A la hora de crear una pila tecnológica jurídica que respalde un ecosistema jurídico global, los responsables de operaciones jurídicas y los directores técnicos y de informática no deben dejarse intimidar por el reto. Como explica Gilead Sciences, solo se necesita una visión clara, una buena planificación y las personas adecuadas.
Gilead Sciences es una empresa biotecnológica estadounidense con alcance global que investiga, desarrolla y comercializa medicamentos, y es miembro tanto del índice NASDAQ Biotechnology Index como del S&P 500. Como es de imaginar, actualizar su tecnología jurídica para satisfacer las necesidades de una empresa como esa no fue una tarea fácil.
En un nuevo seminario web,Gary Tully,directorglobalde operaciones jurídicas, yGreg Bennett,director de operaciones jurídicas de Gilead Sciences, fueron entrevistados porJason Parkman, director ejecutivo de Mitratech, sobre precisamente ese proyecto. Ambos hablaron en profundidad sobre cómo la creación de una pila tecnológica actualizada, eficiente y perfectamente integrada era fundamental para el éxito de sus operaciones jurídicas. La forma en que lo hicieron supone una gran orientación para otros responsables de operaciones jurídicas.
Establecer prioridades fue el primer paso.
En Gilead Sciences, la exploración de la transición hacia soluciones tecnológicas legales comenzó con una planificación sólida. ¿Una parte fundamental y temprana de su proceso? Decidir exactamente qué herramientas debían ser las primeras en actualizarse o añadirse a su conjunto de tecnologías legales.
«Dado que tenemos muchas responsabilidades, no podemos implementar toda la tecnología de una sola vez», explica Gary Tully. «Por eso nos estamos tomando nuestro tiempo y estableciendo prioridades a través del equipo de liderazgo jurídico, haciendo una idea de lo que consideramos importante para el equipo jurídico global y buscando tecnologías que podamos actualizar o sustituir por completo».
Combinar la tecnología adecuada con las personas adecuadas
Contar con el equipo adecuado para liderar una transición tecnológica en el ámbito jurídico es tan importante como el software y el hardware, señala Gary. «Nuestras prioridades son modernizar las tecnologías jurídicas en Gilead; obviamente, incorporar a las personas adecuadas a la organización es fundamental». Cuando contrató a Greg Bennett para Gilead, buscaba personas con la voluntad de impulsar esa modernización.
Ambos coincidieron en que se está produciendo un cambio de actitud hacia la tecnología jurídica. Como añadió Jason: «Antes estaba de moda tachar a los abogados de rezagados en materia tecnológica, pero yo creo que ya no es así... La expectativa es que la tecnología resuelva problemas y genere eficiencias, y se espera que haya soluciones tecnológicas para cosas que antes se orientaban a las personas o a los procesos (manuales)».
El factor humano es fundamental para operaciones diarias, incluso después de pasar a la tecnología adecuada. «Cuando me contrataron, era el único responsable de operaciones jurídicas del departamento», recuerda Gary, y una de sus primeras tareas fue resolver los problemas relacionados con el pago a los abogados externos. «Al parecer, las facturas se quedaban atascadas en el proceso», afirma.
Cuando anunció que iba a sustituir la tecnología actual para solucionar el problema, «se escuchó un aplauso entre el público... que me pilló por sorpresa, porque no creía que la tecnología fuera el problema en sí, pero no era lo que necesitaba el departamento jurídico de Gilead».
Sin embargo, eso iba más allá de la tecnología. «Al igual que con todas estas tecnologías», afirma, «hay más factores que la tecnología que contribuyen a su éxito. ¿Qué procesos tenemos implantados y están optimizados? ¿Las personas que realizan estas tareas tienen las funciones, responsabilidades y obligaciones adecuadas para llevar a cabo la tarea?».
Aprovechar la mejor tecnología jurídica y el proveedor adecuado
En un amplio debate sobre todo lo que Gilead Science está haciendo para aprovechar la tecnología jurídica con el fin de hacer frente a una amplia gama de retos estratégicos, ¿qué aspecto se abordó? Greg Bennett afirma que el éxito no siempre es el resultado de un único proveedor, sino «la culminación de las sinergias entre aplicaciones, que no están necesariamente personalizadas, pero que evolucionan con el tiempo». Los departamentos jurídicos, continúa, no siempre comprenden esas sinergias. Tampoco el poder de interconexiónque puede crearlas y que ofrecen soluciones como TAP.
Greg cuenta una anécdota sobre uno de los primeros usos que le dieron a TAP: «Teníamos un formulario en papel (de incorporación) que todos los nuevos empleados tenían que rellenar, firmar y escanear para luego enviármelo a mí, y yo tenía que aprobarlo, imprimirlo, volver a escanearlo y enviarlo al departamento de TI para que crearan un ticket. Ese fue el primer (proceso) que incorporamos a TAP, y lo tuvimos en producción en dos días , así de sencillo».
¿ Esa capacidad para unir y ayudar a desarrollartoda la tecnología jurídica y el ecosistema de operaciones jurídicas? Es uno de los puntos fuertes que, según Gilead Sciences, le llevó a pasarse a productos de Mitratech como TAP y TeamConnect, y al servicio de atención al cliente coinnovador que hay detrás de ellos.
