Die Art und Weise, wie Unternehmen im Alltag funktionieren, verändert sich ständig, aber diese Veränderungen haben sich seit Beginn der Coronavirus-Pandemie im März 2020 erheblich beschleunigt. Technologie und die Möglichkeit, remote zu arbeiten, haben die internen Rollen und Funktionen in Unternehmen verändert, und ihre Arbeitsweise verlagert sich zunehmend in den digitalen Raum. Warum also nicht die Vorteile von Software für Geschäftskontinuität und Incident Management nutzen?
Daten- und Dokumentenmanagement, Kommunikation, Zusammenarbeit und Kundenbeziehungsmanagement wurden alle mithilfe von Technologie eingeführt und angenommen. Warum sollte das Management der Geschäftskontinuität da anders sein?
Es war schon immer wichtig, mit der Zeit zu gehen und der Geschäftskontinuität mehr Aufmerksamkeit zu schenken als einem Ordner, der Staub auf einem Regal sammelt. Mit all den Veränderungen kommen neue disruptive Situationen, die innovative Praktiken und Verständnis erfordern.
Business Continuity Management ist mehr als nur Compliance – es ist die Grundlage für den Ruf und die Stabilität eines Unternehmens. 67 % der Fachleute gaben an, dass der größte Erfolg beim Einsatz von Resilienzfähigkeiten die Wahrung des Rufs und des Vertrauens der Gemeinschaft ist. Lassen Sie uns einen Blick darauf werfen, warum Incident Management- und Business Continuity-Software für das Risikomanagement so wichtig sind.
Business-Continuity-Software hilft bei der Anpassung an organisatorische Veränderungen.
Im Zuge der Weiterentwicklung und Umstrukturierung von Unternehmen ermöglicht das Datenmanagement in den meisten fortschrittlichen Softwareprogrammen die Verlagerung von Plänen, um Veränderungen in der Unternehmensstruktur oder am Unternehmensstandort Rechnung zu tragen. Software wie Preparis Planner, RecoveryPlanner und Incident Managervereint alle relevanten und wichtigen Dokumente im Zusammenhang mit den Business-Continuity-Prozessen Ihres Unternehmens unter einem Dach – und macht die Umsetzung Ihres Plans zum Kinderspiel.Wenn eine BIA oder ein anderes wichtiges Dokument aktualisiert wird,kann jeder mit den entsprechenden Berechtigungen von überall auf die Änderungen zugreifen. Darüber hinaus sorgt die Delegierung von Aufgaben und die Nachverfolgung des Fortschritts dafür, dass Ihr Business-Continuity-Programm stets termingerecht umgesetzt wird.
Optimierte Planung und Schulung
Die durch die jüngsten Ereignisse verursachten Risiken haben den Fokus der Branche erneut auf Risiken im Zusammenhang mit Pandemien, wetterbedingten Störungen undder Widerstandsfähigkeit der Lieferkette gelenkt. Hier kommen die Planungs- und Schulungskomponenten der Software ins Spiel. Diese Funktionen stellen sicher, dass die Mitarbeiter genau wissen, wie sie in einem Notfall reagieren müssen, und das Management kann sicherstellen, dass alles bereit ist, um den nächsten Vorfall erfolgreich zu bewältigen.
Der Planungsteil der Software muss in der Lage sein, die kontinuierliche Überarbeitung von Anforderungen und die Verbreitung neuer Richtlinien zu unterstützen, wenn sich das Geschäft weiterentwickelt, neue Bedrohungen auftreten und neue Compliance-Standards eingeführt werden. Unternehmen, die Business-Continuity-Software einsetzen, werden es effizienter finden, Planungsanforderungen zu überarbeiten und unternehmensweit umzusetzen, als Unternehmen, die Vorlagen für Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramme verwenden.
Die Software unterstützt die Entwicklung von Kennzahlen zur Geschäftskontinuität.
Während Ihr Unternehmen unvermeidliche Veränderungen durchläuft, erstellt die Software komplexe Berichte, die Informationen zur Geschäftskontinuität zusammenfassen. Es versteht sich von selbst, dass die Führungskräfte, die an der Schaffung eines widerstandsfähigen Unternehmens interessiert sind, einen Überblick über den aktuellen Stand der Vorbereitung auf Unternehmensebene benötigen, um die Ausrichtung des Programms festzulegen.
Das manuelle Sammeln von Daten aus mehreren Dokumenten zur Entwicklung von Kennzahlen ist eine mühsame Aufgabe. Ohne eine entsprechende Plattform werden Kennzahlen nicht häufig genug generiert, um einen Mehrwert zu bieten. Außerdem ist das Fehlerrisiko viel höher, wenn Kennzahlendaten manuell zusammengestellt werden müssen. Die Strategieentwicklung kann behindert werden, wenn kein Vertrauen in die Genauigkeit der Daten und ihre Aussagekraft für das gesamte Unternehmen besteht. Das Management könnte zögern oder nicht bereit sein, auf der Grundlage dieser Informationen zu handeln.
Da Business-Continuity-Tools die Zusammenfassung von Berichten fördern, kann die Führungsmannschaft die Unternehmenskultur weiter verändern, indem sie auf der Grundlage der gesammelten Daten Maßnahmen ergreift und Risiken angeht. Wenn die Veränderung das Ergebnis der Datenauswertung ist, wird die für die Business-Continuity-Planung verantwortliche Person den direkten Wert ihrer Arbeit erkennen und die Bemühungen zum Aufbau einer widerstandsfähigen Kultur als nachhaltig betrachten.
Starten Sie mit der richtigen Business-Continuity-Software durch.
Sie haben Ihren Business Continuity Plan mithilfe eines Programms erstellt – und nun? Durch Hinzufügen einer Software wie Preparis Incident Manager können Sie Ihren Plan in die Tat umsetzen und erhalten die notwendigen Tools, um Ihren Plan umzusetzen. Ihr Team weiß, worauf es sich zuerst konzentrieren muss, wenn es mit einer Betriebsunterbrechung oder einem Testszenario konfrontiert wird.
Das Führungsteam kann Aufgaben schnell an die Verantwortlichen delegieren, und die Teammitglieder können leicht erkennen, worauf sie sich konzentrieren müssen. Die Führungskräfte können auch bidirektionale One-Touch-Kommunikationsfunktionen nutzen, um Aufgaben zuzuweisen, Updates zu erhalten und sich bei ihren Teams zu melden.
Die richtige Software automatisiert außerdem Statusaktualisierungen und aktualisiert Dashboards in Echtzeit, um Fortschritte oder potenzielle Lücken widerzuspiegeln. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, als Team in physischen oder virtuellen War Rooms faktenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Business-Continuity-Software fördert das Engagement für Programme, Innovation und Fortschritt.
Aktuelle Standards und Vorschriften zur Geschäftskontinuität, wiedie jüngsten Aktualisierungen der FFEIC, die den Wert der Resilienz betonen, zeigen, dass es notwendig ist, über die Erstellung von Plänen hinauszugehen und eine Unternehmenskultur der Vorsorge und Resilienz zu etablieren. Eine Organisation mit ausgereifter Geschäftskontinuität verfügt über ein tiefes Verständnis für Risikobewusstsein. Ein solches Unternehmen betrachtet seinen Kontinuitätsplan auch als integrierten Bestandteil der Routineprozesse. Es ist viel einfacher, ein Gefühl der Eigenverantwortung zu vermitteln, wenn das Management eine ernsthafte Investition von Ressourcen zur Unterstützung der Resilienz anerkennt.
Die Argumente gegen Business-Continuity-Software, wie hohe Kosten und ein komplizierter Einrichtungsprozess, bilden die Grundlage für die Schaffung einer widerstandsfähigen Kultur.
Zusammenfassend
Unternehmen, die Business-Continuity-Software einsetzen, werden davon in hohem Maße profitieren und einen Vorsprung erzielen, der mit der zunehmenden Bedeutung der Geschäftskontinuität in Zukunft noch weiter wachsen wird. Die sich wandelnden Anforderungen an Kontinuitätsprogramme sind zu bedeutend, um sie auf herkömmliche Weise zu bewältigen.
Die Lücke in der Business-Continuity-Reife zwischen Unternehmen, die Continuity-Software einsetzen, und solchen, die dies nicht tun, wird mit der Weiterentwicklung der Softwarefunktionen und dem Aufkommen neuer Bedrohungen nur noch größer werden.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Preparis Business Continuity Software veröffentlicht. Im Oktober 2024 übernahm Mitratech Preparis, einen führenden Anbieter von Lösungen für die Geschäftskontinuitätsplanung und Notfallmaßnahmen. Der Inhalt wurde aktualisiert, um dem erweiterten Produktangebot von Mitratech, den Fortschritten in der Branche und den rechtlichen Entwicklungen Rechnung zu tragen.
