7 aspectos esenciales para la optimización de las operaciones jurídicas, segunda parte

Como señalamos en la primera parte de este par de entradas, la optimización de las operaciones jurídicas es ahora un mandato para los departamentos jurídicos de las empresas. Se les mide por indicadores clave de rendimiento, al igual que a otras unidades de negocio. Por lo tanto, les corresponde maximizar la eficiencia y la productividad de Legal Ops.

Hemos cubierto tres áreas esenciales en las que la optimización de las operaciones jurídicas puede aportar el máximo valor a una empresa, y hemos detallado cómo la tecnología puede formar parte de esa solución. Así que, sin más preámbulos, aquí van otras cuatro áreas vitales en las que los líderes de Operaciones Jurídicas deberían impulsar la optimización.

Construir una única fuente de verdad con acceso rápido al conocimiento histórico y a las comunicaciones de los bufetes de abogados.

Con el aumento constante de los tipos de activos de información en una organización -desde archivos legales, documentos de Word, PDF, vídeo, hojas de cálculo, correo electrónico, etc.-, el control, la gestión y la gobernanza de estos activos se ha convertido en un reto cada vez mayor.

Encontrar las soluciones adecuadas para resolver o minimizar estos retos y aprovechar al máximo las oportunidades relacionadas es un objetivo que persiguen muchas organizaciones.

Así que, en un mundo de huellas digitales en constante crecimiento, ¿por dónde puede empezar una solución de este tipo? Entender qué activos de datos se conservan plantea el primer obstáculo. Muchos canales diferentes capturan y procesan distintos tipos de información en distintos repositorios, lo que da lugar a la duplicación de datos.

Solución

Para gestionar más eficazmente el proceso de mantenimiento de toda esta información y garantizar su coherencia, la solución más sencilla consiste en conservar todos los datos en un único repositorio. Este repositorio puede actuar como un centro para los datos de una organización, creando eficiencias en el almacenamiento, minimizando la duplicación y ofreciendo una estructura más simple para mantener y hacer cumplir la seguridad en torno a los datos.

El almacenamiento centralizado de activos digitalizados reportará múltiples beneficios. ¿Uno entre muchos? Reducir la necesidad de almacenar todo ese papel. Según Iron Mountain, las organizaciones gastan el 5% de su presupuesto en archivar. Llenar un archivador de cuatro cajones cuesta 25.000 dólares en mano de obra y materiales, y otros 2.000 sólo en mantenerlo cada año.

Comprender los datos: Tras recopilar y estructurar los datos, el siguiente obstáculo es saber exactamente qué se guarda y si se guarda correctamente. La normativa dicta que los datos no deben conservarse durante demasiado tiempo, que deben eliminarse o conservarse por motivos legales, y que nunca deben eliminarse mientras sean necesarios. El repositorio único debe proporcionar mecanismos para la correcta conservación de los datos, y disponer de ellos en un repositorio estructurado simplifica el proceso de gestión.

Sin embargo, esto sólo es eficaz si se sabe qué datos se conservan. Tradicionalmente, los sistemas de gestión de documentos son muy buenos para que una organización sepa qué datos hay, pero no son tan buenos para analizar las lagunas en los datos. ¿Dispone de documentos actualizados? ¿Dispone de los datos necesarios para llevar a cabo un proceso? ¿Dispone de suficientes documentos cuando un proceso requiere varios documentos de un tipo determinado?

Aquí es donde es importante adoptar un sistema que pueda proporcionar este nivel de información en torno a los datos retenidos, permitiendo que los procesos individuales funcionen con mayor eficacia y ofreciendo una visión general de alto nivel de cumplimiento de cómo se gestionan los datos en la organización.

¿Cómo debe ser una buena solución de gestión de contenidos o una única fuente de información?

Para conseguir una única fuente de verdad, necesita una solución eficaz de gestión de contenidos. La gestión de contenidos es el proceso de recopilación, recuperación, entrega, gobierno y gestión general de cualquier tipo de información en cualquier formato. Y una gestión de contenidos eficaz para un departamento jurídico incluye:

• Almacenamiento y seguimiento centralizados de expedientes e información sobre asuntos y casos.
• Capacidad inmediata para asociar documentos a asuntos individuales o tipos de asuntos.
• Estrictas medidas de seguridad; sólo las personas asignadas a los asuntos deben tener acceso a ver, acceder o copiar determinados documentos.
• Búsqueda de texto completo para localizar y recuperar contenidos fácilmente.
• Control de versiones para que sólo vea la versión correcta en el momento adecuado.
• Compatibilidad con todos los tipos de documentos y formatos, incluidos vídeo y audio.
• Posibilidad de almacenar plantillas de formularios, cartas e informes estándar.
• Capacitación individual del usuario para encontrar y consumir contenidos fácilmente sin pensar dónde buscar.
• La posibilidad de empaquetar fácilmente varios documentos relacionados con un asunto o una factura.

Proporcionar una forma sencilla de relacionar/adjuntar documentos y correos electrónicos al asunto

La información corporativa es crucial para el funcionamiento eficaz e incluso la supervivencia de la empresa. El acceso instantáneo con fines de atención al cliente, divulgación, auditoría o cumplimiento de la normativa es vital.

El problema es que la información empresarial crítica puede estar contenida en una enorme variedad de silos, como aplicaciones empresariales, hojas de cálculo, documentos de Word, documentos escaneados, informes, fotografías, declaraciones y archivos de texto, etc. En la sección anterior nos centramos en el reto del contenido de "fuente única de verdad", pero aquí tenemos que ampliar nuestro alcance para centrarnos en cómo mantener esa fuente única de verdad en las comunicaciones.

El problema: los datos se almacenan en silos y se secuestran

Hoy en día, a menudo los datos críticos de la empresa se crean, comparten y almacenan en correos electrónicos y archivos adjuntos, o sólo se almacenan en el dispositivo del usuario final. Cuando esas comunicaciones están aisladas en los ordenadores de sobremesa u otros dispositivos digitales de abogados o empleados individuales, la información crítica puede resultar inaccesible para el equipo en su conjunto.

IDC descubrió que los profesionales que utilizan flujos de trabajo basados en papel dedican hasta un 35-50% de su tiempo a buscar información debido a la falta de un índice o repositorio de activos centralizado. La información perdida o difícil de localizar es ineficaz y costosa, tanto más cuanto que las empresas están legalmente obligadas a asegurar y proteger la información personal. No hacerlo puede acarrear sanciones reglamentarias.

¿El reto empresarial?

• Capturar, almacenar y gestionar de forma segura todo tipo de activos de información corporativa, independientemente de su origen, en un repositorio digital central seguro.
• Proporcionar capacidades de búsqueda y recuperación instantáneas junto con registros de auditoría (quién vio qué/cuándo, etc.).
• Implemente y aplique registros de auditoría y políticas de conservación para cumplir los requisitos internos, sectoriales, legales y de conformidad.

Solución

El tiempo es valioso para los profesionales del Derecho. Y la adopción por parte de los usuarios es la clave para maximizar el rendimiento de cualquier inversión en tecnología jurídica. Para garantizar que los correos electrónicos y los documentos se almacenan de forma coherente y se relacionan con los asuntos dentro de la única fuente de verdad para el departamento jurídico, debe existir una integración con los sistemas que más utilizan los abogados, normalmente Microsoft Outlook® y Microsoft Office®.

Con este tipo de integración, sus abogados podrán simplemente arrastrar y soltar elementos desde sus bandejas de entrada al asunto legal dentro de su solución de gestión legal. Esto agiliza y acelera los flujos de trabajo, al tiempo que evita la duplicación de contenidos,

Tan importante como capturar el contenido del correo electrónico y los documentos adjuntos son los metadatos que contiene. ¿De quién procede? ¿Cuándo se envió? ¿A quién se copió? y así sucesivamente. Esta información puede ser tan importante como el tema del que se habla. Para utilizarlo con eficacia, los usuarios deben poder buscar fácilmente asuntos desde Outlook para asegurarse de que los elementos se guardan desde la fuente correcta.

Cuantas más tareas administrativas puedan realizarse con los sistemas que sus abogados están acostumbrados a utilizar, mejor. La integración de MS Office puede ser tan importante como otras formas de gestión y archivo de documentos, al facilitar más que nunca a los usuarios el acceso y el control de archivos y tareas, aprovechando al mismo tiempo los conocimientos de software existentes.

Reduzca en un 20% el tiempo dedicado a generar y gestionar documentos jurídicos gracias a la integración con MS Office®.

El usuario final medio de tecnología jurídica puede perder entre 30 y 60 minutos a la semana cambiando entre aplicaciones dispares, navegando por pantallas y volviendo a introducir información. Sume todo el tiempo que dedica a ello todo su personal jurídico a lo largo de un año, y verá que está haciendo una inversión significativa en trabajo de poco valor. La integración de Office Suite reduce el tiempo perdido y aumenta la eficacia operativa del departamento.

Mejorar la previsibilidad del presupuesto/previsión de gastos jurídicos del departamento.

Muchos equipos jurídicos se ven presionados para controlar el gasto y mantener la calidad del trabajo a pesar del crecimiento de la empresa. Para ello, los equipos necesitan obtener visibilidad de todo el departamento jurídico e impulsar más trabajo de alto valor del personal de abogados.

Si su organización subcontrata algún tipo de trabajo a bufetes de abogados externos, la gestión de gastos es absolutamente imprescindible si desea controlar los costes, comprender el valor real que aporta cada bufete y tener visibilidad de las compensaciones entre costes y resultados. Por no hablar de tener poder y previsión sobre el presupuesto y el gasto legal.

Solución

¿Qué es la gestión de gastos?
En esencia, un buen producto de software de gestión de gastos proporciona un portal racionalizado y de fácil visualización que permite a los departamentos jurídicos de las empresas tener una supervisión completa de sus gastos en asesoramiento externo y otros costes jurídicos.

¿El otro elemento esencial de la gestión de gastos y proveedores? La facturación electrónica. ¿Cuánto ROI puede proporcionar la facturación electrónica? Las empresas que cuentan con una sólida solución de facturación electrónica consiguen una reducción del gasto legal del 5-10% en un periodo de tres años.

¿Cuáles son las ventajas de la gestión de gastos? Sólo algunos ejemplos:

• Reduzca y controle sus gastos jurídicos con asesoramiento externo.
• Seguimiento e informes de los presupuestos de asuntos por periodo de tiempo o fase del asunto.
• Exija automáticamente a las empresas que establezcan presupuestos, perfiles de cronometradores e información sobre tarifas antes de empezar a trabajar, y realice un seguimiento de sus acuerdos dentro de su única fuente de verdad.
• Realice un seguimiento de los devengos y los importes reales, mientras cada persona necesaria recibe notificaciones de hitos para no desviarse del objetivo.
• Mantener una pista de auditoría automática de todas las modificaciones de las facturas, incluidas las aprobaciones, revisiones, ajustes y rechazos.
• Optimice la selección de empresas y cronometradores gracias a la visibilidad y los informes que permiten realizar evaluaciones a lo largo del tiempo.

Acelerar y hacer más eficaces las aprobaciones de contratos, los acuerdos de confidencialidad y otros procesos.

Los procesos de aprobación de contratos son una notoria fuga de recursos para los equipos jurídicos de todo el mundo. Pero los procesos repetitivos de operaciones jurídicas de todo tipo son los verdaderos culpables.

Por ejemplo, si un empleado al que pagas 50 dólares/hora tarda media hora en escribir cada una de las cinco notificaciones por día de trabajo, recordando a otros que revisen un contacto, suma 6.000 dólares al año que estás pagando a un solo trabajador por un trabajo repetitivo. Y es posible que haya más de una persona haciéndolo, ¿verdad?

Tareas habituales como la tramitación de los acuerdos de confidencialidad son un ejemplo en el que los propios abogados se ven obligados a revisar y aprobar documentos que pueden digitalizarse fácilmente como parte de un flujo de trabajo automatizado de envío y aprobación, liberando a los abogados para que realicen un trabajo más rentable.

La gestión de documentos es otra tarea manual repetitiva que cuesta a los equipos jurídicos importantes cantidades de tiempo y dinero. IDC afirma que los trabajadores pierden el 21% de su tiempo buscando documentos perdidos o gestionando otros problemas relacionados con la documentación.

Solución

Afortunadamente, los equipos jurídicos tienen ahora acceso a soluciones de automatización de flujos de trabajo basadas en la nube que pueden transformar digitalmente muchas tareas manuales o en papel. Los flujos de trabajo automatizados de autoservicio (como para un acuerdo de confidencialidad) pueden ser hasta 7 veces más rápidos y 15 veces más eficientes que un proceso manual, con un cumplimiento del 100 % y un retorno de la inversión de hasta el 400 %.

Algunas de las áreas de operaciones jurídicas que se pueden abordar con la automatización del flujo de trabajo son:

• Los usuarios pueden acceder en cualquier momento y lugar a los acuerdos de confidencialidad estandarizados y autodirigidos (u otros formularios, como las solicitudes de servicio), que se envían automáticamente, lo que reduce la costosa revisión interna por parte del personal jurídico.
• Los procesos más complejos, como el desarrollo de contratos y los ciclos de vida, pueden automatizarse y personalizarse para obtener el máximo rendimiento.
• Ahora las empresas pueden gestionar procesos a escala, incluso a través de redes globales.
• La automatización elimina errores y retrasos, para que la experiencia del usuario sea más rápida y fiable.
• Se pueden diseñar flujos de trabajo incluso fuera del departamento jurídico para integrar las mejores prácticas jurídicas y de cumplimiento en otros departamentos.
• Se puede hacer una copia de seguridad automática de cada flujo de trabajo en un archivo seguro en la nube, al que se puede acceder fácilmente con fines de auditoría, gobernanza y cumplimiento.
• La integración de la firma electrónica normaliza las aprobaciones seguras.

¿Cuál es el ROI que ofrece la automatización del flujo de trabajo jurídico?

• Integración de la firma electrónica: Un equipo jurídico típico de una empresa mediana ahorra 70.000 dólares a la semana al agilizar sus procesos de aprobación mediante funciones de firma electrónica, lo que supone un ahorro de 3,6 millones de dólares al año.
• Ahorro de materiales: Los costes de utilización del papel pueden ser entre 13 y 31 veces superiores al precio de compra del papel en primer lugar, y sin embargo un solo oficinista medio estadounidense utiliza 10.000 hojas al año.
• Seguridad y archivo: Como es fácil (y económico) hacer copias de seguridad de los documentos en servidores seguros basados en la nube, el seguimiento del cumplimiento y la recuperación en caso de desastre son mucho más sencillos que si utilizas el archivado físico.
• Menor dependencia de TI: las mejores soluciones de automatización de flujos de trabajo jurídicos son productos SaaS que ofrecen facilidad de adopción e integración plug-and-play con los sistemas existentes. Esto reduce enormemente la necesidad y los costes de la participación de TI y elimina el gasto de hardware dedicado en las instalaciones.
• Optimización del talento: Un estudio descubrió que preparando manualmente solo tres documentos a la semana, un abogado senior podría perder 1.350 dólares al mes en tiempo facturable frente al uso de la automatización.
• Moral y retención: Sustituir la monotonía por la eficiencia ayuda a las personas a centrarse en tareas más importantes y a sentirse más realizadas en su trabajo. Este es uno de los motivos por los que, según un estudio de Adobe, el 81 % de los oficinistas estadounidenses consideran que la tecnología actualizada es un factor clave para mantenerse contentos en el trabajo.