Comme tout autre type d'entreprise, les agences d'assurance ne sont pas à l'abri des catastrophes. Un assureur performant doit toujours être disponible pour servir ses clients, en particulier après une catastrophe ou une interruption d'activité. Les assureurs sont parmi les premiers à intervenir sur place pour enregistrer les déclarations de sinistre, évaluer les dommages et distribuer les chèques. Les entreprises dépendent des actions des assureurs. C'est pourquoi il est essentiel que les agents d'assurance soient préparés et prêts à intervenir lorsqu'on a le plus besoin d'eux. Lorsque votre entreprise est capable de maintenir ses activités pendant une situation d'urgence ou une catastrophe, ou de s'en remettre rapidement, vos clients ont la possibilité de retrouver une vie normale pour soutenir leurs employés, leurs familles et leurs communautés dans leur ensemble.
Le coût d'une interruption d'activité est élevé, quelle que soit la taille de l'entreprise.Selon Gartner,une interruption d'activité peut coûter jusqu'à 5 600 dollars par minute à une entreprise, ce qui affecte sa réputation et ses résultats financiers. Les conséquences d'une interruption d'activité sont encore plus graves pour les petites entreprises, 40 % d'entre elles ne se remettant jamais d'une catastrophe.
Un plan écrit
Un plan de reprise après sinistre établi, éprouvé et exécutable est le seul moyen de garantir que votre entreprise puisse tenir les promesses faites à ses clients. Il est essentiel pour toute entreprisede documenter sa stratégie de continuité des activités. Celle-ci n'a pas besoin d'être exhaustive, mais elle doit couvrir les processus critiques. Scott Teel, directeur principal du développement organisationnel chez Agility Recovery, la société mère de Preparis, souligne que l'alimentation électrique est l'aspect le plus important. « Sans électricité, votre entreprise est paralysée », a déclaré M. Teel dansson interview pour IN Magazine. « Même si vous disposez de téléphones portables et que vous pouvez y rediriger les appels, vous ne pouvez pas les recharger sans électricité. »
Test
Une fois tous les processus critiques identifiés et documentés, le plan de résilience de l'entreprise doit être testé. Plus le scénario de test est réaliste, mieux votre personnel sera préparé. Les experts d'Agility recommandentaux entreprises d'inclure leurs fournisseurs dans leurs plans de continuité des activités afin de mettre en place une redondance. Aujourd'hui plus que jamais, nous dépendons des communications électroniques pour gérer presque tous les aspects de nos activités.
Quand la prochaine catastrophe va-t-elle frapper ? Et votre entreprise sera-t-elle touchée ? Personne ne le sait. Mais vous pouvez réduire votre risque, ainsi que celui de vos clients, en mettant en œuvre les procédures de réduction des risques et les meilleures pratiques suivantes pour la planification de la reprise dans le secteur des assurances.
Établir des protocoles de reprise après sinistre
- Constituez une équipe chargée de la reprise après sinistre.
Impliquez vos employés dans le processus de planification des mesures d'urgence afin de leur faire savoir que vous êtes prêt à faire face à toute crise éventuelle et de les sensibiliser à l'importance d'une culture de la préparation. Ensemble, vous pouvez élaborer un plan pour relever les défis auxquels l'équipe pourrait être confrontée en cas de catastrophe.
- Élaborez un plan de communication de crise.
La communication avec les clients pendant une crise est particulièrement cruciale pour les compagnies d'assurance. À la suite d'une catastrophe, les agents d'assurance seront probablement submergés d'appels provenant d'assurés qui ont des questions sur leur couverture ou sur la manière de déposer une demande d'indemnisation. Assurez-vous d'avoir prévu des agents expérimentés pour répondre à ces questions, y compris un plan pour ceux qui ne peuvent pas se rendre au bureau pour répondre aux appels entrants.
- Élaborez un plan de reprise après sinistre.
Une fois toutes les responsabilités définies, rédigez un plan de reprise après sinistre étape par étape. Votre plan doit préciser qui est responsable des différents processus de reprise, les premières mesures à envisager et la manière d'évaluer rapidement les besoins. Commencez par examiner les fonctions les plus critiques au sein de votre organisation et élaborez des plans et des stratégies pour protéger chacune d'entre elles contre les principaux risques auxquels votre organisation est exposée.
- Préparez un sac « prêt à partir ».
Un sac d'urgence est un kit d'urgence prêt à être utilisé à tout moment. Votre kit d'urgence doit contenir tout ce dont votre organisation a besoin en cas d'évacuation. En cas de catastrophe, le temps est un facteur essentiel.
- Testez, affinez et retestez votre plan de reprise après sinistre.
Tester votre plan de reprise après sinistre n'est pas seulement une partie essentielle de la planification, mais aussi une étape qui peut faire la différence entre céder à une crise et y survivre. Tester ou mettre en pratique votre plan doit être un processus graduel et continu.
N'oubliez pas :
Un test réussi n'est pas nécessairement un test qui se déroule sans accroc, mais un exercice qui vous permet d'identifier les défaillances et, par conséquent, d'améliorer votre plan et d'accroître votre capacité à servir vos clients après une catastrophe.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Preparis Business Continuity Software. En octobre 2024, Mitratech a acquis Preparis, un fournisseur de premier plan de solutions de planification de la continuité des activités et d'intervention d'urgence. Le contenu a été mis à jour pour refléter les offres de produits élargies de Mitratech, les progrès de l'industrie et les développements réglementaires.
