Le fonctionnement quotidien des organisations est en constante évolution, mais ces changements se sont considérablement accélérés depuis le début de la pandémie de coronavirus en mars 2020. La technologie et la possibilité de travailler à distance ont modifié les rôles et les fonctions internes des organisations, et leur mode de fonctionnement s'oriente vers l'espace numérique. Pourquoi ne pas tirer parti des logiciels de continuité des activités et de gestion des incidents ?
La gestion des données et des documents, la communication, la collaboration et la gestion des relations clients ont toutes été adoptées et mises en œuvre grâce à la technologie. Pourquoi la gestion de la continuité des activités devrait-elle être différente ?
Il a toujours été essentiel de suivre l'évolution du temps et d'accorder plus d'attention à la continuité des activités qu'à un dossier qui prend la poussière sur une étagère. Tous ces changements s'accompagnent de nouvelles situations perturbatrices qui exigent des pratiques innovantes et une bonne compréhension.
La gestion de la continuité des activités va au-delà de la simple conformité : elle constitue le fondement de la réputation et de la stabilité d'une entreprise. Soixante-sept pour cent des professionnels ont déclaré que le résultat le plus positif de la mise en œuvre de capacités de résilience était la préservation de la réputation et de la confiance de la communauté. Voyons en détail en quoi les logiciels de gestion des incidents et de continuité des activités sont essentiels à la gestion des risques.
Les logiciels de continuité des activités facilitent l'adaptation aux changements organisationnels.
À mesure que les organisations évoluent et se restructurent, la gestion des données dans les logiciels les plus avancés permet de déplacer les plans afin de refléter les changements dans la structure ou l'emplacement de l'entreprise. Des logiciels tels que Preparis Planner, RecoveryPlanner et Incident Managerregroupent tous les documents pertinents et importants liés aux processus de continuité des activités de votre entreprise sous un même toit, ce qui facilite grandement la mise en œuvre de votre plan.Si une analyse d'impact sur les activités (BIA) ou tout autre document important doit être mis à jour,toute personne disposant des autorisations appropriées peut accéder aux modifications où qu'elle se trouve. De plus, grâce à la délégation des tâches et au suivi des progrès, votre programme de continuité des activités respectera toujours ses délais.
Planification et formation rationalisées
Les risques liés aux événements récents ont ravivé l'intérêt du secteur pour les expositions associées aux pandémies, aux perturbations météorologiques età la résilience de la chaîne d'approvisionnement. C'est là que les composants de planification et de formation des logiciels entrent en jeu. Ces fonctionnalités permettent aux employés de savoir exactement comment réagir en cas d'urgence, et à la direction de s'assurer que tout est en place pour gérer avec succès le prochain incident.
La partie planification du logiciel doit être capable de prendre en charge la révision continue des exigences et la diffusion de nouvelles directives à mesure que l'entreprise évolue, que de nouvelles menaces apparaissent et que de nouvelles normes de conformité sont mises en œuvre. Les organisations qui tirent parti des logiciels de continuité des activités trouveront plus efficace de réviser les exigences de planification et de les mettre en œuvre à l'échelle de l'entreprise que les entreprises qui utilisent des modèles pour les programmes de traitement de texte ou les tableurs.
Le logiciel prend en charge le développement d'indicateurs de continuité des activités.
Alors que votre entreprise traverse des changements inévitables, le logiciel génère des rapports complexes qui résument les informations relatives à la continuité des activités. Il va sans dire que l'équipe de direction qui souhaite bâtir une entreprise résiliente a besoin d'une vue d'ensemble de l'état actuel de préparation afin de déterminer l'orientation du programme.
La collecte manuelle de données à partir de plusieurs documents pour élaborer des indicateurs est une tâche ardue. Sans plateforme, la génération d'indicateurs ne sera pas suffisamment fréquente pour apporter une valeur ajoutée. De plus, si les données des indicateurs doivent être compilées manuellement, le risque d'erreur est beaucoup plus élevé. L'élaboration d'une stratégie peut être entravée si l'on ne peut pas se fier à l'exactitude des données et à leur capacité à représenter l'ensemble de l'organisation. La direction peut alors hésiter ou refuser d'agir sur la base de ces informations.
Les outils de continuité des activités favorisant la production de rapports succincts, l'équipe de direction peut modifier davantage la culture organisationnelle en agissant sur la base des données recueillies et en traitant les risques. Si le changement résulte des informations tirées des données, la personne responsable de la planification de la continuité des activités verra la valeur directe de son travail et considérera que les efforts visant à créer une culture résiliente sont durables.
Prenez un bon départ grâce au logiciel de continuité des activités adapté
Vous avez élaboré votre plan de continuité des activités à l'aide d'un programme. Et maintenant ? L'ajout d'un logiciel tel que Preparis Incident Manager vous permet de mettre votre plan en œuvre et vous fournit les outils nécessaires pour le faire fonctionner. Votre équipe saura sur quoi se concentrer en premier lieu en cas d'interruption des activités ou de scénario de test.
L'équipe de direction peut rapidement déléguer des tâches à leurs responsables, et les membres de l'équipe peuvent facilement voir sur quoi ils doivent se concentrer. La direction peut également tirer parti des capacités de communication bidirectionnelle en un seul clic pour aider à attribuer des tâches, obtenir des mises à jour et vérifier le travail de leurs équipes.
Le bon logiciel automatisera également les mises à jour de statut et actualisera les tableaux de bord en temps réel afin de refléter les progrès ou les lacunes potentielles. Vous avez également la possibilité de prendre des décisions fondées sur des faits en équipe, dans des salles de crise physiques ou virtuelles en direct.
Les logiciels de continuité des activités favorisent l'engagement, l'innovation et le progrès
Les normes et réglementations récentes en matière de continuité des activités, telles queles dernières mises à jour de la FFEICsoulignant l'importance de la résilience, témoignent de la nécessité d'aller au-delà de la simple élaboration de plans pour instaurer une culture organisationnelle axée sur la préparation et la résilience. Une organisation dont la continuité des activités est mature a une compréhension intégrée de la conscience des risques. Une telle entreprise considère également son plan de continuité comme une composante intégrée des processus courants. Il est beaucoup plus facile d'inculquer un sentiment d'appropriation si la direction reconnaît un investissement sérieux en ressources pour soutenir la résilience.
Les arguments contre les logiciels de continuité des activités, tels que leur coût élevé et leur processus d'installation complexe, sont à la base de la création d'une culture résiliente.
En conclusion
Les organisations qui utilisent des logiciels de continuité des activités en tireront beaucoup plus d'avantages, ce qui leur donnera une longueur d'avance qui ne fera que s'accroître à mesure que la continuité des activités progressera à l'avenir. Les exigences en constante évolution en matière de programmes de continuité sont trop importantes pour être gérées de manière traditionnelle.
L'écart de maturité en matière de continuité des activités entre les organisations qui utilisent des logiciels de continuité et celles qui n'en utilisent pas ne fera que se creuser à mesure que les capacités logicielles progresseront et que de nouvelles menaces seront identifiées.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
