus auditorías. Los contratistas federales que solo se fijan en las regulaciones han perdido de vista el objetivo final, que es, por supuesto, eliminar la discriminación, lo que se logra identificando y corrigiendo los indicadores o patrones de discriminación en su lugar de trabajo en tiempo real.
La OFCCP no ha modificado sus prácticas de auditoría basándose en la normativa, sino que ha revisado la normativa basándose en la evolución de las prácticas de auditoría. 
Ya sabe que, como contratista federal, para cumplir con las regulaciones sujetas a la aplicación de la OFCCP, su empresa no debe discriminar a nadie por determinadas características. Debe contratar de forma positiva (actuar de manera afirmativa) para generar candidatos o grupos que incluyan a determinados colectivos que históricamente han sido víctimas de discriminación o desfavorecidos por alguna característica concreta. Lo que ha evolucionado bastante desde la entrada en vigor de las regulaciones aplicadas por la OFCCP son las formas de discriminación que la OFCCP ha descubierto y lo sutiles que pueden ser, y con ello, la sofisticación de la OFCCP para reconocer, investigar y demostrar estas formas y patrones sutiles de discriminación. Las regulaciones, directivas, el manual de cumplimiento actualizado, etc., son las herramientas que la agencia ha perfeccionado para ayudarles a llevar a cabo investigaciones basadas en lo que han aprendido en las auditorías. La OFCCP no ha cambiado sus prácticas de auditoría basándose en las regulaciones, sino que ha revisado las regulaciones basándose en las prácticas de auditoría en evolución. Por lo tanto, adaptar una práctica empresarial a las regulaciones es una tarea difícil y poco práctica. Si se aprende a autoauditar adecuadamente los propios datos, el cumplimiento de las regulaciones se produce de forma natural.
Para comprender más fácilmente dónde buscar formas sutiles de discriminación (como hace la OFCCP) y poder aplicar algunos métodos sencillos para determinar si existe un problema que requiera una investigación más profunda, comencemos con algunas distinciones importantes. Hay dos tipos de casos de discriminación investigados por la OFCCP: trato desigual e impacto desigual. La diferencia entre ambos términos es que los casos de impacto desigual no requieren que el contratista tenga intención de discriminar. Sí, ¡una empresa puede discriminar sin intención! Esto suele sorprender a los contratistas federales.
Entonces, ¿qué diferencia supone el tipo de discriminación y cómo afecta esto a la normativa? Piénselo desde la perspectiva de un auditor. ¿Su empresa discrimina intencionadamente? No. ¿Existe un impacto negativo? Esa pregunta puede ser más difícil de responder. Para averiguarlo, puede realizar un sencillo análisis para comprobar aleatoriamente todos los movimientos de su empresa. Un análisis de contratación, a veces denominado tabla de contratación, es una herramienta excelente y una forma sencilla de examinar rápidamente muchos patrones en sus datos para determinar qué grupos están favorecidos y cuáles desfavorecidos. No se limita en absoluto a la contratación. Este análisis se puede aplicar fácilmente no solo a los ascensos y despidos, sino a cualquier ámbito en el que desee buscar patrones en sus datos. Puede analizar a determinados responsables de contratación, cómo se asignan las disposiciones, si se favorece a un grupo concreto cuando tiene una característica preferida, como la recomendación de un empleado, o cómo afecta una prueba a su grupo. Las posibilidades de buscar patrones son infinitas. Esta herramienta es muy fácil de utilizar para cualquiera que tenga conocimientos básicos sobre cómo usar una tabla dinámica. Excel incluso lo convertirá en un práctico cuadro o gráfico con unos pocos clics si quiere darle un toque más sofisticado.
Este análisis ayuda a ver una instantánea de muchas tasas en paralelo, en lugar de solo números o desviaciones estándar. En su empresa, por ejemplo, es posible que el año pasado haya contratado o ascendido a un número aproximadamente igual de hombres y mujeres en sus instalaciones, por lo que parece justo. O tal vez, su plantilla sea coherente con la disponibilidad. Sin embargo, cuando se fija en quienes solicitaron o reunían los requisitos para un ascenso, es posible que vea mejor las áreas problemáticas. Por ejemplo, si tiene un grupo de 100 mujeres elegibles para un ascenso a un puesto concreto, pero solo 65 hombres con un número similar de ascensos, digamos 15 para cada sexo, entonces es obvio que hay un problema. Cuando se colocan todas estas cifras en una tabla una al lado de la otra, se puede ver que la tasa para las mujeres es del 15 %, pero para los hombres es del 23 %. Es posible que vea un problema mayor al observar a las mujeres afroamericanas, pero tal vez las tasas sean adecuadas para los hombres afroamericanos, lo suficientemente buenas como para ocultar una disparidad. También verá cómo encajan todos los demás grupos por raza, género y etnia. Lo que parecía inofensivo hace unos minutos se convierte en algo un poco alarmante. Cuando observamos cada grupo minoritario por raza y sexo, vemos las disparidades entre cada grupo y surgen patrones en la fuerza laboral. Vemos qué grupos se sitúan por encima y por debajo de la tasa general. Este análisis es una herramienta utilizada por la OFCCP en determinadas regiones en todos los casos que van más allá de la auditoría documental. Dado que la OFCCP utiliza esta herramienta con regularidad, puede ser una buena idea considerar su uso.
Una vez que adquiera el hábito de comprobar aleatoriamente los datos mientras realiza los análisis necesarios cada año, o en otros momentos clave, verá que se trata de una herramienta fácil de usar para buscar patrones en sus datos, de modo que no le pillen por sorpresa en una auditoría. Si conoce los patrones de sus datos y las áreas problemáticas, puede remediarlos o respaldarlos con registros antes de que llegue la carta de auditoría. Y lo que es más importante, al realizar unas sencillas pruebas, estará al tanto de lo que ocurre en su plantilla y podrá abordar cualquier problema antes de que se convierta en un problema. Por supuesto, debe asegurarse de mantener todas las demás áreas de cumplimiento, como la divulgación, la publicación de puestos de trabajo y el mantenimiento adecuado de registros. Además, nunca se debe subestimar la importancia de una buena (y obligatoria) formación anual para garantizar que todos comprendan su función y la importancia de seguir la política. Estos aspectos técnicos son fundamentales, por supuesto, pero comprender y abordar los patrones en sus datos y dentro de su plantilla garantiza que no haya discriminación involuntaria y alinea naturalmente sus prácticas con las intenciones de la normativa, lo que facilita mucho el proceso de cumplimiento en su conjunto.
Nadie le dirá que es fácil ser un contratista federal, pero sin duda hay formas menos engorrosas de llegar del punto A al punto B. Con las herramientas adecuadas, la perspectiva y los conocimientos prácticos necesarios, y quizás algunos métodos de análisis que la OFCCP suele utilizar en sus auditorías, el cumplimiento normativo puede ser una montaña más fácil de escalar.
Este artículo tiene fines meramente informativos. No constituye asesoramiento jurídico y no debe considerarse como tal. Para obtener más información, póngase en contacto con Lisa Kaiser en [email protected].
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
