Es ist erstaunlich, dass sich immer noch Mythen und falsche Annahmen halten, wenn es um die Einführung der Automatisierung von Rechtsprozessen geht.
Das Jahr 2020 mag für die Rechtsbranche ein Wendepunkt gewesen sein, wenn es um die Automatisierung von Rechtsprozessen und den Einsatz von Technologie zur Rationalisierung und Beschleunigung juristischer Abläufe geht. Aber es gibt immer noch einige in der Rechtsbranche, die zögern, die Automatisierung von Rechtsprozessen in Betracht zu ziehen. Oft liegt das daran, dass sie einige verstaubte Unwahrheiten über diese Technologie übernommen haben.
Sehen wir uns also einige der Mythen an, die immer wieder auftauchen, und erklären wir, warum in jedem Fall das Gegenteil zutrifft.
"Es ist zu teuer!"
Mit einem Wort? Nein. Unternehmer am Ende der KMU-Skala denken oft, dass die Automatisierung von Arbeitsabläufen und Prozessen für ihr Unternehmen zu teuer ist, und ihre internen Rechtsteams könnten dieser irrigen Annahme zum Opfer fallen.
Die Realität? Es ist zu teuer, eine Lösung zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe nicht zu implementieren, und zwar in Form von Verschwendung und entgangenen Chancen. Das ist der einfachen Tatsache geschuldet, dass die Betriebskosten für manuelle Prozesse viel, viel höher sind als die eines automatisierten Systems.
Ein offensichtliches Beispiel ist die Verwendung eines manuellen Verfahrens für Angelegenheiten wie NDAs: Die Stunden, die Anwälte oder Mitarbeiter der Rechtsabteilung mit der Bearbeitung von NDAs verbringen, sind Stunden, die nicht für produktivere (geschweige denn gewinnbringende) Rechtsangelegenheiten verwendet werden können.
Die Bearbeitung eines NDA solltekein menschliches Eingreifen erfordern, wenn Sie auf Online-Selbstbedienungsformulare und automatisierte Weiterleitung zurückgreifen können, um sicherzustellen, dass der Prozess beschleunigt, genau und augenfrei abläuft (außer an den von Ihnen festgelegten Punkten).
Außerdem erfordert ein SaaS-basiertes System zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe keine Vorabinvestitionen in Hardware oder regelmäßige Wartung und lässt sich je nach Bedarf skalieren. Das macht es von Anfang an erschwinglich und sinnvoll. Und die einfache Einführung (siehe unten) der besten Systeme bedeutet, dass Sie fast sofort eine Rendite erzielen werden.
"Adoption ist zu schwer".
"Adoption ist zu schwer".Die besten modernen Lösungen zur Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe sind "für den Rest von uns" gemacht. Mit anderen Worten: Es sind No-Code-Lösungen, die intuitiv und einfach zu erlernen und einzusetzen sind und keine oder nur eine geringe Beteiligung der IT-Abteilung erfordern.
Außerdem kann eine SaaS-basierte Lösung innerhalb von Stunden oder Tagen in Betrieb genommen werden, nicht erst nach Wochen oder Monaten. Die Benutzer können also fast sofort damit beginnen, Workflows und Formulare mit Hilfe von Drag-and-Drop-UI-Tools zu erstellen.
Durch diese einfache Einführung werden alle Beteiligten viel schneller einbezogen, so dass die gesamte Rechtsabteilung als Team zur Prozessautomatisierung übergehen kann.
Ist die Einführung einer Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen komplexer als, sagen wir, nichts zu tun? Möglicherweise. Aber die Kosten des Nichtstuns sind, wie wir bereits gesehen haben, unerschwinglich.
"Uns fehlt das Know-how, um das richtige Produkt zu kaufen."
"Uns fehlt das Know-how, um das richtige Produkt zu kaufen."Niemand macht gerne einen Fehler, vor allem nicht, wenn es um den Kauf von Unternehmenssoftware geht. Glücklicherweise mildert die Tatsache, dass eine gute Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen wahrscheinlich SaaS ist und keine versunkenen Kosten für die Architektur vor Ort erfordert, einige dieser Sorgen.
Gibt es gute Möglichkeiten, das richtige Produkt zu finden, auch wenn Sie ein Erstanwender sind? Erkundigen Sie sich zunächst bei Fachkollegen und auf Bewertungsportalen, welche Angebote es gibt und ob ähnliche Unternehmen wie Ihr eigenes eine Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen eingesetzt haben. Dann gibt es Leitfäden die Ihnen beim Verfassen einer Ausschreibung helfen können, in der genau definiert wird, was Sie von potenziellen Anbietern erwarten.
Das Wichtigste, was Sie sich merken sollten? Sie sollten Ihr Unternehmen nicht an die Lösung anpassen müssen. Die richtige Software ist flexibel und anpassbar genug, um Ihren Anforderungen gerecht zu werden.
"Wir werden die Kontrolle über unsere Arbeit verlieren."
"Wir werden die Kontrolle über unsere Arbeit verlieren."Das Argument scheint zu sein, dass eine rechtliche Angelegenheit oder ein Dokument in einer Art schwarzem Loch verschwindet, wenn es Teil eines automatisierten rechtlichen Verfahrens ist. Und dass es irgendwie sicherer oder beruhigender ist, wenn man einen Prozess und Papierkram buchstäblich "in die Hand nehmen" kann.
Dieses Argument verliert natürlich an Glaubwürdigkeit, wenn man auf der Suche nach einem verlegten Vertrag in Aktenschränken kramt. Manuelle, papiergestützte Prozesse bieten weniger Kontrolle, und sind absolut mehr anfälliger für Fehler.
Die Wahrheit ist, dass eine gute Lösung zur Automatisierung von Rechtsprozessen Dashboards verwendet, die in der Lage sind, jede Phase jedes digitalisierten Prozesses zu verfolgen, so dass Sie eine genaue Kontrolle und ein Bewusstsein für diesen Workflow und alle angehängten Dokumente und Benachrichtigungen erhalten.
Manuelle, papiergestützte Prozesse bieten weniger Kontrolle und sind absolut fehleranfälliger.
"Ich werde meinen Job verlieren!"
"Ich werde meinen Job verlieren!"Man kann davon ausgehen, dass sich dieser Irrtum hartnäckig halten wird, denn es scheint, dass die Automatisierung zu Arbeitsplatzverlusten führt. Es hat sich jedoch nicht bewahrheitet, dass dies in hochqualifizierten Sektoren mit intellektuellen Produkten wie Rechtsdienstleistungen der Fall ist.
Kennen Sie das Argument mit den Geldautomaten? Als die Geldautomaten 1969 eingeführt wurden, bedeutete dies das Aus für die Bankangestellten. Aber durch die Geldautomaten wurde die Einrichtung von mehr Bankstellen kosteneffizient, so dass die Zahl der Kassierer im Laufe der Jahre sogar zugenommen hat.
In ähnlicher Weise hat die Rechtstechnologie die Möglichkeiten für Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen erweitert, neue juristische Aufgaben in Angriff zu nehmen und ein viel größeres Arbeitsvolumen zu bewältigen, als dies früher möglich war. Anwälte und Mitarbeiter können nun ihre hoch bezahlte Aufmerksamkeit den Bereichen widmen, in denen ihre Fähigkeiten am besten eingesetzt werden können, anstatt sich in routinemäßiger Routinearbeit zu verzetteln.
In diesem Licht gesehen? Dank der Automatisierung juristischer Prozesse werden die juristischen Fähigkeiten des Einzelnen für das Unternehmen nicht weniger, sondern sogar noch wertvoller.
