Crecimiento de un ecosistema tecnológico legal: Gilead Sciences
A la hora de construir una pila de tecnología legal para dar soporte a un ecosistema legal global, los líderes de Operaciones Legales y los CTOs/CIOs no deberían acobardarse ante el reto. Como explica Gilead Sciences, solo se necesita una visión clara, una buena planificación y las personas adecuadas.
Gilead Sciences es una empresa estadounidense de biotecnología con alcance mundial que investiga, desarrolla y comercializa medicamentos, y es miembro tanto del índice de biotecnología NASDAQ como del S&P 500. Como es de imaginar, actualizar su pila de tecnología jurídica para satisfacer las necesidades de una empresa como esa no fue tarea fácil.
En un nuevo webinar, Gary Tully, Global Head Of Legal Operations, y Greg Bennett, Manager of Legal Operations en Gilead Sciences, fueron entrevistados por el CEO de Mitratech , Jason Parkman, sobre un proyecto de este tipo. Ambos hablaron en profundidad sobre cómo la construcción de una pila tecnológica actualizada, eficiente y perfectamente integrada fue vital para el éxito de sus Operaciones Legales. La forma en que lo hicieron proporciona una gran orientación para otros líderes de operaciones jurídicas.
Establecer prioridades fue un primer paso
En Gilead Sciences, la transición a las soluciones tecnológicas jurídicas comenzó con una buena planificación. ¿Una parte temprana y fundamental de su proceso? Decidir exactamente qué herramientas deberían ser las primeras en actualizarse o añadirse a su pila de tecnología jurídica.
"Como somos responsables de bastantes cosas, no podemos ocuparnos de toda la tecnología a la vez", explica Gary Tully. "Así que nos estamos tomando nuestro tiempo y priorizando a través del equipo de liderazgo legal, haciéndonos una idea de lo que creemos que es importante para el equipo legal global, y buscando tecnologías para actualizar o cambiar por completo."
Combinar la tecnología adecuada con las personas adecuadas
Contar con el equipo adecuado para liderar una transición tecnológica legal es tan importante como el software y el hardware, señala Gary. "Nuestras prioridades son modernizar las tecnologías jurídicas en Gilead; obviamente, incorporar a las personas adecuadas a la organización es clave". Al contratar a Greg Bennett para Gilead, buscaba personas dispuestas a impulsar esa modernización.
Están de acuerdo en que se está produciendo un cambio de actitud hacia la tecnología jurídica. Jason añadió: "Antes estaba de moda llamar a los abogados rezagados en materia de tecnología, pero en realidad creo que ya no es así... Se espera que la tecnología resuelva problemas y cree eficiencias, y se espera que haya soluciones tecnológicas para cosas que antes estaban orientadas a las personas o a los procesos (manuales)".
El factor humano es fundamental para operaciones diariasTambién, incluso después de la transición a la tecnología adecuada. "Cuando me contrataron, yo era la única persona del departamento de Operaciones Jurídicas", recuerda Gary, y una de sus primeras tareas fue resolver los problemas que surgían a la hora de pagar a los abogados externos. "Al parecer, las facturas se atascaban en el proceso", dice.
Cuando anunció que iba a sustituir la tecnología actual en un esfuerzo por solucionar el problema, "hubo una ovación entre el público... que me cogió por sorpresa, porque no creía que la tecnología fuera esencialmente el problema, per se, pero no estaba donde Gilead legal necesitaba estar".
Pero eso va más allá de la tecnología. "Como ocurre con todas estas tecnologías", afirma, "hay algo más que el componente tecnológico que contribuye a su éxito. ¿Qué procesos tenemos en marcha y están optimizados? ¿Las personas que realizan estas tareas tienen las funciones y responsabilidades adecuadas para que la tarea se lleve a cabo?
Aprovechar la mejor tecnología jurídica y el proveedor adecuado
En un extenso debate sobre todo lo que está haciendo Gilead Science para aprovechar la tecnología jurídica con el fin de hacer frente a una amplia gama de retos estratégicos, una de las consideraciones que tocaron fue? Que el éxito no siempre es el resultado de un único proveedor, sino "la culminación de las sinergias entre aplicaciones, y que no son necesariamente personalizadas, sino que evolucionan con el tiempo", afirma Greg Bennett. Los departamentos jurídicos, prosigue, no entienden necesariamente esas sinergias. O el poder de interconexión que puede crearlas y que ofrecen soluciones como TAP.
Greg cuenta una anécdota sobre uno de sus primeros usos de TAP: "Teníamos un formulario (de incorporación) en papel que todos los nuevos empleados tenían que rellenar, firmar y escanear y luego enviármelo a mí, y yo tenía que aprobarlo, luego imprimirlo y escanearlo de nuevo y enviarlo a TI para un ticket. Ese fue el primer (proceso) que introdujimos en TAP, y lo pusimos en producción en dos días - así de sencillo".
¿Esa capacidad de unir y ayudar a evolucionar toda la pila de tecnología legal y el ecosistema de Operaciones Legales? Es uno de los puntos fuertes que, según Gilead Sciences, hizo que se decantara por productos de Mitratech como TAP y TeamConnect, así como por el innovador servicio de atención al cliente que los respalda.
