¿Qué es la automatización de documentos jurídicos y por qué es la nueva norma empresarial?
¿Qué es exactamente la automatización de documentos jurídicos y cómo puede ayudar a los equipos jurídicos que buscan más eficacia?
La redacción de documentos ha descendido aún más en la lista de prioridades debido a las crecientes demandas y a la escasez de recursos. Según el análisis de LegalTech Hub, la automatización de documentos jurídicos "ha empezado a pasar de ser una forma innovadora de redactar documentos por parte de unos pocos despachos de abogados y equipos internos a convertirse en la forma habitual en que los abogados preparan el primer borrador de un documento."
Mientras tanto, el informe 2024 General Counsel descubrió que los líderes de los departamentos legales buscan cada vez más herramientas de automatización (como la automatización de documentos) para respaldar sus necesidades. El 75 % de los encuestados afirma estar considerando la automatización y la tecnología avanzada para gestionar su capacidad de carga de trabajo y aumentar la retención.
Pero, ¿qué es exactamente la automatización de documentos y cómo sirve a los equipos jurídicos que buscan una mayor eficiencia, especialmente en una época en la que se les pide que hagan más con menos? Entremos en materia.
Volver al principio: ¿Qué es la automatización de documentos jurídicos?
La automatización de documentos es un método para producir documentos de forma rápida, precisa y a escala. Cuando los equipos aprovechan la automatización de documentos, significa que el usuario clave responderá a una "entrevista", o a una serie de preguntas de admisión. Dependiendo de cómo se tecleen estas respuestas, el sistema de automatización de documentos preparará un documento o un conjunto de documentos jurídicos basándose en las respuestas.
Para preparar un documento, el sistema tiene en cuenta dos características clave de automatización:
- Variables automatizadas: Las variables automatizadas son marcadores de posición dentro de una plantilla de documento que se rellenan dinámicamente en función de las respuestas del usuario durante el proceso de admisión. Estas variables pueden incluir detalles como nombres, fechas, importes contractuales u otros datos específicos que varían de un documento a otro.
- Cláusulas automatizadas: Las cláusulas automatizadas son bloques de texto predefinidos que pueden insertarse o ajustarse en un documento en función de las respuestas del usuario o de condiciones específicas. Estas cláusulas suelen representar términos legales, condiciones o lenguaje contractual que pueden variar en función de factores como la jurisdicción, el tipo de transacción o las preferencias del cliente.
Rellenando un formulario de entrevista, los abogados, equipos o usuarios finales pueden producir documentos jurídicos de alta calidad simplemente respondiendo a preguntas en el front-end que dirigen la lógica del back-end.
¿Cuál es un ejemplo de automatización de documentos jurídicos en acción?
La automatización de documentos ayuda a los equipos a agilizar la recepción y optimizar el montaje de documentos para que los contratos se completen automáticamente con la información y las cláusulas adecuadas, en todo momento.
Muchos documentos pueden automatizarse, y los documentos de gran volumen o los que entrañan complejidad suelen ser buenos casos de uso con un alto retorno de la inversión. Un ejemplo de documento listo para la automatización de contratos sería la preparación de un contrato de arrendamiento comercial. Tradicionalmente, esto implicaría redactar cada documento por separado, y cada documento adicional aumentaría la cantidad total de tiempo necesario y las oportunidades de cometer errores en todos los documentos.
Sin embargo, con la automatización de documentos, el abogado puede dedicar menos tiempo a la redacción y estar aún más seguro de que los documentos son coherentes y precisos. En lugar de redactar manualmente, el abogado empezaría por rellenar un cuestionario dinámico. Este cuestionario hace preguntas relevantes para los arrendamientos comerciales, pero dependiendo del tipo de documentos que se necesiten, el cuestionario podría hacer cualquier pregunta. Dependiendo de cómo se responda a una pregunta, se determinará qué otras preguntas ve el abogado: por ejemplo, una vez que identifique que está interesado en arrendar una propiedad en un distrito determinado, aparecerán preguntas específicas de ese distrito, y se ocultarán las preguntas relevantes para otros distritos.
A medida que el abogado responde a estas preguntas, el sistema de automatización de documentos utiliza variables y cláusulas automatizadas para personalizar el contrato de arrendamiento, adaptando el documento para que incluya el lenguaje específico de la propiedad de la oficina y las condiciones del arrendamiento, así como las cláusulas adecuadas.
Pero la automatización no se detiene ahí. El sistema también extrae datos relevantes de las integraciones disponibles para la solución de automatización de documentos, como el CRM del cliente y la base de datos de gestión de propiedades, y utiliza estas bases de datos para rellenar información como la dirección de la propiedad, la información del propietario y las condiciones de arrendamiento anteriores, garantizando que todos los detalles sean precisos y estén actualizados.
A partir de este único cuestionario, el sistema genera no sólo el contrato de arrendamiento comercial, sino también el contrato de mejora del inquilino, el contrato de garantía y el contrato de depósito de seguridad, todos ellos personalizados para reflejar los datos específicos facilitados durante el proceso de entrevista.
Según LegalTech Hub, el ahorro de tiempo puede ser significativo:
¿Cuáles son algunas de las ventajas de la automatización de documentos jurídicos?
Los equipos jurídicos recurren a la automatización de documentos jurídicos por diferentes motivos: desde la reducción del tiempo de redacción hasta la optimización de la experiencia del cliente. Estas son algunas de las principales ventajas para tu equipo:
- Mayor eficacia: La automatización de documentos jurídicos reduce significativamente el tiempo necesario para redactar documentos. Las plantillas estándar y los flujos de trabajo automatizados agilizan el proceso de admisión y preparan automáticamente los documentos de forma condicional en función de cómo se hayan respondido las preguntas, lo que deja más tiempo a su equipo para centrarse en el trabajo de mayor nivel.
- Mayor coherencia y precisión: La automatización minimiza el riesgo de error humano al automatizar la introducción de datos y eliminar los puntos de contacto innecesarios. Una vez introducidos los datos durante la fase de entrevista, el sistema de automatización de documentos rellenará automáticamente todos los datos (y cláusulas) relevantes en los documentos. Al integrarse con otras bases de datos internas, un sistema de automatización de documentos también extraerá datos a través de plataformas y en el documento redactado, lo que, de nuevo, limita las oportunidades de error a la vez que quita trabajo a su abogado.
- Reducción de los costes operativos: Es muy sencillo: al reducir el tiempo dedicado a la creación y revisión manual de documentos, los equipos jurídicos disminuyen los costes operativos. Y al mejorar la precisión y la coherencia de los documentos, los equipos son menos propensos a cometer errores costosos. A medida que su equipo perfeccione y mejore las plantillas de documentos con el tiempo, este ahorro de costes puede aumentar: su equipo puede descubrir que ciertas preguntas podrían eliminarse, o que otras preguntas merecen cambios técnicos.
- Experiencia del cliente mejorada: La automatización de documentos no sólo es beneficiosa para su equipo, sino que también mejora la experiencia de sus clientes. Con la automatización de documentos, los equipos pueden crear formularios automatizados de cara al cliente para ofrecer una experiencia más ágil y fácil de usar.
La automatización de los documentos jurídicos no va a ninguna parte: se está convirtiendo en la norma empresarial y está cambiando la forma de trabajar de los equipos jurídicos. Mediante la automatización de la creación de documentos, los equipos pueden garantizar la coherencia, la precisión y la eficiencia en todo su trabajo, ofreciendo nuevas formas para que su equipo ahorre tiempo y eleve su trabajo documental. Al adoptar estas herramientas, no sólo se mantendrá al día con las tendencias del sector, sino que también posicionará a su equipo para el éxito a largo plazo.
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