Développer un écosystème de technologie juridique : Gilead Sciences
En construisant une pile de technologies juridiques pour soutenir un écosystème juridique mondial, les responsables des opérations juridiques et les CTO/CIO ne doivent pas se laisser décourager par le défi. Comme l'explique Gilead Sciences, il suffit d'une vision claire, d'une bonne planification et des bonnes personnes.
Gilead Sciences est une société américaine de biotechnologie d'envergure mondiale qui recherche, développe et commercialise des médicaments. Elle fait partie de l'indice biotechnologique NASDAQ et de l'indice S&P 500. Comme vous pouvez l'imaginer, la mise à jour de leur pile de technologies juridiques pour répondre aux besoins d'une telle entreprise n'a pas été une mince affaire.
Dans un nouveau webinaire, Gary Tully, responsable mondial des opérations juridiques, et Greg Bennett, responsable des opérations juridiques chez Gilead Sciences, ont été interviewés par Jason Parkman, PDG de Mitratech , à propos d'un tel projet. Tous deux ont expliqué en détail comment la mise en place d'une pile technologique actualisée, efficace et parfaitement intégrée était essentielle à la réussite de leurs opérations juridiques. La façon dont ils y sont parvenus constitue un excellent guide pour les autres responsables des opérations juridiques.
La définition de priorités a été une première étape
Chez Gilead Sciences, l'exploration de la transition vers des solutions technologiques juridiques a commencé par une bonne planification. L'un des premiers éléments essentiels de ce processus ? Décider exactement quels outils devraient être les premiers à être mis à jour ou ajoutés à leur pile de technologies juridiques.
"Comme nous sommes responsables d'un grand nombre de choses, nous ne pouvons pas nous occuper de toutes les technologies en même temps", explique Gary Tully. "Nous prenons donc notre temps et établissons des priorités par l'intermédiaire de l'équipe de direction juridique, en nous faisant une idée de ce que nous pensons être important pour l'équipe juridique mondiale, et en examinant les technologies à mettre à jour ou à remplacer complètement.
Associer les bonnes technologies aux bonnes personnes
Disposer de la bonne équipe pour mener à bien la transition des technologies juridiques est aussi important que les logiciels et le matériel, souligne Gary. "Nos priorités sont de moderniser les technologies juridiques chez Gilead ; il est évident qu'il est essentiel d'intégrer les bonnes personnes dans l'organisation. Lorsqu'il a recruté Greg Bennett pour Gilead, il était à la recherche de personnes désireuses de faire avancer cette modernisation.
Ils s'accordent à dire qu'un changement d'attitude à l'égard de la technologie juridique est en cours. Jason ajoute : "Il était autrefois de bon ton de qualifier les avocats de retardataires en matière de technologie, mais je ne pense plus que ce soit le cas aujourd'hui... On s'attend à ce que la technologie résolve les problèmes et crée des gains d'efficacité, et on s'attend à ce qu'il y ait des solutions technologiques pour des choses qui étaient auparavant axées sur les personnes ou sur les processus (manuels)".
Le facteur humain est au cœur de la activités quotidiennesIl n'y a pas eu d'amélioration significative, même après le passage à la technologie appropriée. "Lorsque j'ai été embauché, j'étais le seul responsable des opérations juridiques du service", se souvient Gary, et l'une de ses premières tâches a consisté à résoudre les problèmes de paiement des avocats externes. "Apparemment, les factures restaient bloquées dans le processus", explique-t-il.
Lorsqu'il a annoncé qu'il allait remplacer la technologie alors en vigueur pour tenter de résoudre le problème, "l'assistance a applaudi... ce qui m'a surpris, car je ne pensais pas que la technologie était essentiellement le problème en soi, mais ce n'était pas là que Gilead devait se situer sur le plan juridique".
Mais cela va au-delà de la technologie. "Comme pour toutes ces technologies, il n'y a pas que la composante technologique qui contribue à leur succès. Quels sont les processus en place et sont-ils optimisés ? Les personnes qui effectuent ces tâches ont-elles les rôles et les responsabilités adéquats et sont-elles tenues de rendre compte de l'accomplissement de la tâche ?
Tirer parti de la meilleure technologie juridique - et du bon fournisseur
Au cours d'une discussion approfondie sur tout ce que Gilead Science fait pour tirer parti de la technologie juridique afin de relever un large éventail de défis stratégiques, une considération a été abordée ? Le fait que le succès n'est pas toujours le résultat d'un seul fournisseur, mais "le point culminant des synergies entre les applications, et qu'elles ne sont pas nécessairement personnalisées, mais qu'elles évoluent au fil du temps", déclare Greg Bennett. Les services juridiques, poursuit-il, ne comprennent pas nécessairement ces synergies. Ni la puissance de l'interconnexion qui peut les créer et qui est offerte par des solutions telles que TAP.
Greg raconte une anecdote sur l'une des premières utilisations de TAP : "Nous avions un formulaire papier (d'intégration) que tous les nouveaux employés devaient remplir, signer et scanner, puis me soumettre, et je devais l'approuver, puis l'imprimer, le scanner et l'envoyer au service informatique pour obtenir un ticket. C'est donc le premier (processus) que nous avons mis en place dans TAP, et nous l'avons mis en production en deux jours - c'était aussi simple que cela".
Cette capacité à unir et à faire évoluer l' ensemble de la pile technologique juridique et l'écosystème des opérations juridiques ? C'est l'une des forces qui, selon Gilead Sciences, l'a converti aux produits Mitratech tels que TAP et TeamConnect, ainsi qu'à l'assistance client co-innovante qui les sous-tend.
