Wie auch immer Sie zu diesem Bereich gekommen sind, es ist eine interessante Aufgabe. Es erfordert vielfältige Kompetenzen, überschneidet sich mit vielen Unternehmensfunktionen (Talentakquise, Vergütung, Unterbringung, Arbeitsbeziehungen, IT und andere) und hat das Ziel, Gutes zu tun (Hindernisse für den gleichberechtigten Zugang in der Arbeitswelt zu erkennen und zu beseitigen).
Arbeitsplatz).
Wenn Sie neu in der Verwaltung von Förderprogrammen sind, kann das entmutigend wirken. In diesem Blog werden einige grundlegende Schritte für die Verwaltung Ihres Programms beschrieben. Viele davon wurden auf der jüngsten NILG-Konferenz erörtert. (Aktualisierte Tipps werden auf der Konferenz 2025! Bitte besuchen Sie sie.)
Die Praxis der Fördermaßnahmen ist auch für erfahrene Praktiker kein Spaziergang. Erfahrene Praktiker können die nachstehenden Details als nützliche To-Do-Liste betrachten. Angesichts der Änderungen in der OFCCP-Prüfungspraxis und der Gerichtsentscheidungen, die die Compliance-Landschaft verändern (Mitratech's früheren Blog), kann die Konzentration auf die Grundlagen eine Erleichterung sein.
Therapeuten sagen, dass man sich auf die Dinge konzentrieren sollte, die man kontrollieren kann, wenn man auf einige Dinge keinen Einfluss hat.
Ihre Daten kennen
Affirmative Action Programs (AAPS) stützen sich auf so ziemlich jedes Detail auf Mitarbeiterebene im Talentakquisitionssystem und HRIS, das Ihr Arbeitgeber unterhält.
Standort des Mitarbeiters, Ethnie/ethnische Zugehörigkeit, Stellenbezeichnung/Rolle, EEO-1-Stellenkategorie, Stellenfamilie, Dauer der Betriebszugehörigkeit, Dauer der aktuellen Funktion, Angaben zu Einstellung/Versetzung/Beförderung/Entlassung, Abteilung, Gehalt, Stufe, Bandbreite, Besoldungsgruppe.... Das ist alles wichtig. Kennen Sie die HR-Richtlinien, -Verfahren und -Praktiken, die zur Erstellung und Pflege dieser Details auf Mitarbeiterebene verwendet werden.
Werden Ihr HRIS-System und Ihre Bewerberverfolgungssysteme richtig eingesetzt? Es ist nicht einfach, herauszufinden, ob die Daten, auf die sich Ihre AAPs stützen, korrekt und konsistent gepflegt werden. Es erfordert viel Wissen über die Arbeitsweise Ihres Arbeitgebers, gute Beziehungen zu den für die Dateneingabe zuständigen Gruppen und ständige Wachsamkeit.
Ihr AAP ist nur so gut wie die ihm zugrunde liegenden Daten. Daher ist das Verständnis Ihrer Daten und die Überprüfung der Daten entscheidend für den Erfolg Ihres Programms.
Überprüfen Sie Ihre Jobgruppen
Die Bildung von Beschäftigungsgruppen ist ein entscheidendes Element der Praxis der positiven Maßnahmen.
Berufsgruppen fassen Titel zusammen, die "ähnliche Inhalte, Lohnsätze und Möglichkeiten" haben. 41 C.F.R. § 60-2.12. In der Verordnung heißt es weiter: "Dies ist der erste Schritt des Auftragnehmers beim Vergleich der Vertretung von Minderheiten und Frauen in seiner Belegschaft mit der geschätzten Verfügbarkeit von Minderheiten und Frauen, die für eine Beschäftigung qualifiziert sind." Bei der Analyse von Stellengruppen wird festgestellt, ob Ihr Aktionsplan für Chancengleichheit (AAP) eine Unterrepräsentation aufweist, d. h. ob er weniger Mitarbeiter einer bestimmten Ethnie, eines bestimmten Geschlechts, einer bestimmten Behinderung oder eines bestimmten Veteranenstatus ausweist, als angesichts der demografischen Gegebenheiten des Arbeitskräftepools, aus dem Sie schöpfen, zu erwarten wäre (Einzelaufstellung Absätze 2-6). Ihr AAP verwendet auch Stellengruppen, um zu analysieren, ob bei Einstellungen, Beförderungen und Kündigungen diese geschützten Gruppen benachteiligt werden (Einzelaufstellung Absatz 18).
Es ist die Aufgabe Ihres Softwareanbieters oder Beraters festzustellen, ob Ihre Stellengruppen "negative Auswirkungen" auf die Belegschaft oder auf Transaktionen haben, die eine oder mehrere geschützte Gruppen benachteiligen. Es ist Ihre Aufgabe, Ihr Wissen darüber, wie Ihr Unternehmen arbeitet und seine Daten verwaltet, zu nutzen, um Stellengruppen zu erstellen, die die geschäftlichen Realitäten widerspiegeln. Halten Sie Stellengruppen innerhalb der EEO-1-Stellenklassifizierungen; sie können so einfach sein wie Gruppierungen innerhalb von Titeln (Stellenfamilien, wenn Sie solche haben) und Stellenebenen. Sie können geschäftsbereichsübergreifend sein (Karriereentwicklung kann bedeuten, dass man die Fähigkeiten, die einer Stellengruppe gemeinsam sind, nutzt, um in verschiedene Geschäftsbereiche zu wechseln). Richten Sie Mitarbeiter in relativ kleine Gruppen, vorzugsweise 30 bis 50 Mitarbeiter, wenn möglich. Größere Gruppen neigen dazu, die statistischen "negativen Auswirkungen" zu erzeugen, die ein erster Indikator für einen Programmmangel sind. Ihre Gruppierungen können für die verschiedenen Betriebe oder Geschäftsbereiche, über die Sie berichten, unterschiedlich sein, da Mitarbeiter an verschiedenen Arbeitsorten oder in verschiedenen Geschäftsbereichen unterschiedliche Aufgaben haben können.
Richtig konzipierte Arbeitsplatzgruppen spiegeln das Diversitätsprofil des Arbeitsplatzes oder der Geschäftseinheit wider, für die Ihr AAP oder FAAP berichtet. Wenn trotz der Überprüfung Ihrer Stellengruppierungen nachteilige Auswirkungen bestehen bleiben, müssen Sie "aktionsorientierte Programme entwickeln, um alle Problembereiche zu korrigieren". Im Falle eines Audits müssen Sie diese Bemühungen dokumentieren (Einzelaufstellung Absatz 7).
Als ersten Schritt sollten Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Berufsgruppen kennen. Mehr als ein Redner auf der NILG-Konferenz sagte, dass viele Praktiker sie seit Jahren nicht mehr überprüft haben. Vielleicht haben Sie Ihre geerbt, vielleicht haben Sie sie schon lange nicht mehr überprüft. Wenn Sie nicht wissen, wie sie aufgebaut sind und welche Auswirkungen ihre Verwendung hat, fahren Sie im Blindflug.
Dokumentieren, dokumentieren, dokumentieren!
Wie bereits erwähnt, verlangt die OFCCP-Prüfung eine Dokumentation der Anstrengungen, die zur Beseitigung der Unterrepräsentation unternommen wurden. Die OFCCP ist auch besonders an der Dokumentation von Rekrutierungsmaßnahmen, Vergütungspraktiken und Auswahlpraktiken interessiert (insbesondere wenn Sie künstliche Intelligenz bei der Auswahl einsetzen).
- Erreichen: Führen Sie Aufzeichnungen über Rekrutierungsaktivitäten wie z. B. Jobmessen - arbeiten Sie mit der Talentakquise zusammen, um die Namen der Veranstaltungen, die Orte, die Daten, die geschützte Gruppe, um die geworben wird (Minderheiten? Frauen?), die zu besetzenden Positionen und die identifizierten Personen zu protokollieren. Die OFCCP möchte wissen, ob Ihre Aktivitäten effektiv sind: Überprüfen Sie, ob sich die auf der Veranstaltung identifizierten Personen beworben haben. (Personalverantwortliche können die Bewerber, die sie ansprechen, fragen, woher sie von der offenen Stelle erfahren haben). Denken Sie daran, dass die Sichtbarkeit des Unternehmens als bevorzugter Arbeitgeber als "Wirksamkeit" gewertet werden kann, auch wenn die Bemühungen nicht zu Einstellungen führen.
- Entschädigung: Einzelaufstellung Absatz 22 besagt, dass die Vertragspartner eine Überprüfung ihres "Vergütungssystems gemäß 41 CFR 60-2.17(b)(3)." Der Absatz und Verzeichnis 2022-01 aus dem die Formulierung entnommen ist, geht davon aus, dass Sie für Ihre Überprüfung eine statistische Analyse ("multiple Regressionsanalyse", "Dekompositionsregressionsanalyse" usw.) verwenden. Wie in Mitratech's früheren Blogbeschrieben, schreibt 41 CFR 60-2.17(b)(3) nicht vor, dass Auftragnehmer eine statistische Analyse der Vergütungspraxis durchführen müssen. Dennoch müssen Sie etwas tun. Eine Möglichkeit besteht darin, zu überprüfen, ob neu eingestellte Mitarbeiter, die zu marktüblichen Gehältern eingestellt werden, besser bezahlt werden als Mitarbeiter, die schon lange in ihrer Position sind oder die in die Position befördert wurden. Die Begrenzung von Gehaltserhöhungen aufgrund von Verdiensten und Beförderungen führt häufig zu einer ungerechten Bezahlung. Die Dokumentation dieser Überprüfung (und ggf. der ergriffenen Maßnahmen) ist eine Möglichkeit, die Dokumentationspflicht nach 2.17(b)(3) zu erfüllen.
- Auswahlpraktiken: Detaillierte Auflistung Absatz 21 verlangt eine "Dokumentation der Richtlinien, Praktiken oder Systeme, die für die Anwerbung, Überprüfung und Einstellung verwendet werden, einschließlich des Einsatzes von künstlicher Intelligenz." Die Auflistung Ihres Auswahlverfahrens muss nicht lang oder detailliert sein. Entwickeln Sie einen Absatz, in dem Sie z. B. erläutern, ob Sie "K.O.-Fragen" verwenden, um festzustellen, ob ein Bewerber bestimmte nicht subjektive Kriterien (z. B. Alter und Staatsangehörigkeit) erfüllt, wie Sie Ihre Talentmanagement-Software zur Überprüfung von Bewerbern einsetzen und wie Personalverantwortliche mit Personalleitern zusammenarbeiten, um Auswahlentscheidungen zu treffen und zu dokumentieren.
- Künstliche Intelligenz: Wie bereits erwähnt, müssen Sie gemäß Absatz 21 des Einzelverbindungsnachweises den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) bei der Mitarbeiterauswahl dokumentieren. Wenn Ihr Arbeitgeber KI einsetzt, müssen Sie unter anderem wissen, auf welche Vergleichsdaten ("Trainingsdaten") sie sich stützt, um die Ergebnisse zu ermitteln. Sie müssen wissen, ob Ihr Anbieter nachvollziehen kann, wie die KI zu ihren Schlussfolgerungen gekommen ist (erklären Sie die verwendeten "Algorithmen" und verfolgen Sie, wie sie sich im Laufe der Zeit ändern können). Wenn KI negative Auswirkungen auf die Auswahl hat, müssen Sie überprüfen, ob die Auswahlkriterien für das Unternehmen notwendig und gemäß den folgenden Richtlinien gerechtfertigt sind Einheitliche Richtlinien für Mitarbeiterauswahlverfahren. Dies ist eine große Herausforderung. KI kann die Überprüfung einer großen Anzahl von Bewerbungen beschleunigen, aber ihr Einsatz ist mit Aufwand und Risiko verbunden. Ihre erste Aufgabe besteht darin, herauszufinden, ob Ihr Arbeitgeber KI für die Eignungsbeurteilung von Bewerbern vor der Einstellung einsetzt. Ihre zweite Aufgabe ist die Überprüfung der OFCCP Leitfaden zu KI.
Ist das alles, was Sie brauchen?
Ist das oben Genannte alles, was Sie brauchen, um ein konformes Programm für positive Maßnahmen aufrechtzuerhalten? Nein, aber es ist ein guter Anfang und wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Sie über wichtige Daten und Aufzeichnungen verfügen, die Ihr Programm unterstützen.
Noch eine Sache. Stellen Sie sicher, dass Sie die Unterlagen bis zu drei Jahre lang aufbewahren - hier finden Sie eine Übersicht über die Anforderungen der OFCCP.
Anmerkung: Mitratech war ein Goldsponsor der Nationalen Konferenz NILG 2024; der Blogautor ist Mitglied des NILG-Vorstands. Dennoch geht nichts über die Teilnahme an der Konferenz. Einzigartige Dimensionen der persönlichen Erfahrung sind das Treffen mit Vertretern von Agenturen und das Kennenlernen von
sachkundigen Anwälten, Beratern und Ihren Kollegen aus der Praxis. Bitte anmelden für die NILG-Jahreskonferenz 2025, die vom 22. bis 25. Juli 2025 in National Harbor, Maryland, stattfindet.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
