Una de mis conferencias favoritas cada año es la Reunión Anual de la Association of Corporate Counsel (ACC), debido a la alta calidad de las sesiones y el contenido. 2018 no fue una excepción.
Como comercializador de productos de tecnología jurídica corporativa, investigo constantemente los retos y las tendencias que impulsan el cambio en el ecosistema jurídico, y escuchar a tantos líderes de departamentos jurídicos de distintos sectores en un evento concentrado me proporciona constantemente nuevas perspectivas. Dentro de la agenda de la reunión anual, algunas de mis sesiones favoritas son las presentaciones de los ACC Value Champions.
Los Campeones de Valor de la ACC son los ganadores del ACC Value Challengey representan lo mejor de lo mejor de los líderes de departamentos jurídicos, nominados por sus compañeros y la industria por sus esfuerzos para aumentar el valor de la gestión del gasto legal y el coste mediante la implementación de mejoras de procesos y programas para sus organizaciones. El intercambio de estas historias en los eventos de ACC, a su vez, impulsa toda el área de práctica de gestión jurídica hacia adelante.
Como ya he dicho: Este año no ha sido una excepción, ya que he podido asistir personalmente y escuchar historias de innovación y transformación de los servicios jurídicos de la mano del Associate General Counsel de AARP, el Head of Litigation de Eaton Corporation y el Vice President & AGC of Products and IP de Pure Storage.
¿Qué tienen en común los tres campeones? Cada uno era un ejemplo de un departamento jurídico que se convertía en socio estratégico del resto de la organización al conectar a las personas y los procesos de toda la empresa, impulsando una mayor colaboración y controlando al mismo tiempo los datos, los recursos y el gasto legal.
Al reunir a las personas, los procesos y la información de toda la organización, los ACC Value Champions son capaces de garantizar que las mejores prácticas jurídicas se integren en toda la empresa. Esto mejora los resultados jurídicos, protege los ingresos de la empresa y aumenta tanto la percepción como la asociación del departamento jurídico en sus empresas.
AARP
Doris Gilliam, Consejera General Adjunta de AARP, fue la primera campeona en valores en hacer una presentación, guiándonos a través de la mejora de su proceso único para implementar una Iniciativa de Formación y Confianza para las solicitudes de contenido. Para establecer el contexto, AARP realizó un análisis de los tipos de solicitudes de revisión de contenidos que recibía y procesaba a lo largo del tiempo, clasificándolas en tres niveles fáciles de identificar que, en general, se correlacionaban con el riesgo general y la exposición de la empresa.
El primer nivel es el de los eventos internos exclusivos de AARP, cuyos contenidos pueden ser aprobados por cualquiera, y el tercer nivel es el de los eventos externos más amplios, como concursos y sorteos, que el departamento jurídico siempre tendrá que revisar para proteger a la empresa. El segundo nivel es para contenidos relacionados con cualquier cosa que no entre en los otros dos niveles.
Para abordar estas solicitudes, personas de todos los departamentos y unidades de negocio de AARP pueden asistir a un curso de 2 horas que les ayuda a entender cómo evitar la difamación o las tergiversaciones en los contenidos. Una vez finalizado, las personas obtienen la "certificación OGC" y pueden clasificar, y en muchos casos procesar, estas solicitudes de segundo nivel que anteriormente habrían sido revisadas por el departamento jurídico de AARP.
La participación no es obligatoria, pero la certificación se ha convertido en algo que los miembros del equipo desean conseguir. Los miembros certificados del equipo participan en reuniones trimestrales para seguir mejorando y optimizando el proceso.
Los resultados de la Iniciativa Train and Trust han sido increíbles. AARP redujo las solicitudes de servicios jurídicos en un 36,7al tiempo que se conseguía un importante ahorro de tiempo. Los clientes esperaron 1.403 días laborables menos para la aprobación de contenidos en 2017. Este nivel de agilidad y asociación estratégica con las unidades de negocio de los clientes permite a toda la organización planificar y ejecutar eventos con rapidez, y es un fantástico modelo de eficiencia que permite a los miembros del equipo jurídico reasignar su tiempo a iniciativas y trabajos de mayor valor para la empresa.
Corporación Eaton
El segundo de los Campeones de Valor fue Eatonrepresentada en la sesión por su Director de Litigios, Joseph Rodgers. Eaton es un sofisticado y gran departamento jurídico con más de 120 miembros centrados en una docena de áreas de práctica. Con el fin de aumentar la alineación estratégica con el resto de la organización, Eaton reestructuró su departamento jurídico, añadiendo equipos centrados en la estrategia para impulsar iniciativas que estaban siendo adoptadas por la empresa.
Estas iniciativas incluyen el desarrollo de El mejor de su clase personas, un Lección aprendida grupo que se centraba en la mejora continua de los servicios jurídicos, un Atención al cliente equipo que busque la opinión de los socios comerciales estratégicos, y Innovación y crecimiento equipo que se ocupa de las operaciones de alto riesgo y de cuestiones en evolución como la ciberseguridad y la protección de datos y la privacidad. El último grupo es el Gastos equipo que realmente se centró en la selección de la contratación de abogados externos en todo el departamento.
Estas iniciativas incluyen el desarrollo del personal Best In Class, un grupo Lesson Learned centrado en la mejora continua de los servicios jurídicos, un equipo Client Focus que busca la opinión de los socios comerciales estratégicos, y un equipo Innovation and Growth que aborda operaciones de alto riesgo y cuestiones en evolución como la ciberseguridad y la protección de datos y la privacidad. El último grupo es el equipo Cost Out, que se centra realmente en la selección de la contratación de abogados externos en todo el departamento.
La empresa consolidó consolidó el asesoramiento externo en litigios en un 80 en los últimos cuatro años y disminuyó el tiempo del ciclo de informes de litigios en un 40 por ciento. El equipo jurídico de Eaton también redujo los costes legales en un 11% interanual, lo que representa un enorme valor para la empresa.
En Mitratech, vemos que muchos de nuestros clientes persiguen programas de contratación similares que no sólo se fijan en el coste del abogado externo, sino también en la calidad de los resultados y las interacciones entre el abogado y la empresa. Evaluaciones activas, cuadros de mando y análisis, y la repetición de los bucles de retroalimentación son partes importantes de estos programas que aportan un valor mucho más allá de lo que la facturación electrónica puede producir por sí sola. Al contar con miembros de la dirección jurídica en los equipos de enfoque estratégico, Eaton Legal ha conseguido que sus esfuerzos sean más transparentes y visibles para el resto de la organización, y se ha convertido en un activo estratégico reconocido para la empresa.
Almacenamiento puro
El último Value Champion en presentar fue Michael Moore, Vicepresidente y AGC de Productos e IP en Pure Storage. La principal innovación en este caso fue la automatización del procesamiento de contratos, aprobaciones y firmas. Para ello, Pure Storage integró y personalizó una serie de sistemas dispares, como Contract Express, Salesforce.com, DocuSign y Box. Además, desplegaron lo que habitualmente se utiliza como sistema de tickets de TI, ServiceNow, como sistema de tickets de servicios jurídicos para los usuarios empresariales que envían solicitudes de contratos.
En mi anterior vida profesional, trabajé en los departamentos de producto y marketing de una gran empresa que carecía de los sistemas y el enfoque en la asignación de recursos dentro de los servicios jurídicos. Solicitar un contrato o incluso recibir asesoramiento y consejo era una especie de agujero negro.
Normalmente, intentábamos recurrir al abogado con el que teníamos relación o que nos había ayudado en el pasado, independientemente de su especialidad y sin conocer su carga de trabajo.
Esto daba lugar a una ineficacia increíble, ya que una solicitud de contrato rebotaba entre los miembros del equipo jurídico, que inevitablemente necesitaban cada uno más información para abordarla, hasta que encontraba al miembro adecuado del equipo. Como puede imaginarse, se producían retrasos considerables en la tramitación.
Los problemas de control de versiones y las prisas por firmar y aprobar los contratos eran la norma. Todos estos problemas se sumaban a los retrasos en la ejecución de los contratos, y cuando estos contratos implicaban pedidos de ventas, el precio del retraso eran los ingresos reconocidos. Pure ha puesto en marcha un proceso en el que todos los contratos se solicitan y tramitan de forma ágil. estimado el ahorro en 3.500 horas-persona, lo que equivale aproximadamente a 700.000 en tiempo de personal de ventas, operaciones y jurídico.
Habiendo trabajado con frecuencia en la creación de casos de negocio para la tecnología legal en el pasado, creo que Pure Storage está subestimando que Pure Storage está subestimando ese valor, ya que hay un beneficio de reconocimiento de ingresos que es bastante significativo y puede empujar este valor a los millones. Mitratech tiene muchos clientes que están implantando una automatización de contratos similar utilizando TAP Workflow Automation. TAP permite a los profesionales de operaciones legales diseñar y desplegar rápidamente flujos de trabajo en torno a la solicitud de contratos.
Estos flujos de trabajo digitalizados aceptan y dirigen automáticamente las solicitudes de los usuarios empresariales a los miembros del equipo jurídico en función de cualquier criterio que el usuario estipule. A continuación, TAP puede enviar y abrir expedientes dentro del sistema de contratos y utilizar la lógica condicional tanto para la revisión como para las aprobaciones.
TAP también admite la integración de la firma electrónica desde múltiples plataformasy esto ocuparía el lugar de lo que Pure Storage ha hecho con Service Now. Independientemente del producto que se utilice, los esfuerzos de Pure Storage por hacer que las solicitudes de contratos sean sencillas, accesibles y visibles para toda la organización es otro gran ejemplo de innovación de Legal para convertirse en un socio estratégico del resto de la organización.
La llegada de Legal Rising
El tema de Mitratech en el ACC fue "Legal Rising", que refleja todo lo que estamos observando tanto entre nuestros clientes como dentro del mercado. Los departamentos legales y los equipos de Operaciones Legales tienen cada vez más voz e impacto en los resultados generales del negocio y en los resultados que las organizaciones logran.
Vemos en grupos del sector como ACC y CLOC cómo los equipos de operaciones jurídicas están redefiniendo los puntos de referencia de los estándares de procesos y esforzándose por automatizar o eliminar las tareas mundanas y repetitivas para que los abogados puedan centrarse en lo más importante. Están presionando para comprender el coste de prestar servicios que van desde un simple acuerdo de confidencialidad hasta un litigio complejo. Y a medida que lo consiguen, el departamento Jurídico se ha convertido en la estrella emergente de la empresa: un motor de excelencia e innovación centrado en la reducción de costes, la mejora del rendimiento y la defensa frente al riesgo.
Al aunar personas, procesos e información en todas sus organizaciones, estos innovadores del departamento jurídico están cambiando la percepción de los departamentos jurídicos en todo el espectro empresarial, tanto dentro de sus empresas como fuera de ellas.
Mi sensación es que todavía estamos muy en el movimiento Legal Rising. Como proveedor de tecnología para el sector legal corporativo, estoy deseando ver lo que nos deparan los próximos años en términos de avance de este movimiento. Por eso Mitratech saluda los inspirados esfuerzos y los increíbles resultados conseguidos por cada uno de los ACC Value Champions de este año.
