Un informe consolidado describe la distribución racial/étnica y de género de su empresa. Es posible que sus directivos no se opongan a que se divulgue la composición racial/de género de su plantilla. No hay problema, siempre y cuando se trate de una decisión informada tomada tras consultar con un abogado.
A continuación se incluye una introducción al Informe Consolidado y a la FOIA, además del contexto para debatir si se debe objetar o no la divulgación de los datos y algunas reflexiones sobre lo difícil que puede resultar evitar la divulgación.
¿Qué es el informe consolidado EEO-1 Tipo 2 y qué es la FOIA?
La solicitud FOIA no los informes EEO-1 «Componente 2» que contienen datos salariales. En cambio, el informe consolidado proporciona detalles sobre la raza/etnia y el género de todos los empleados de una empresa, independientemente de su ubicación (las empresas con un único lugar de trabajo presentan un informe «Tipo 1 de establecimiento único»). El informe consolidado agrupa a los empleados utilizando 10 categorías de puestos de trabajo EEO-1. Entre ellas se incluyen los «funcionarios y directivos» que dirigen las operaciones de la empresa; los «profesionales», cuyos conocimientos detallados, normalmente adquiridos a través de títulos y certificaciones, les permiten realizar tareas complejas; y los «comerciales», que se encargan de cerrar los acuerdos que generan los resultados finales.
La FOIA es un medio por el cual los ciudadanos pueden obtener registros gubernamentales. Los informes consolidados en cuestión se convierten en registros gubernamentales una vez que las empresas los presentan ante la Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) de los Estados Unidos. La EEOC transmite los registros a la OFCCP, que los utiliza, entre otras cosas, para determinar qué contratistas federales deben ser auditados.
Tal y como se describe en la notificación de la FOIA, «la Orden Ejecutiva 12600 [...] estableció un proceso formal para notificar a las personas que envían información comercial confidencial a los Estados Unidos cuando dicha información es objeto de una solicitud en virtud de la FOIA». De conformidad con este requisito, la OFCCP dio a los contratistas federales la oportunidad de establecer que sus informes consolidados incluyen «secretos comerciales y otra información comercial confidencial» protegidos contra su divulgación.
¿Quién solicita sus datos?
La solicitud FOIA para obtener los datos del Informe Consolidado fue presentada por el periodista de investigación Will Evans, quien parece interesado en determinar si los datos solicitados muestran patrones de infrarrepresentación racial/de género en la industria estadounidense.
Su reciente artículo, «Obligamos al Gobierno a compartir datos sobre diversidad corporativa. En cambio, está dando una salida a las empresas», se queja de que la OFCCP está siguiendo el requisito de notificación de la FOIA descrito anteriormente.
Objetar o no objetar, esa es la cuestión.
Los cinco años de información solicitados pueden mostrar cambios a gran escala en el empleo (por ejemplo, la subcontratación de algunas operaciones de la empresa, lo que conduce a una disminución o eliminación de empleados en algunas clasificaciones laborales EEO-1). Los informes también pueden mostrar que los empleados de determinadas categorías EE0-1 parecen ser menos diversos que la media del sector del empleador, o que el perfil de diversidad de un empleador no ha mejorado en los últimos años.
En el pasado, muchas empresas han presentado objeciones a la divulgación de su información EEO-1. Las objeciones más comunes incluyen que la divulgación amenazaría la ventaja competitiva o revelaría información suficiente para que los competidores captaran talento. Sin embargo, como se muestra a continuación, estos argumentos pueden ser más difíciles de defender hoy en día que en el pasado.
Sin embargo, en los últimos 10 años, muchas empresas han publicado sus informes consolidados por su cuenta. Desde 2020, la tendencia de mayor interés en el compromiso corporativo para abordar el desequilibrio racial y de género en nuestra sociedad no ha hecho más que acelerarse. Tanto los clientes como los posibles empleados se centran ahora en el compromiso social de una empresa a la hora de decidir comprar o incorporarse a ella. Cada vez son más las empresas que publican sus informes consolidados en aras de la transparencia y la rendición de cuentas, y para mostrar su compromiso con un entorno de trabajo diverso. Las empresas también publican información sobre la composición de la empresa similar al informe EEO-1: los informes sobre medio ambiente, sociedad y gobernanza (ESG), por ejemplo, diseñados para identificar las políticas corporativas que fomentan la diversidad y los salarios justos, publican más información que el informe consolidado.
Motivos de objeción
Si su empleador tiene previsto oponerse a la divulgación de su informe consolidado, esté preparado para demostrar que mantiene la confidencialidad de los datos sobre la composición de la plantilla, que el Gobierno se comprometió a mantener la confidencialidad de la información y que la divulgación de la misma perjudicará a su empresa. Teniendo en cuenta el caso judicial al que se hace referencia en la notificación de la FOIA, Center for Investigative Reporting v. U.S. Depot of Labor, 424 F. Supp. 3d 771 (N.D. Cal. 2019), probablemente será difícil ganar con una objeción. La decisión del tribunal da mucha importancia al hecho de que la información del informe consolidado es muy generalizada. Será difícil presentar detalles que demuestren que la divulgación de información resumida causa un perjuicio específico.
No obstante, un contratista puede argumentar que, en el momento en que presentó sus informes EEO-1, el gobierno no dio ninguna indicación de que la información se haría pública. Algunos contratistas pueden argumentar que los datos no reflejan con precisión la composición demográfica consolidada de la plantilla de la empresa, lo que puede ser especialmente cierto tras fusiones y adquisiciones. Si su empresa va a presentar una objeción, consulte a un abogado para redactar su escrito.
El caso también señala que la divulgación previa de los detalles del Informe Consolidado socavará cualquier reclamo de confidencialidad. (¿Cómo se puede mantener que la información es «privada» o «secreta», es decir, que sigue siendo confidencial, si ya se ha hecho pública en el formulario EEO-1 o en un informe ESG o similar?)
Conclusión
Consulte el Portal de respuesta a notificaciones del OFCCP para ver las preguntas frecuentes (FAQ) y acceder al portal de presentación de solicitudescon el fin de presentar una objeción a la divulgación. Las objeciones por escrito a la solicitud de la FOIA deben presentarse antes del 19 de septiembre de 2022. Los contratistas que no presenten una objeción a tiempo «se considerará que no tienen ninguna objeción a la divulgación de la información».
Es importante que los directivos sean conscientes de las cuestiones planteadas por la solicitud de la FOIA, que el departamento jurídico participe en la decisión de si se presenta una objeción y cómo hacerlo, y que el departamento de Diversidad e Inclusión, si no todo el departamento de RR. HH., esté al tanto.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
