En el mundo de las operaciones jurídicas, cuando se menciona el término "retención legal", suele provocar un alto nivel de estrés y ansiedad en quienes tienen que ejecutarla. ¿Por qué?
En primer lugar, es una tarea muy compleja. Ejecutar una retención legal significa que usted está obligado a preservar todos y cada uno de los registros, datos y documentos potencialmente relevantes relacionados con un litigio, una auditoría o una investigación inminente.
Dependiendo del caso, podría tratarse de miles de documentos (o más, incluso millones) y cientos o incluso miles de personas. No importa que los datos o las personas estén dispersos por todo el mundo: hay que demostrar al tribunal que se han hecho todos los esfuerzos "razonables" para garantizar que se ha contactado con todas las personas potencialmente implicadas, y que han comprendido y dado fe de que no debe eliminarse ninguno de sus datos potencialmente relevantes.
Comprenderá que esta tarea puede complicarse muy rápidamente, sobre todo cuando se forma parte de una empresa grande, incluso mundial, con múltiples asideros jurídicos que negociar en un momento dado.
A esto hay que añadir un toque de alta presión, porque hay mucho en juego en la ejecución competente de una retención legal. Si no se ejecuta a satisfacción del tribunal, los resultados pueden ser desastrosos para la empresa, incluyendo multas, sanciones e incluso la pérdida del caso (en los casos en que se borren datos relevantes). Para ilustrar la magnitud de estas consecuencias, véase el ejemplo de Volkswagen a la derecha.
Los enfoques tradicionales o manuales para ejecutar una retención legal competente y defendible son propensos al error humano, la inexactitud y el retraso. Por no hablar de los costes exorbitantes que pueden acumularse a toda prisa.
Una gran factura por incumplimiento:
Volkswagen se declaró culpable en 2017 de los cargos por haber intentado engañar a los reguladores de emisiones de Estados Unidos, lo que se tradujo en 4.300 millones de dólares en multas. ¿Uno de los tres cargos? Obstrucción a la justicia, debido a una retención legal mal gestionada por el abogado interno.
El momento adecuado para el software de retención legal adecuado
Este problema de mercado me demostró que existía una clara necesidad de una solución de software de retención legal que hiciera que el proceso integral de ejecución de una retención legal fuera sencillo, intuitivo, exhaustivo y defendible. El mercado necesitaba un producto que redujera la complejidad, los riesgos y los costes asociados a las retenciones legales.
Esa fue la misión que empecé a finales de 2016, y ha sido un viaje increíble por el camino, hasta llegar a el lanzamiento del nuevo producto LegalHold de Mitratech. El sueño de todo jefe de producto es crear y desarrollar un producto desde cero, y yo tuve el privilegio de tener esa oportunidad con LegalHold.
Para que el sueño fuera aún mejor, mi equipo y yo no creamos este producto en el vacío. Trabajamos directa y personalmente con más de 40 de nuestros clientes de Operaciones Jurídicas, cada uno de ellos con un sincero deseo de colaborar y co-innovar con nosotros. ¿Nuestro objetivo? Crear una solución de software de retención legal que fuera realmente especial y diferenciada en el mercado, una solución creada en colaboración con aquellos que estaban realmente en las trincheras y tenían experiencia real y conocimiento de todos los matices del proceso de retención legal.
Este tipo de información y comentarios valen su peso en oro y, francamente, creo que es la salsa secreta que diferencia a LegalHold de cualquier otro producto de retención legal del mercado actual.
Teníamos grupos de trabajo cada tres semanas. Durante más de dos años trabajamos así y colaboramos en todo: guiones gráficos, pantallas, botones, flujo, funcionalidad, UX y UI. No puedo expresar el profundo impacto que tuvo en este producto trabajar en estrecha colaboración con nuestros clientes, y el hecho de que trabajáramos juntos desde el primer día fue realmente asombroso. Todo el mundo se implicó al máximo para hacer de éste el mejor producto de retención legal del mercado, sin excepción.
Una oferta basada en SaaS totalmente moderna
Nuestro duro trabajo colectivo y nuestra colaboración culminaron en el lanzamiento de nuestro nuevo producto LegalHold, que creo con orgullo y confianza que es el producto de retención legal más intuitivo, completo y con más funciones del mercado. Es una oferta totalmente moderna basada en SaaS, lo que significa que los usuarios se ahorran todos los quebraderos de cabeza de configuración y actualización asociados a las soluciones no alojadas, y todo el mundo obtiene las últimas y mejores características y funcionalidades sin demora.
LegalHold también se integra perfectamente con nuestras soluciones TeamConnect y eCounsel ELM, lo que significa que puede acceder y realizar un seguimiento de todo el proceso de gestión de la retención legal desde su consola de gestión de asuntos sin tener que iniciar sesión en una aplicación independiente. Si dispone de otra solución de gestión de asuntos, también disponemos de API abiertas que puede utilizar para integrarse en esos sistemas.
¿Hablando de integración? LegalHold también se integra con su sistema de recursos humanos o Active Directory para garantizar que las personas adecuadas reciben las notificaciones correctas en el momento adecuado, siempre.
Creo que podría extenderme eternamente explicándole todas las características y funcionalidades de LegalHold, y por qué es la solución perfecta para ejecutar retenciones legales impecables, pero no lo haré en este post. Sin embargo, le sugiero que consulte nuestra nota de prensa o la página del producto página del producto o folleto del producto - o mejor aún, ¿por qué no ver una demostración en directo del producto en acción?
Más información sobre LegalHold
La solución SaaS para la gestión integral del proceso de retención legal.
