El funcionamiento diario de las organizaciones está en constante cambio, pero esos cambios se han acelerado considerablemente desde el inicio de la pandemia del coronavirus en marzo de 2020. La tecnología y la capacidad de trabajar a distancia han modificado las funciones y los roles internos de las organizaciones, y su forma de operar se está desplazando hacia el espacio digital, por lo que ¿por qué no aprovechar el software de continuidad del negocio y gestión de incidentes?
La gestión de datos y documentos, la comunicación, la colaboración y la gestión de las relaciones con los clientes se han adoptado y aplicado mediante la tecnología, así que, ¿por qué debería ser diferente la gestión de la continuidad del negocio?
Siempre ha sido fundamental mantenerse al día y prestar más atención a la continuidad del negocio que a una carpeta acumulando polvo en una estantería. Todos los cambios traen consigo nuevas situaciones disruptivas que requieren prácticas innovadoras y comprensión.
La gestión de la continuidad del negocio es más que un simple cumplimiento normativo: es la base de la reputación y la estabilidad de una empresa. El 67 % de los profesionales afirma que el resultado más satisfactorio de emplear capacidades de resiliencia es la preservación de la reputación y la confianza de la comunidad. Analicemos cómo el software de gestión de incidentes y continuidad del negocio es fundamental para la gestión de riesgos.
El software de continuidad empresarial ayuda a adaptarse a los cambios organizativos.
A medida que las organizaciones evolucionan y se reestructuran, la gestión de datos en el software más avanzado permite reubicar los planes para reflejar los cambios en la estructura o la ubicación de la empresa. Software como Preparis Planner, RecoveryPlanner e Incident Manageralberga todos los documentos relevantes e importantes relacionados con los procesos de continuidad del negocio de su empresa en un solo lugar, lo que facilita la implementación de su plan.Si se actualiza un BIA o cualquier otro documento importante,cualquier persona con los permisos adecuados puede acceder a los cambios desde cualquier lugar. Además, con la delegación de tareas y el seguimiento del progreso, su programa de continuidad del negocio siempre cumplirá con sus plazos.
Planificación y formación optimizadas
Los riesgos provocados por los acontecimientos recientes han renovado el interés del sector por las exposiciones asociadas a pandemias, perturbaciones meteorológicas yla resiliencia de la cadena de suministro. Aquí es donde entran en juego los componentes de planificación y formación del software. Esta funcionalidad garantiza que los empleados sepan exactamente cómo responder en caso de emergencia, y que la dirección pueda asegurarse de que todo está en orden para afrontar con éxito el próximo incidente.
La parte de planificación del software debe ser capaz de soportar la revisión continua de los requisitos y la difusión de nuevas directrices a medida que evoluciona el negocio, surgen nuevas amenazas y se implementan nuevas normas de cumplimiento. Las organizaciones que aprovechan el software de continuidad del negocio encontrarán más eficiente revisar los requisitos de planificación e implementarlos en toda la empresa que aquellas empresas que utilizan plantillas para programas de procesamiento de textos u hojas de cálculo.
El software permite desarrollar métricas de continuidad del negocio.
A medida que su empresa atraviesa los inevitables cambios, el software genera informes complejos que resumen la información sobre la continuidad del negocio. Huelga decir que el equipo directivo interesado en crear una empresa resiliente necesita una visión a nivel empresarial del estado actual de preparación para determinar la dirección del programa.
Recopilar datos manualmente de múltiples documentos para desarrollar métricas es una tarea ardua. Si no hay una plataforma, la generación de métricas no será lo suficientemente frecuente como para aportar valor. Además, si los datos de las métricas deben compilarse manualmente, el riesgo de error es mucho mayor. El desarrollo de estrategias puede verse obstaculizado si no se confía en la precisión de los datos y en su capacidad para representar a toda la organización. La dirección puede mostrarse reacia o poco dispuesta a actuar en función de la información.
Dado que las herramientas de continuidad del negocio promueven la elaboración de informes resumidos, el equipo directivo puede cambiar aún más la cultura organizativa actuando sobre la base de los datos recopilados y abordando las exposiciones. Si el cambio ha sido el resultado de la información obtenida a partir de los datos, la persona responsable de la planificación de la continuidad del negocio verá el valor directo de su trabajo y considerará que el esfuerzo por crear una cultura resiliente es sostenible.
Empiece con buen pie con el software adecuado para la continuidad del negocio.
Ha creado su plan de continuidad del negocio utilizando un programa, ¿y ahora qué? Añadir un software como Preparis Incident Manager le permite poner en práctica su plan, proporcionándole las herramientas necesarias para llevarlo a cabo. Su equipo sabrá en qué centrarse primero cuando se enfrente a cualquier interrupción del negocio o situación de prueba.
El equipo directivo puede delegar rápidamente tareas a sus responsables, y los miembros del equipo pueden ver fácilmente en qué deben centrarse. Los directivos también pueden aprovechar las capacidades de comunicación bidireccional con un solo toque para ayudar a asignar tareas, obtener actualizaciones y supervisar a sus equipos.
El software adecuado también automatizará las actualizaciones de estado y actualizará los paneles de control en tiempo real para reflejar el progreso o las posibles deficiencias. También tendrá la posibilidad de tomar decisiones basadas en hechos como equipo en salas de guerra físicas o virtuales en directo.
El software de continuidad empresarial impulsa el compromiso con los programas, la innovación y el avance.
Las recientes normas y regulaciones sobre continuidad del negocio, comolas últimas actualizaciones de la FFEICque hacen hincapié en el valor de la resiliencia, ponen de manifiesto la necesidad de ir más allá de la creación de planes y establecer una cultura organizativa de preparación y resiliencia. Una organización con una continuidad empresarial madura tiene una comprensión integrada de la conciencia del riesgo. Además, este tipo de empresas consideran su plan de continuidad como un componente integrado de los procesos rutinarios. Es mucho más fácil inculcar un sentido de pertenencia si la dirección reconoce una inversión seria de recursos en apoyo de la resiliencia.
Los argumentos en contra del software de continuidad empresarial, como su elevado coste y su complejo proceso de configuración, son la base para crear una cultura resiliente.
En conclusión
Las organizaciones que utilizan software de continuidad empresarial obtendrán muchas más ventajas, lo que les proporcionará un avance que no hará más que aumentar a medida que la continuidad empresarial avance hacia el futuro. Las exigencias cambiantes de los programas de continuidad son demasiado importantes como para gestionarlas de forma tradicional.
La brecha en la madurez de la continuidad del negocio entre las organizaciones que emplean software de continuidad y las que no lo hacen solo aumentará a medida que avancen las capacidades del software y se conozcan nuevas amenazas.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
