Como desarrolladores de lo que consideramos el mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM) del mercado actual, ContractRoom, nuestra reacción instintiva es decir «¡el nuestro!». Sin embargo, entendemos que esa respuesta puede no parecerle la más satisfactoria.
Encontrar la solución CLM adecuada es probablemente más urgente que nunca. A continuación, le ofrecemos nuestras ideas sobre cómo determinar cuál es el mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos para su empresa. En resumen, depende de tres variables contractuales: volumen, complejidad y variedad.
Volumen del contrato
¿Cuántos contratos genera su empresa en, digamos, un año? Antes de responder, nos referimos a todos los contratos de todos los componentes de su negocio: ventas, marketing, recursos humanos, adquisiciones, gastos de capital, administración... todo el conjunto. Y nos referimos a todo tipo de contratos, desde órdenes de compra hasta acuerdos de confidencialidad, pasando por contratos de trabajo y acuerdos de adquisición o venta largos y complicados.
Si su respuesta es menos de, digamos, cinco contratos al año (y no son particularmente complejos, véase más abajo), entonces es posible que no necesite ningún software de gestión del ciclo de vida de los contratos. No es que no le resulte útil, pero podría ser excesivo.
Sin embargo, lo más probable es que su empresa genere mucho más de cinco contratos al año. Si se encuentra en el rango de doce a veinticuatro contratos al año, probablemente podría beneficiarse de soluciones de software sencillas para la gestión del ciclo de vida de los contratos. Por ejemplo, plataformas básicas de firma electrónica y software básico para la gestión del ciclo de vida de los contratos que ayuda a reunir documentos y compartir borradores.
Si se trata de algo más que eso, es probable que su empresa obtenga importantes beneficios y eficiencias gracias a una solución de software de gestión del ciclo de vida de los contratos empresariales. Con un software de gestión integral del ciclo de vida de los contratos que se encarga de todas las facetas del ciclo de vida de la contratación, no solo simplifica y sistematiza el proceso de contratación, sino que también transforma su conjunto de contratos en un recurso del que puede obtener información y impulsar el crecimiento.
Complejidad contractual
No todos los contratos son iguales. Existe una diferencia sustancial entre un contrato de compraventa de una página y un contrato de suministro de materias primas de cincuenta páginas. Cuanto más complejo sea su contrato habitual, mayor será su necesidad de contar con una solución de software integral para la gestión del ciclo de vida de los contratos.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos simplifica el proceso de elaboración y negociación de contratos complejos. Las partes interesadas tienen acceso a una única plataforma de edición que realiza un seguimiento de los cambios propuestos y permite la edición en tiempo real por parte de múltiples partes.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también cuenta con una función de búsqueda que permite a los gestores localizar e incorporar rápidamente el lenguaje modelo de acuerdos anteriores. Atrás quedaron los días en los que se enviaban versiones por correo electrónico, con el riesgo de que se produjeran confusiones y errores de redacción.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos también ofrece a su empresa la posibilidad de realizar un seguimiento de múltiples obligaciones de rendimiento dentro de un acuerdo complejo. En lugar de reinventar la rueda cada vez que necesita volver a revisar un contrato para recordar lo que hay que hacer y cuándo, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos supervisa los hitos y puede alertarle de los próximos plazos y obligaciones.
Diversidad contractual
Es poco habitual que una empresa celebre un solo tipo de contrato, pero a veces ocurre. Si ese contrato es sencillo y de volumen relativamente bajo, es posible que no sea necesario utilizar un software de gestión del ciclo de vida de los contratos.
Sin embargo, la mayoría de las empresas de cierta envergadura cuentan con diversos componentes que celebran contratos de forma habitual. En estas empresas, el software de gestión del ciclo de vida de los contratos satisface tanto una necesidad sustantiva como «estructural». A continuación explicamos a qué nos referimos.
Gestión de la diversidad contractual sustantiva
Según nuestra experiencia, cuando una organización celebra contratos que abarcan una amplia variedad de temas, con el tiempo cada uno de esos «tipos» de contrato tiende a adquirir sus propias idiosincrasias dentro de la organización. No hay una única razón por la que esto ocurra. Más bien, cada directivo tiene sus propias preferencias. Cada abogado puede asesorar a diferentes departamentos de la empresa. Y, por supuesto, cada tema requiere condiciones contractuales sustantivas diferentes.
Desafortunadamente, la diversidad contractual puede causar ineficiencias innecesarias. Como la mayoría de los abogados saben, aproximadamente un tercio de los términos de la mayoría de los contratos de una empresa pueden ser sustancialmente idénticos, incluso si el objeto de dichos contratos varía considerablemente.
Estos términos, como los que regulan qué ley rige las disputas, cómo se puede modificar o ceder el contrato, o cómo se debe notificar, no tienen por qué cambiar de un contrato a otro y, de hecho, a menudo crean problemas a la organización cuando no son uniformes. Del mismo modo, las otras dos terceras partes de cada contrato que pueden variar sustancialmente deben seguir aspirando a utilizar una terminología y un formato uniformes.
Además, cuanto más diversa sea la contratación de una empresa, mayor será el riesgo de que las condiciones sustantivas de los contratos entren en conflicto entre sí, lo que generará dificultades operativas.
El software de gestión del ciclo de vida de los contratos ayuda a resolver estos problemas. Permite a las empresas mantener la coherencia en las condiciones estándar, lo que aumenta la previsibilidad y reduce el riesgo de cometer errores. También permite a los usuarios vincular diversos contratos entre sí para realizar un seguimiento de los hitos de rendimiento y evitar conflictos antes de que surjan.
Gestión de la diversidad contractual estructural
El software CLM también aborda el problema a nivel empresarial de lo que denominamos diversidad contractual «estructural». En muchas grandes organizaciones con verticales de negocio «compartimentadas», incluso los altos ejecutivos carecen de visibilidad sobre el conjunto de los contratos de la empresa. En su lugar, cada vertical mantiene sus propios registros discretos, lo que dificulta ver el panorama completo de los contratos comerciales.
El mejor software de gestión del ciclo de vida de los contratos consolida la contratación en un repositorio centralizado que ofrece a los ejecutivos una visión global de todas las obligaciones contractuales de la empresa en tiempo real. El software también permite a los líderes empresariales consultar todo el conjunto de contratos como cualquier otra fuente de «big data» para obtener información sobre los métodos de contratación pasados y presentes de la empresa.
Entonces, ¿cuál es el mejor software CLM?
En última instancia, eso depende de usted. ¿Satisface sus necesidades específicas? ¿Podrá adaptarse al crecimiento de su organización? ¿Cuenta con el respaldo de un proveedor de confianza con una reputación sólida? Todos estos son factores que debe tener en cuenta.
Y, por supuesto, estaremos encantados de entrar en liza si busca una solución CLM probada. ContractRoom es el líder del sector entre las soluciones de software de gestión del ciclo de vida de los contratos para medianas y grandes empresas. Para descubrir por qué, averigüe cómo transformar su conjunto de contratos de una carga administrativa en un activo empresarial. Póngase en contacto con nosotros hoy mismo.
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