Es sorprendente que sigan existiendo mitos y suposiciones erróneas en lo que respecta a la adopción de la automatización de los procesos legales.
Es posible que 2020 haya sido un punto de inflexión para el sector jurídico en lo que respecta a la automatización de los procesos legales y el uso de la tecnología para optimizar y acelerar las operaciones jurídicas. Sin embargo, todavía hay quienes en el sector jurídico se muestran reticentes a considerar la automatización de los procesos legales. A menudo, esto se debe a que han creído en algunas falsedades anticuadas al respecto.
Veamos algunos de los mitos que siguen surgiendo y expliquemos por qué, en realidad, lo contrario es cierto en cada caso.
«¡Es demasiado caro!»
¿En una palabra? No. Los operadores de negocios en el extremo de las pymes a menudo piensan que la automatización de los flujos de trabajo y procesos es demasiado costosa para su organización, y sus equipos jurídicos internos pueden caer en esa suposición errónea.
¿La realidad? Es demasiado costoso no implementar algún tipo de solución de automatización de flujos de trabajo legales, en términos de desperdicio y oportunidades perdidas. Esto se debe al simple hecho de que los costos operativos de los procesos manuales son mucho, mucho mayores que los de un sistema automatizado.
El uso de un proceso manual para asuntos como los acuerdos de confidencialidad es un ejemplo evidente: las horas que dedican los abogados o el personal de operaciones jurídicas a tramitar los acuerdos de confidencialidad son horas que no se dedican a asuntos jurídicos más productivos (por no hablar de rentables).
El procesamiento de un acuerdo de confidencialidad no deberíarequerir intervención humana cuando se puede recurrir a formularios de autoservicio en línea y al enrutamiento automatizado para garantizar que el proceso sea rápido, preciso y sin supervisión (excepto en los puntos que usted designe).
Además, un sistema de automatización de flujos de trabajo jurídicos basado en SaaS no requiere inversiones iniciales en hardware ni mantenimiento recurrente, y se adapta a las necesidades. Esto lo hace asequible y sensato desde el principio. Y la facilidad de adopción (véase más abajo) de los mejores sistemas significa que obtendrá un retorno de la inversión casi inmediato.
«La adopción es demasiado difícil».
«La adopción es demasiado difícil».Las mejores soluciones modernas de automatización de flujos de trabajo jurídicos están pensadas «para el resto de nosotros». En otras palabras, son soluciones sin código, intuitivas y fáciles de aprender y de implementar, y no requieren mucha intervención del departamento de TI, si es que la requieren.
Además, una solución basada en SaaS puede estar en funcionamiento en cuestión de horas o días, en lugar de semanas o meses. De este modo, los usuarios pueden empezar a crear flujos de trabajo y formularios utilizando herramientas de interfaz de usuario de arrastrar y soltar casi de inmediato.
Esta facilidad de adopción permite que todo el mundo se incorpore mucho más rápidamente, de modo que todo el departamento jurídico puede pasar a la automatización de procesos como un equipo.
¿Es más complejo adoptar una solución de automatización de procesos legales que, por ejemplo, no hacer nada? Es posible. Pero los costes de no hacer nada, como ya hemos visto, son prohibitivos.
«No tenemos los conocimientos necesarios para comprar el producto adecuado».
«No tenemos los conocimientos necesarios para comprar el producto adecuado».A nadie le gusta cometer errores, especialmente cuando se trata de comprar software empresarial. Afortunadamente, el hecho de que una buena solución de automatización de procesos legales probablemente sea SaaS, y no requiera costes irrecuperables en arquitectura in situ, mitiga algunas de esas preocupaciones.
¿Cómo encontrar el producto adecuado, incluso si es la primera vez que lo utiliza? En primer lugar, consulte con sus compañeros y sitios web de reseñas del sector para ver qué ofertas hay disponibles y si empresas similares a la suya han utilizado una solución de automatización de procesos legales. Luego están las guías que pueden ayudarte a redactar una solicitud de propuesta que defina con precisión lo que esperas de los posibles proveedores.
¿Lo más importante que hay que recordar? No deberías tener que adaptar tu negocio a la solución; el software adecuado será lo suficientemente flexible y personalizable como para ajustarse a tus necesidades.
«Perderemos el control de nuestro trabajo».
«Perderemos el control de nuestro trabajo».El argumento aquí parece ser que un asunto o documento legal desaparece en una especie de agujero negro cuando forma parte de un proceso legal automatizado. Y que, de alguna manera, la capacidad de estar literalmente «manos a la obra» con un proceso y el papeleo es más segura o tranquilizadora.
Por supuesto, ese argumento pierde credibilidad cuando uno está rebuscando en archivadores en busca de un contrato extraviado. Los procesos manuales, basados en papel, ofrecen menos control y son absolutamente más propensos a los errores.
La verdad es que una buena solución de automatización de procesos legales utilizará paneles de control capaces de realizar un seguimiento de cada etapa de cada proceso digitalizado, de modo que usted obtendrá un control preciso y un conocimiento exhaustivo de ese flujo de trabajo y de todos los documentos y notificaciones adjuntos.
Los procesos manuales y basados en papel ofrecen menos control y son, sin duda, más propensos a cometer errores.
«¡Voy a perder mi trabajo!»
«¡Voy a perder mi trabajo!»Es razonable esperar que esta falacia persista, ya que parece existir la creencia de que la automatización provoca la pérdida de puestos de trabajo. Sin embargo, esto no se ha demostrado en sectores de productos intelectuales y altamente cualificados, como los servicios jurídicos.
¿Has oído hablar del argumento de los cajeros automáticos? Cuando se introdujeron los cajeros automáticos en 1969, se pensó que supondrían la sentencia de muerte para los cajeros de banco. Sin embargo, los cajeros automáticos hicieron que resultara rentable establecer más sucursales bancarias, por lo que el número de cajeros ha aumentado a lo largo de los años.
Del mismo modo, la tecnología jurídica ha aumentado las oportunidades para que los bufetes de abogados y los departamentos jurídicos aborden nuevas tareas legales y asuman un volumen de trabajo mucho mayor que el que era posible anteriormente. Los abogados y el personal pueden ahora dedicar su atención, muy bien remunerada, a aquellas áreas de alto valor en las que sus habilidades se aprovechan mejor, en lugar de verse atrapados en tareas rutinarias y tediosas.
¿Visto desde esa perspectiva? Gracias a la automatización de los procesos legales, las habilidades jurídicas de una persona serán aún más valiosas para la empresa, no menos.
