Die Blaupause für eine Speak-Up-Kultur: Den Wandel mit der Ausrichtung der Politik vorantreiben

Tipps zur Stärkung des Vertrauens der Mitarbeiter und der Transparenz durch solide Verfahren zur Anpassung der Richtlinien.

Mehr denn je ergreifen die Mitarbeiter die Initiative, um unethisches Verhalten am Arbeitsplatz zu melden und ihre Bedenken zu äußern. Laut dem 2024 State of Ethics Hotline Report von Mitratech sind die Meldungen von Vorfällen zwischen 2021 und 2024 um über 48 % gestiegen. Auch wenn dieser Anstieg zunächst negativ erscheinen mag, so ist er doch ein Zeichen für einen positiven Trend: Die Mitarbeiter nehmen ihren Arbeitsplatz in die Pflicht. Diese Transparenz ermöglicht es Unternehmen, Probleme schnell zu lösen, Risiken zu verringern, die Einhaltung von Vorschriften zu verbessern und ein integrativeres und produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen.

Die Förderung einer echten "speak-up"-Kultur beginnt mit der Befähigung Ihrer Mitarbeiter, der Anpassung von Richtlinien und der Rationalisierung von Prozessen, um sicherzustellen, dass jede Stimme gehört wird. Lassen Sie uns eintauchen.

Angleichung Ihrer Politiken

Eine wirksame "speak-up"-Kultur beginnt mit gut formulierten Richtlinien, denen die Mitarbeiter vertrauen und die sie befolgen können. Ihre Richtlinien sollten einen sicheren und klaren Rahmen für die Meldung und Behandlung von Bedenken schaffen.

Politik der Vergeltung

Laut der Global Business Ethics Survey der ECI sind fast 50 % der Mitarbeiter, die Fehlverhalten melden, mit Vergeltungsmaßnahmen konfrontiert, was die Notwendigkeit klarer Richtlinien zum Schutz von Hinweisgebern unterstreicht. Eine klar definierte Richtlinie für Vergeltungsmaßnahmen schützt nicht nur die Mitarbeiter, sondern ermutigt auch mehr Personen, sich zu melden, was dem Unternehmen hilft, Probleme schnell zu lösen. Durch die Festlegung und Durchsetzung von Schutzmaßnahmen können Sie Risiken verringern, die Einhaltung von Vorschriften verbessern und eine Kultur des Vertrauens und der Integrität aufbauen.

Ihre Vergeltungspolitik sollte:

• Geben Sie eine klare Verpflichtungserklärung ab
• Definition von Vergeltung
• Definition des Begriffs "guter Glaube" - "Guter Glaube" bezieht sich auf die ehrliche Absicht eines Mitarbeiters, ein Fehlverhalten zu melden oder Bedenken zu äußern, die auf der aufrichtigen Überzeugung beruhen, dass die bereitgestellten Informationen wahr sind, ohne dass eine böswillige Absicht vorliegt.
• Liste der Kanäle für die Meldung von Vergeltungsmaßnahmen
• Informelle Vergeltungsmaßnahmen ansprechen, z. B. Meidung
• Aufzeigen der Folgen von Vergeltungsmaßnahmen

• Hervorhebung der verschiedenen verfügbaren Meldekanäle
• Erklären Sie die Hotline und ihre Protokolle
• Skizzieren Sie den Untersuchungsprozess
• Schutzvorkehrungen für den Melder, einschließlich Vertraulichkeit und Unterlassung von Vergeltungsmaßnahmen
• Verpflichten Sie sich, mit dem Reporter in Kontakt zu bleiben.
• Sich zu einer rechtzeitigen Antwort verpflichten

Stärkung der Ermittlungen durch strategische Ausrichtung der Politik

Eine klar definierte Untersuchungspolitik hilft bei der raschen und fairen Lösung von Problemen und stärkt das Engagement der Organisation für Integrität. In dieser Richtlinie sollten die Schritte für die Durchführung fairer und gründlicher Untersuchungen dargelegt werden, um sicherzustellen, dass alle Beteiligten mit Respekt und Vertraulichkeit behandelt werden. Um eine unparteiische Untersuchung durchzuführen, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Richtlinie die folgenden wesentlichen Schritte enthält:

Führungskräfte sollten aktiv eine offene Kommunikation fördern, ethisches Verhalten vorleben, Fehlverhalten umgehend ansprechen und Mitarbeiter, die Bedenken äußern, unterstützen, damit sie sich gehört und geschützt fühlen.

Die andere Seite dieser Gleichung ist der Aufbau einer unterstützenden Arbeitsplatzkultur. Dazu gehört die Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf die Richtlinien, damit sie wissen, wie man sich zu Wort meldet, wie man Vergeltung übt und wie man Untersuchungen durchführt. Es bedeutet auch, sie über allgemeines Fehlverhalten aufzuklären, damit jeder weiß, was unethisches Verhalten ist, und sie über die rechtlichen Anforderungen zu informieren, um sicherzustellen, dass sie sich der gesetzlichen Meldepflichten bewusst sind.

Vorbereiten Ihrer Prozesse

Optimierte Prozesse unterstützen Ihre Richtlinien und Mitarbeiter und sorgen für effektive Ergebnisse. Jüngste Ergebnisse des LRN Benchmark of Ethical Culture Report zeigen, dass Mitarbeiter in Unternehmen mit einer starken ethischen Kultur seltener Fehlverhalten beobachten. Die Wahrscheinlichkeit, dass sie ihre Beobachtungen von Fehlverhalten melden, ist 1,5 Mal höher. Bereiten Sie Ihre Prozesse mit Elementen wie:

• Effiziente Bearbeitung von Berichten: Stellen Sie sicher, dass alle Berichte unverzüglich eingehen, dokumentiert und bearbeitet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass Probleme schnell und effektiv angegangen werden und das Vertrauen innerhalb Ihrer Organisation erhalten bleibt.
• Klare Dokumentationsschritte: Führen Sie konsistente Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Normen. Eine ordnungsgemäße Dokumentation hilft nicht nur bei der Nachverfolgung von Problemen, sondern liefert auch einen klaren Prüfpfad, der für Transparenz und Verantwortlichkeit unerlässlich ist.
• Definierte Eskalationsprotokolle: Legen Sie klare Protokolle für die Eskalation von Problemen fest, insbesondere für solche, die die oberste Führungsebene betreffen. Wenn Sie wissen, wann und wie Sie eskalieren müssen, können Sie sicherstellen, dass ernsthafte Probleme ohne unnötige Verzögerungen auf der richtigen Ebene behandelt werden.
• Transparenz in der Kommunikation: Informieren Sie die Meldenden innerhalb der Grenzen der Vertraulichkeit. Eine transparente Kommunikation gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihre Meldungen ernst genommen und bearbeitet werden, was einen kontinuierlichen Informationsfluss fördert und Vertrauen schafft.

Die Macht der Politikanpassung

Der Aufbau einer gedeihlichen "speak-up"-Kultur hängt von einer strategischen Ausrichtung der Richtlinien, einer vorbereiteten Führung und robusten Prozessen ab. Indem sie sich auf diese Elemente konzentrieren, können Organisationen ein Umfeld des Vertrauens und der Transparenz fördern, das zu einer schnellen Problemlösung, geringeren Risiken und einem integrativen, produktiven und gesetzeskonformen Arbeitsplatz führt. Da anonyme Meldungen zunehmen, ist dieser kulturelle Wandel nicht nur vorteilhaft, sondern auch notwendig für eine ethische Unternehmenskultur.

Auf dem Weg ins Jahr 2025 signalisiert die Zunahme anonymer Meldungen eine positive Entwicklung hin zu ethischeren und gesünderen Arbeitsplätzen. Auch die Regierungen verstärken ihre Bemühungen zur Verbesserung des Schutzes von Hinweisgebern. Um die Nase vorn zu haben, sollten Sie in Ihrem Unternehmen eine Kultur der Transparenz, der Integrität und des Vertrauens fördern.

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