Sea cual sea la forma en que hayas llegado a este campo, es un campo interesante. Requiere múltiples competencias, se solapa con muchas funciones corporativas (adquisición de talento, compensación, adaptaciones, relaciones laborales, TI y otras) y busca hacer el bien (identificar y eliminar las barreras que impiden la igualdad de acceso en el
lugar de trabajo).
Si eres nuevo en la gestión de programas de acción afirmativa, puede parecer abrumador. Este blog describe algunos pasos básicos para empezar a gestionar tu programa. Muchos de ellos se debatieron en la reciente conferencia de la NILG. (Se compartirán consejos actualizados en la Conferencia de 2025. ¡No se la pierda!).
La práctica de la acción afirmativa no es tarea fácil para los profesionales con experiencia. Los más veteranos pueden encontrar útil la siguiente lista de tareas. Además, dados los cambios en las prácticas de auditoría de la OFCCP y las decisiones judiciales que alteran el panorama del cumplimiento normativo ( blog anterior), centrarse en los aspectos fundamentales puede ser un alivio.
Los terapeutas dicen que cuando hay cosas que están fuera de tu control, debes centrarte en aquellas que sí puedes controlar.
Conozca sus datos
Los programas de acción afirmativa (AAPS) se basan en prácticamente todos los datos de los empleados que figuran en el sistema de adquisición de talento y en el sistema de información de recursos humanos (HRIS) que mantiene su empresa.
Ubicación del empleado, raza/etnia, cargo/función, categoría laboral EEO-1, familia laboral, antigüedad en la empresa, antigüedad en el puesto actual, detalles de contratación/traslado/ascenso/despido, departamento, salario, nivel, banda, rango, grado... Todo es importante. Conozca las políticas, los procedimientos y las prácticas de RR. HH. que se utilizan para crear y mantener estos datos detallados sobre los empleados.
¿Se utilizan correctamente su sistema HRIS y sus sistemas de seguimiento de candidatos? Determinar si los datos en los que se basan sus AAP se mantienen de forma correcta y coherente no es tarea fácil. Se requiere un amplio conocimiento sobre cómo opera su empresa, buenas relaciones con los grupos responsables de la introducción de datos y una vigilancia constante.
La eficacia de su AAP depende de la calidad de los datos en los que se basa. Por eso, comprender sus datos y revisarlos es fundamental para el éxito de su programa.
Revisa tus grupos de trabajo
La creación de grupos de empleo es un elemento fundamental de la práctica de la acción afirmativa.
Los grupos de puestos alinean los títulos que tienen «contenido, salarios y oportunidades similares». 41 C.F.R. § 60-2.12. La normativa continúa: «Este es el primer paso en la comparación que realiza el contratista entre la representación de las minorías y las mujeres en su plantilla y la disponibilidad estimada de minorías y mujeres cualificadas para ser contratadas». El análisis de los grupos de puestos de trabajo identifica si su Plan de Acción Afirmativa (AAP) informa de una representación insuficiente, es decir, si identifica menos empleados de una raza, género, discapacidad o condición de veterano específicos de lo esperado, dada la demografía de la mano de obra de la que se nutre (párrafos 2-6 de la lista detallada). Su AAP también utiliza grupos de puestos de trabajo para analizar si las contrataciones, los ascensos y los despidos perjudican a estos grupos protegidos (párrafo 18 de la lista detallada).
Es tarea de su proveedor de software o consultor determinar si sus grupos de puestos de trabajo muestran un «impacto adverso» en la plantilla o en las transacciones que perjudica a uno o varios grupos protegidos. Su tarea consiste en utilizar sus conocimientos sobre el funcionamiento de su empresa y el mantenimiento de sus datos para crear grupos de puestos de trabajo que reflejen la realidad empresarial. Mantenga los grupos de puestos dentro de las clasificaciones de puestos EEO-1; pueden ser tan simples como agrupaciones dentro de un mismo título (familias de puestos, si las tiene) y niveles de puestos. Pueden abarcar varias unidades de negocio (la progresión profesional puede significar aprovechar las habilidades comunes a un grupo de puestos para pasar a diferentes unidades dentro de la empresa). Agrupe a los empleados en grupos relativamente pequeños, preferiblemente de 30 a 50 personas, siempre que sea posible. Las agrupaciones más grandes tienden a generar el «impacto adverso» estadístico que es un indicador inicial de una deficiencia del programa. Sus agrupaciones pueden ser diferentes para los distintos establecimientos o unidades de negocio de los que informa, dado que los empleados de diferentes lugares de trabajo o segmentos de negocio pueden tener diferentes responsabilidades.
Si se diseñan adecuadamente, los grupos de puestos reflejan de manera significativa el perfil de diversidad del establecimiento laboral o la unidad de negocio de su AAP o FAAP . Si a pesar de revisar sus agrupaciones de puestos persiste el impacto adverso, debe desarrollar «programas orientados a la acción para corregir cualquier área problemática». En caso de auditoría, tendrá que documentar estos esfuerzos (Listado detallado, párrafo 7).
Como primer paso, asegúrese de comprender sus grupos de trabajo. Más de un ponente en la Conferencia NILG afirmó que muchos profesionales no los han revisado en años. Quizás usted haya heredado los suyos, quizás no los haya revisado en mucho tiempo. Si no sabe cómo están estructurados y las ramificaciones de su uso, está conduciendo a ciegas.
¡Documentar, documentar, documentar!
Como se ha señalado anteriormente, la auditoría de la OFCCP exige la documentación de las medidas adoptadas para abordar la infrarrepresentación. La OFCCP también presta especial atención a la documentación relativa a las actividades de divulgación para la contratación, las prácticas de remuneración y las prácticas de selección (especialmente si se utiliza inteligencia artificial en la selección).
- Divulgación: Mantenga registros de las actividades de reclutamiento, como ferias de empleo; colabore con el departamento de Adquisición de Talento para registrar los nombres de los eventos, las ubicaciones, las fechas, el grupo protegido al que se solicita (¿minorías? ¿mujeres?), los puestos que se van a cubrir y las personas identificadas. La OFCCP quiere saber si sus actividades son eficaces: compruebe si las personas identificadas en el evento han presentado su candidatura. (Los reclutadores pueden preguntar a los candidatos a los que se dirigen dónde se han enterado de la vacante). Tenga en cuenta que, aunque los esfuerzos no den lugar a contrataciones, la visibilidad de la empresa como empleador preferido puede considerarse «eficacia».
- Compensación: En el párrafo 22 de la lista detallada se establece que los contratistas deben documentar una revisión de su «sistema de compensación de conformidad con 41 CFR 60-2.17(b)(3)». El párrafo y el directorio 2022-01 del que se ha extraído su texto, prevén que se utilice el análisis estadístico («análisis de regresión múltiple», «análisis de regresión por descomposición», etc.) para la revisión. Tal y como se describe en el anterior, 41 CFR 60-2.17(b)(3) no exige que los contratistas realicen un análisis estadístico de las prácticas salariales. Aun así, debe hacer algo. Una opción es revisar si los nuevos empleados contratados con salarios acordes al mercado cobran más que aquellos que llevan mucho tiempo en el puesto o que han sido ascendidos al mismo. Los límites en los aumentos salariales por méritos y ascensos suelen provocar desigualdad salarial. Documentar esta revisión (y las medidas tomadas, si procede) es una forma de cumplir el requisito de documentación del 2.17(b)(3).
- Prácticas de selección: Lista detallada El párrafo 21 exige «documentación de las políticas, prácticas o sistemas utilizados para reclutar, seleccionar y contratar, incluido el uso de inteligencia artificial». La descripción de su proceso de selección no tiene por qué ser larga ni detallada. Redacte un párrafo que abarque, por ejemplo, si utiliza preguntas «eliminatorias» para determinar si un candidato cumple determinados criterios no subjetivos (por ejemplo, la edad y la nacionalidad), cómo utiliza su software de gestión del talento para preseleccionar a los candidatos y cómo trabajan los reclutadores con los responsables de contratación para tomar y documentar las decisiones de selección.
- Inteligencia artificial: Como se ha señalado anteriormente, el párrafo 21 de la lista detallada exige que se documente el uso de la inteligencia artificial (IA) en la selección de empleados. Si su empleador utiliza IA, deberá saber, entre otras cosas, en qué datos comparativos («datos de entrenamiento») se basa para determinar los resultados. Deberá saber si su proveedor puede reconstruir cómo llegó la IA a sus conclusiones (explicar los «algoritmos» utilizados y hacer un seguimiento de cómo pueden cambiar con el tiempo). Si la IA está causando un impacto adverso en la selección, deberá revisar si los criterios de selección son necesarios para el negocio y justificables según las Directrices uniformes sobre los procesos de selección de empleados. Esto supone mucho trabajo. La IA puede acelerar la revisión de un gran número de solicitudes, pero su uso conlleva gastos generales y riesgos. Su primera tarea es averiguar si su empleador utiliza la IA para evaluar la idoneidad de los candidatos antes de su contratación. Su segunda tarea es revisar la directrices sobre IA de la OFCCP.
¿Es eso todo lo que necesitas?
¿Es todo lo anterior lo que necesita para mantener un programa de acción afirmativa que cumpla con la normativa? No, pero es un buen comienzo «escalable» y le ayudará a garantizar que dispone de los datos y registros críticos que respaldan su programa.
Una cosa más. Asegúrate de conservar los registros durante un máximo de tres años; consulta aquí el resumen de los requisitos de la OFCCP.
Nota: Mitratech fue patrocinador de oro de la Conferencia Nacional NILG 2024; el autor del blog es miembro de la junta directiva de NILG. Dicho esto, nada supera el hecho de estar presente en la conferencia. Entre las dimensiones únicas de la experiencia presencial se incluyen reunirse con representantes de agencias y conocer
abogados expertos, consultores y otros profesionales del sector. Por favor, inscríbase en la Conferencia Anual de NILG 2025, que se celebrará del 22 al 25 de julio de 2025 en National Harbor, Maryland.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
