Al igual que cualquier otro tipo de negocio, las agencias de seguros no son inmunes a los desastres. Una aseguradora de éxito debe estar siempre disponible para atender a sus clientes, especialmente después de un desastre o una interrupción del negocio. Las aseguradoras son de las primeras organizaciones en llegar al lugar de los hechos, redactar las reclamaciones, evaluar los daños y distribuir los cheques. El negocio depende de las acciones de la aseguradora. Por eso es fundamental que los agentes de seguros estén preparados y listos para responder cuando más se les necesita. Cuando su empresa es capaz de mantener sus operaciones durante una emergencia o un desastre, o de recuperarse rápidamente de ellos, sus clientes tienen la oportunidad de volver a la normalidad para apoyar a sus empleados, familias y comunidades en su conjunto.
El precio de la interrupción del negocio es elevado, independientemente del tamaño de la empresa.Según Gartner,el tiempo de inactividad puede costarle a una empresa hasta 5600 dólares por minuto, lo que afecta a su reputación y a sus resultados. Las consecuencias de la interrupción del negocio son aún más graves para las pequeñas empresas, ya que el 40 % de ellas nunca se recuperan de un desastre.
Un plan por escrito
Un plan de recuperación ante desastres establecido, probado y ejecutable es la única forma de garantizar que su empresa pueda cumplir la promesa hecha a los clientes.Documentar una estrategia de continuidad del negocioes esencial para cualquier empresa. Y no tiene por qué ser exhaustivo, pero debe cubrir los procesos críticos. Scott Teel, director sénior de desarrollo organizativo de Agility Recovery, empresa matriz de Preparis, señala que la energía es el aspecto más importante. «Su negocio se detiene por completo sin energía», comentó Teel ensu entrevista para la revista IN Magazine. «Incluso si tiene teléfonos móviles y puede redirigir las llamadas a ellos, no puede cargarlos sin energía».
Pruebas
Una vez identificados y documentados todos los procesos críticos, es necesario poner a prueba el plan de resiliencia empresarial. Cuanto más realista sea el escenario de prueba, mejor preparada estará su plantilla. Los expertos de Agility recomiendan quelas empresas incluyan a sus proveedores en sus planes de continuidad empresarial para crear redundancia. Hoy en día, como nunca antes, dependemos de las comunicaciones electrónicas para gestionar casi todos los aspectos de nuestros negocios.
¿Cuándo se producirá la próxima catástrofe? ¿Afectará a su empresa? Nadie lo sabe. Pero puede reducir el riesgo, tanto el suyo como el de sus clientes, aplicando los siguientes procedimientos de reducción de riesgos y las mejores prácticas para la planificación de la recuperación en el sector de los seguros.
Establecer protocolos de recuperación ante desastres.
- Reúna un equipo de recuperación ante desastres.
Involucre a sus empleados en el proceso de planificación de la respuesta ante desastres para que sepan que está preparado para cualquier crisis que pueda ocurrir y fomente una cultura de preparación. Juntos, pueden diseñar un plan para hacer frente a los retos a los que se pueda enfrentar el equipo en caso de desastre.
- Elabora un plan de comunicación para situaciones de crisis.
La comunicación con los clientes durante una crisis es especialmente importante para las compañías de seguros. Tras una situación de desastre, es probable que los agentes de seguros se vean inundados de llamadas de asegurados con preguntas sobre su cobertura o sobre cómo presentar una reclamación. Asegúrese de contar con agentes experimentados para atender estas preguntas, incluyendo un plan para aquellos que no puedan acudir a la oficina para responder a las llamadas entrantes.
- Cree un plan de recuperación ante desastres.
Una vez definidas todas las responsabilidades, redacte un plan de recuperación ante desastres paso a paso. Su plan debe especificar quién está a cargo de los diferentes procesos de recuperación, las primeras medidas que se deben considerar y cómo evaluar rápidamente las necesidades. Comience por considerar las funciones más críticas dentro de su organización y desarrolle planes y estrategias para proteger cada una de ellas de los principales riesgos que enfrenta su organización.
- Prepara una mochila de emergencia.
Una mochila de emergencia es un kit de emergencia que está listo para ser utilizado en cualquier momento. Su kit de emergencia debe contener todo lo que su organización necesita en caso de evacuación. Cuando ocurre un desastre, el tiempo es esencial.
- Pruebe, ajuste y vuelva a probar su plan de recuperación ante desastres.
Probar su plan de recuperación ante desastres no solo es una parte esencial de la planificación, sino también un paso que podría marcar la diferencia entre sucumbir ante una crisis y sobrevivir a ella. Probar o poner en práctica su plan debe ser un proceso gradual y continuo.
Recuerda:
Una prueba satisfactoria no es necesariamente aquella que se ejecuta sin problemas, sino un ejercicio que permite identificar fallos y, por lo tanto, mejorar el plan y aumentar la capacidad de atender a los clientes después de un desastre.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocio y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
