Le plan d'action pour une culture de la parole : Conduire le changement grâce à l'alignement des politiques

Pour favoriser une véritable culture de la liberté d'expression, il faut commencer par mettre en place les bonnes politiques, responsabiliser vos employés et rationaliser les processus afin de garantir que chaque voix soit entendue. Aujourd'hui plus que jamais, les employés prennent l'initiative de signaler les comportements contraires à l'éthique sur leur lieu de travail et d'exprimer leurs préoccupations. Selon le rapport 2024 State of Ethics Hotline Report de Mitratech, les signalements d'incidents ont augmenté de plus de 48 % entre 2021 et 2024. Si cette augmentation peut sembler négative à première vue, elle traduit en réalité une tendance positive : les employés demandent des comptes à leur employeur.

Elle Tsivka 12 décembre 2024 5 minutes de lecture

Conseils pour renforcer la confiance des employés et la transparence grâce à des pratiques rigoureuses d'harmonisation des politiques.

Aujourd'hui plus que jamais, les employés prennent l'initiative de signaler les comportements contraires à l'éthique sur leur lieu de travail et d'exprimer leurs préoccupations. Selon le rapport 2024 State of Ethics Hotline Report de Mitratech, les signalements d'incidents ont augmenté de plus de 48 % entre 2021 et 2024. Si cette augmentation peut sembler négative à première vue, elle traduit en réalité une tendance positive : les employés demandent des comptes à leur entreprise. Cette transparence permet aux organisations de traiter rapidement les problèmes, de réduire les risques, d'améliorer la conformité et de créer un environnement de travail plus inclusif et plus productif.

Pour favoriser une véritable culture de la prise de parole, il faut commencer par responsabiliser vos collaborateurs, harmoniser les politiques et rationaliser les processus afin de garantir que chaque voix soit entendue. Voyons cela de plus près.

Aligner vos politiques

Une culture de la franchise efficace commence par des politiques bien conçues auxquelles les employés peuvent se fier et qu'ils peuvent suivre. Vos politiques doivent créer un cadre sûr et clair pour signaler et traiter les préoccupations.

Politique de représailles

Selon l'enquête mondiale sur l'éthique des affaires menée par l'ECI, près de 50 % des employés qui signalent des fautes professionnelles font l'objet d'une forme de représailles, ce qui souligne la nécessité de disposer de lignes directrices claires pour protéger les lanceurs d'alerte. Une politique de représailles bien définie protège non seulement les employés, mais encourage également davantage de personnes à se manifester, aidant ainsi l'organisation à traiter rapidement les problèmes. En mettant en place et en appliquant des mesures de protection, vous pouvez réduire les risques, renforcer la conformité et instaurer une culture de confiance et d'intégrité.

Votre politique de représailles doit :

Fournir une déclaration d'engagement claire
Définir la notion de représailles
Définir la « bonne foi » – La « bonne foi » désigne l'intention honnête d'un employé de signaler un comportement répréhensible ou de faire part de ses préoccupations en se basant sur la conviction sincère que les informations fournies sont véridiques, sans aucune intention malveillante.
Liste des canaux pour signaler des représailles
Lutter contre les représailles informelles, par exemple l'ostracisme.
Décrire les conséquences des représailles

Politique de libre expression

culture de la prise de parole et de l'écoute

Selon des données récentes, 69 % des managers se sentent mal à l'aise pour communiquer avec leurs employés. Ce malaise peut créer des obstacles au dialogue ouvert et à la confiance. Cependant, les organisations qui ont une forte culture de la prise de parole constatent 40 % moins de cas de mauvaise conduite. En encourageant les employés à s'exprimer et en veillant à ce que les managers écoutent et répondent activement, les organisations peuvent faire tomber ces barrières. Cette approche permet de traiter les problèmes plus efficacement, de réduire les risques et de créer un lieu de travail plus inclusif et plus éthique. L'alignement de votre politique de prise de parole pourrait :

Mettre en évidence tous les différents canaux de signalement disponibles
Expliquez le fonctionnement de la ligne d'assistance téléphonique et ses protocoles.
Décrire le processus d'enquête
Définir les mesures de protection pour le lanceur d'alerte, notamment en matière de confidentialité et de non-représailles.
S'engager à assurer le suivi avec le journaliste
S'engager à répondre dans les meilleurs délais

Renforcer les enquêtes grâce à l'harmonisation stratégique des politiques

Une politique d'enquête bien définie aide à résoudre les problèmes rapidement et équitablement, renforçant ainsi l'engagement de l'organisation en faveur de l'intégrité. Cette politique doit décrire les étapes à suivre pour mener des enquêtes équitables et approfondies, en veillant à ce que toutes les parties concernées soient traitées avec respect et confidentialité. Pour mener une enquête impartiale, assurez-vous que votre politique décrit les étapes essentielles suivantes :

Superviser l'évaluation initiale

Évaluez le rapport afin de déterminer la marche à suivre appropriée.

Nommer des enquêteurs

Sélectionnez des personnes impartiales et formées pour mener l'enquête.

Recueillir des informations

Rassemblez les documents pertinents, les témoignages et toute autre information utile.

Mener des entretiens

Interroger le plaignant, l'accusé et tous les témoins.

Analyser les résultats

Examiner et analyser les preuves recueillies afin d'établir les faits.

Préparez le rapport

Consigner les résultats et les conclusions dans un rapport complet.

Préparer vos collaborateurs

Les personnes sont au cœur d'une culture d'expression ouverte. Il est donc essentiel de créer une forte cohérence entre les politiques de votre organisation et vos collaborateurs. Cela commence par le leadership, qui donne le ton pour une culture d'expression ouverte.

alignement des politiques en matière de civilité et de respect au travail

Les dirigeants doivent encourager activement une communication ouverte, adopter un comportement éthique, traiter rapidement les cas de mauvaise conduite et soutenir les employés qui font part de leurs préoccupations afin qu'ils se sentent écoutés et protégés.

L'autre aspect de cette équation consiste à instaurer une culture d'entreprise favorable. Cela implique de former les employés aux politiques en vigueur afin qu'ils comprennent les protocoles relatifs à la dénonciation, aux représailles et aux enquêtes. Cela signifie également les sensibiliser aux fautes professionnelles courantes afin que tous s'accordent sur ce qui constitue un comportement contraire à l'éthique, et les informer des exigences légales afin qu'ils soient conscients de leurs obligations en matière de signalement réglementaire.

Préparation de vos processus

Des processus rationalisés soutiennent votre cadre politique et vos collaborateurs, garantissant ainsi des résultats efficaces. Selon les conclusions récentes du rapport LRN Benchmark of Ethical Culture, les employés des organisations dotées d'une culture éthique forte observent moins souvent des comportements répréhensibles. Ils sont 1,5 fois plus susceptibles de signaler les comportements répréhensibles qu'ils observent. Préparez vos processus en intégrant des éléments tels que :

Traitement efficace des rapports : assurez-vous que tous les rapports sont reçus, documentés et traités rapidement. Cela permet de garantir que les problèmes sont traités rapidement et efficacement, ce qui préserve la confiance au sein de votre organisation.
Étapes claires pour la documentation : conservez des registres cohérents conformément aux normes légales. Une documentation adéquate facilite non seulement le suivi des problèmes, mais fournit également une piste d'audit claire, essentielle pour la transparence et la responsabilité.
Protocoles d'escalade définis : établissez des protocoles clairs pour l'escalade des problèmes, en particulier ceux impliquant la haute direction. Savoir quand et comment escalader garantit que les préoccupations graves sont traitées au niveau approprié sans retards inutiles.
Transparence dans la communication : Tenez les lanceurs d'alerte informés dans les limites de la confidentialité. Une communication transparente rassure les employés sur le fait que leurs signalements sont pris au sérieux et donnent lieu à des mesures, ce qui encourage un flux continu d'informations et renforce la confiance.

Le pouvoir de l'harmonisation des politiques

La mise en place d'une culture d'expression libre et épanouie repose sur l'alignement stratégique des politiques, un leadership préparé et des processus solides. En se concentrant sur ces éléments, les organisations peuvent favoriser un environnement de confiance et de transparence, ce qui permet de résoudre rapidement les problèmes, de réduire les risques et de créer un lieu de travail inclusif, productif et conforme. Avec l'augmentation des signalements anonymes, cette transformation culturelle devient non seulement avantageuse, mais également nécessaire pour la culture éthique de l'organisation.

À l'approche de 2025, l'augmentation des signalements anonymes marque une évolution positive vers des lieux de travail plus éthiques et plus sains. Les gouvernements redoublent également d'efforts pour renforcer la protection des lanceurs d'alerte. Pour garder une longueur d'avance, travaillez sans relâche à instaurer une culture de transparence, d'intégrité et de confiance au sein de votre organisation.

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