Plan para una cultura de la palabra: Impulsar el cambio mediante la armonización de las políticas

Consejos para aumentar la confianza y la transparencia de los empleados mediante prácticas sólidas de alineación de políticas.

Ahora más que nunca, los empleados están tomando la iniciativa de denunciar comportamientos poco éticos en el lugar de trabajo y expresar sus preocupaciones. Según el informe «2024 State of Ethics Hotline Report» de Mitratech, las denuncias de incidentes han aumentado más de un 48 % entre 2021 y 2024. Aunque este aumento pueda parecer negativo a primera vista, en realidad supone una tendencia positiva: los empleados están exigiendo responsabilidades a sus lugares de trabajo. Esta transparencia permite a las organizaciones abordar los problemas con rapidez, reducir los riesgos, mejorar el cumplimiento normativo y crear un entorno de trabajo más inclusivo y productivo.

Para fomentar una verdadera cultura de libertad de expresión, lo primero es empoderar a los empleados, armonizar las políticas y optimizar los procesos para garantizar que todas las voces sean escuchadas. Profundicemos en el tema.

Alineación de sus políticas

Una cultura de comunicación abierta eficaz comienza con políticas bien elaboradas en las que los empleados puedan confiar y seguir. Sus políticas deben crear un marco seguro y claro para informar y abordar las inquietudes.

Política de represalias

Según la Encuesta Global sobre Ética Empresarial de ECI, casi el 50 % de los empleados que denuncian conductas indebidas sufren algún tipo de represalia, lo que pone de relieve la necesidad de contar con directrices claras para proteger a los denunciantes. Una política de represalias bien definida no solo protege a los empleados, sino que también anima a más personas a dar un paso al frente, lo que ayuda a la organización a abordar los problemas con rapidez. Al establecer y aplicar medidas de protección, se pueden reducir los riesgos, mejorar el cumplimiento normativo y crear una cultura de confianza e integridad.

Tu política de represalias debe:

• Proporcione una declaración clara de compromiso.
• Definir represalia
• Definición de «buena fe»: «Buena fe» se refiere a la intención honesta de un empleado de denunciar una conducta indebida o plantear inquietudes basándose en la creencia genuina de que la información proporcionada es verdadera, sin ninguna intención maliciosa.
• Enumere los canales para denunciar represalias.
• Abordar las represalias informales, por ejemplo, el rechazo social.
• Describa las consecuencias de las represalias.

• Resaltar todos los diferentes canales de denuncia disponibles.
• Explique la línea directa y sus protocolos.
• Describa el proceso de investigación.
• Esbozar las garantías para el denunciante, incluyendo la confidencialidad y la no represalia.
• Comprométase a hacer un seguimiento con el periodista.
• Comprométete a responder a tiempo.

Fortalecimiento de las investigaciones mediante la armonización estratégica de las políticas

Una política de investigación bien definida ayuda a resolver los problemas de forma rápida y justa, reforzando el compromiso de la organización con la integridad. Esta política debe describir los pasos para llevar a cabo investigaciones justas y exhaustivas, garantizando que todas las partes implicadas sean tratadas con respeto y confidencialidad. Para llevar a cabo una investigación imparcial, asegúrese de que su política describa estos pasos esenciales:

Los líderes deben fomentar activamente la comunicación abierta, dar ejemplo de comportamiento ético, abordar rápidamente las conductas indebidas y apoyar a los empleados que plantean inquietudes para garantizar que se sientan escuchados y protegidos.

La otra cara de esta ecuación es crear una cultura laboral que ofrezca apoyo. Esto implica formar a los empleados sobre las políticas para que comprendan los protocolos de denuncia, represalias e investigación. También significa educarlos sobre las conductas indebidas más comunes para que todos estén de acuerdo en lo que constituye un comportamiento poco ético e informarles sobre los requisitos legales para garantizar que conozcan las obligaciones de notificación reglamentarias.

Preparación de sus procesos

Los procesos optimizados respaldan su marco normativo y a su personal, lo que garantiza resultados eficaces. Según las conclusiones recientes del informe LRN Benchmark of Ethical Culture Report, los empleados de organizaciones con una cultura ética sólida observan menos conductas indebidas. Son 1,5 veces más propensos a denunciar las conductas indebidas que observan. Prepare sus procesos con elementos como:

• Gestión eficiente de informes: asegúrese de que todos los informes se reciban, documenten y tramiten con prontitud. De este modo, se garantiza que los problemas se aborden de forma rápida y eficaz, lo que mantiene la confianza dentro de su organización.
• Pasos para una documentación clara: Mantenga registros coherentes que cumplan con las normas legales. Una documentación adecuada no solo ayuda a realizar un seguimiento de los problemas, sino que también proporciona un registro de auditoría claro, lo cual es esencial para la transparencia y la rendición de cuentas.
• Protocolos de escalamiento definidos: Establezca protocolos claros para escalar problemas, especialmente aquellos que involucran a la alta dirección. Saber cuándo y cómo escalar garantiza que las preocupaciones graves se aborden en el nivel adecuado sin demoras innecesarias.
• Transparencia en la comunicación: Mantenga informados a los denunciantes dentro de los límites de la confidencialidad. La comunicación transparente garantiza a los empleados que sus denuncias se toman en serio y se actúa en consecuencia, lo que fomenta un flujo continuo de información y genera confianza.

El poder de la armonización de políticas

La creación de una cultura próspera en la que se fomente la libertad de expresión depende de la alineación estratégica de las políticas, un liderazgo preparado y unos procesos sólidos. Al centrarse en estos elementos, las organizaciones pueden fomentar un entorno de confianza y transparencia, lo que conduce a una rápida resolución de los problemas, a la reducción de los riesgos y a un lugar de trabajo inclusivo, productivo y que cumple con la normativa. A medida que aumentan las denuncias anónimas, esta transformación cultural se convierte no solo en una ventaja, sino en una necesidad para la cultura ética de la organización.

A medida que avanzamos hacia 2025, el aumento de las denuncias anónimas señala un cambio positivo hacia lugares de trabajo más éticos y saludables. Los gobiernos también están intensificando sus esfuerzos para mejorar la protección de los denunciantes. Para mantenerse a la vanguardia, trabaje diligentemente para fomentar una cultura de transparencia, integridad y confianza en su organización.

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