Falsos mitos 5 mitos persistentes sobre la automatización de procesos jurídicos

"¡Es demasiado caro!"

¿En una palabra? No. Los operadores de las PYMES suelen pensar que la automatización de procesos y flujos de trabajo es demasiado cara para su organización, y sus equipos jurídicos internos pueden caer presa de esa suposición errónea.

¿La realidad? Es demasiado caro no implantar una solución de automatización del flujo de trabajo jurídico de algún tipo, en términos de desperdicio y pérdida de oportunidades. Esto se debe al simple hecho de que los costes operativos de los procesos manuales son muy, muy superiores a los de un sistema automatizado.

Utilizar un proceso manual para asuntos como un acuerdo de confidencialidad es un ejemplo obvio: Las horas que dedican los abogados o el personal de Legal Ops a tramitar los acuerdos de confidencialidad son horas que no se emplean en asuntos jurídicos más productivos (por no decir rentables).

La tramitación de un acuerdo de confidencialidad no deberíarequerir intervención humana cuando se puede recurrir a formularios de autoservicio en línea y enrutamiento automatizado para garantizar que el proceso sea acelerado, preciso y sin miramientos (excepto en los puntos que usted designe).

Además, un sistema de automatización del flujo de trabajo jurídico basado en SaaS no conlleva inversiones iniciales en hardware ni mantenimiento recurrente y se adapta a las necesidades. Esto lo hace asequible y razonable desde el principio. Además, la facilidad de adopción (véase más abajo) de los mejores sistemas significa que verá el retorno de la inversión casi de inmediato.

"La adopción es demasiado dura".

Las mejores soluciones modernas de automatización del flujo de trabajo jurídico están hechas "para el resto de nosotros". En otras palabras, son soluciones sin código, intuitivas y fáciles de aprender e implantar, y no requieren mucha participación de TI, si es que requieren alguna.

Además, una solución basada en SaaS puede ponerse en marcha en horas o días, no en semanas o meses. Así, los usuarios pueden empezar a crear flujos de trabajo y formularios con herramientas de interfaz de usuario de arrastrar y soltar casi de inmediato.

Esta facilidad de adopción hace que todo el mundo se suba al carro mucho más rápidamente, de modo que todo el departamento jurídico puede pasar a la automatización de procesos como un equipo.

¿Es más complejo adoptar una solución de automatización de procesos jurídicos que, por ejemplo, no hacer nada? Posiblemente. Pero los costes de no hacer nada, como ya hemos visto, son prohibitivos.

"Nos falta experiencia para comprar el producto adecuado".

A nadie le gusta equivocarse, especialmente cuando se trata de comprar software empresarial. Afortunadamente, el hecho de que una buena solución de automatización de procesos jurídicos sea probablemente SaaS, y no requiera costes irrecuperables en arquitectura in situ, mitiga algunas de esas preocupaciones.

¿Buenas formas de encontrar el producto adecuado, incluso si es la primera vez que lo utiliza? En primer lugar, consulte con colegas y sitios de reseñas del sector para ver qué ofertas existen y si empresas similares a la suya han utilizado una solución de automatización de procesos jurídicos. Luego están las guías que pueden ayudarle a redactar una RFP que defina con precisión lo que quiere de los posibles proveedores.

¿Lo más importante? No debería tener que adaptar su empresa a la solución; el software adecuado será lo suficientemente flexible y personalizable como para adaptarse a sus necesidades.

"¡Perderé mi trabajo!"

Es razonable esperar que esta falacia persista, ya que el meme parece ser que la automatización provoca la pérdida de puestos de trabajo. Pero no se ha demostrado que sea cierto en sectores de alta cualificación y de productos intelectuales como los servicios jurídicos.

¿Ha oído alguna vez el argumento de los cajeros automáticos? Que cuando se introdujeron los cajeros automáticos en 1969, sería la sentencia de muerte para los cajeros de los bancos. Pero los cajeros automáticos hicieron más rentable abrir más sucursales bancarias, por lo que el número de cajeros ha aumentado con el paso de los años.

Del mismo modo, la tecnología jurídica ha aumentado las oportunidades de los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos para abordar nuevas tareas jurídicas y asumir un volumen de trabajo mucho mayor que antes. Los abogados y el personal pueden ahora dedicar su atención a aquellas áreas de alto valor en las que sus habilidades se despliegan mejor, en lugar de estancarse en el trabajo rutinario.

Visto así... Gracias a la automatización de los procesos jurídicos, las competencias jurídicas de una persona serán aún más valiosas para la empresa, no menos.