Como desarrolladores del que consideramos el mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) del mercado actual, ContractRoom, nuestra reacción instintiva es decir "¡nuestro!". Sin embargo, entendemos por qué esa puede no parecerle la respuesta más satisfactoria.
Encontrar la solución de CLM adecuada es probablemente más apremiante que nunca. Por eso, a continuación le ofrecemos nuestras ideas para determinar cuál es el mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos para su empresa. En resumen, depende de tres variables de contratación: volumen, complejidad y variedad.
Volumen del contrato
¿Cuántos contratos genera su empresa en, digamos, un año? Antes de que respondas, nos referimos a todos los contratos de todos los componentes de tu empresa: ventas, marketing, RRHH, compras, gastos de capital, administración... todo el tinglado. Y nos referimos a todo tipo de contratos, desde órdenes de compra a acuerdos de confidencialidad, acuerdos de empleo o largos y complicados acuerdos de compra o venta.
Si su respuesta es menos de, digamos, cinco contratos al año (y no son especialmente complejos; véase más adelante), entonces puede que no necesite en absoluto un software de gestión del ciclo de vida de los contratos. No es que no le resulte útil, pero puede ser excesivo.
Sin embargo, lo más probable es que su empresa genere mucho más de cinco contratos al año. Si su empresa genera entre doce y veinticuatro contratos al año, probablemente pueda beneficiarse de soluciones sencillas de software de gestión del ciclo de vida de los contratos. Por ejemplo, plataformas básicas de firma electrónica y software básico de gestión del ciclo de vida de los contratos que ayuden a reunir documentos y a compartir borradores.
Si es más que eso, es probable que su empresa obtenga beneficios y eficiencias significativas de una solución de software de gestión del ciclo de vida de los contratos empresariales. Con un software de gestión integral del ciclo de vida de los contratos que gestione todas las facetas del ciclo de vida de la contratación, no sólo simplificará y sistematizará el proceso de contratación. También transforma su cuerpo de contratos en un recurso del que puede obtener información e impulsar el crecimiento.
Complejidad del contrato
No todos los contratos son iguales. Hay una diferencia sustancial entre un acuerdo de compraventa de una página y un contrato de suministro de materias primas de cincuenta páginas. Cuanto más complicado sea un contrato típico, mayor será la necesidad de una solución de software de gestión del ciclo de vida de los contratos.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos simplifica el proceso de elaboración y negociación de contratos complicados. Las partes interesadas tienen acceso a una única plataforma de edición que hace un seguimiento de los cambios propuestos y permite la edición en tiempo real por múltiples partes.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también dispone de funciones de búsqueda que permiten a los directivos localizar e incorporar en un instante el lenguaje modelo de acuerdos anteriores. Se acabaron los días de enviar versiones por correo electrónico de un lado a otro, con el consiguiente riesgo de confusión y errores de redacción.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también ofrece a su empresa la posibilidad de realizar un seguimiento de las múltiples obligaciones de ejecución dentro de un acuerdo complejo. En lugar de tener que volver a inventar la rueda cada vez que tenga que revisar un contrato para recordar qué hay que hacer y cuándo, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos supervisa los hitos y puede avisarle de los próximos plazos y obligaciones.
Diversidad de contratos
Es raro que una empresa celebre un solo tipo de contrato, pero ocurre. Si ese contrato es sencillo y de volumen relativamente bajo, puede que no sea necesario un software de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Pero la mayoría de las empresas de cierta envergadura tienen diversos componentes que celebran contratos de forma rutinaria. En estas empresas, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos satisface una necesidad tanto sustantiva como "estructural". Esto es lo que queremos decir.
Tratamiento de la diversidad contractual sustantiva
Según nuestra experiencia, cuando una organización celebra contratos que abarcan una amplia variedad de materias, con el tiempo cada uno de esos "tipos" de contrato tiende a adquirir su propia idiosincrasia dentro de la organización. No hay una única razón para que esto ocurra. Más bien, distintos directivos tienen preferencias diferentes. Diferentes abogados pueden aconsejar diferentes componentes empresariales. Y, por supuesto, los distintos temas exigen distintas cláusulas contractuales sustantivas.
Lamentablemente, la diversidad contractual puede causar una ineficacia innecesaria. Como saben la mayoría de los abogados, un tercio más o menos de las cláusulas de la mayoría de los contratos de una empresa pueden ser sustancialmente idénticas aunque el objeto de esos contratos varíe mucho.
Estas cláusulas, como las relativas a la legislación aplicable en caso de litigio, la forma en que puede modificarse o cederse el contrato, o el momento de la notificación, no tienen por qué cambiar de un contrato a otro y, de hecho, suelen crear problemas a la organización cuando no son uniformes. Del mismo modo, los otros dos tercios de cada contrato que pueden variar en cuanto al fondo deben utilizar una fraseología y un formato uniformes.
Además, cuanto más diversa sea la contratación de una empresa, mayor será el riesgo de que las condiciones sustantivas de los contratos entren en conflicto entre sí, lo que creará problemas operativos.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos ayuda a resolver estos problemas. Permite a una empresa mantener la coherencia de los términos estándar, lo que aumenta la previsibilidad y reduce el riesgo de errores. También permite a los usuarios vincular diversos contratos entre sí para realizar un seguimiento de los hitos de rendimiento y evitar conflictos antes de que surjan.
Gestión de la diversidad contractual estructural
El software de CLM también aborda el problema en toda la empresa de lo que llamamos diversidad contractual "estructural". En muchas grandes organizaciones con verticales de negocio "en silos", incluso los altos ejecutivos carecen de visibilidad de la totalidad de los contratos de la empresa. En su lugar, cada vertical mantiene sus propios registros discretos, lo que dificulta ver todo el campo de juego de los contratos empresariales.
El mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos consolida la contratación en un repositorio centralizado que ofrece a los ejecutivos una visión a "30.000 pies" de todas las obligaciones contractuales de la empresa en tiempo real. El software también permite a los directivos consultar todo ese conjunto de contratos como cualquier otra fuente de "big data" para extraer información de los métodos de contratación pasados y presentes de la empresa.
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Entonces, ¿cuál es el mejor software de CLM?
En última instancia, eso depende de usted. ¿Satisface sus necesidades concretas? ¿Podrá escalar con su organización? ¿Está respaldado por un proveedor probado con una reputación de hierro? Todos estos son factores que debe tener en cuenta.
Y, por supuesto, estaremos encantados de ofrecerle nuestra ayuda si busca una solución de gestión del ciclo de vida de los contratos de eficacia probada. ContractRoom es el líder del sector entre las soluciones de software de gestión del ciclo de vida de los contratos para medianas y grandes empresas. Para saber por qué, descubra cómo transformar su cuerpo de contratos de una carga administrativa en un activo empresarial. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
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