Der Weg eines Produktmanagers zur Lösung des Legal Hold Problems
Wenn man in der Welt der Rechtsabteilung den Begriff "Legal Hold" erwähnt, löst er bei denjenigen, die ihn tatsächlich ausführen müssen, ein hohes Maß an Stress und Angst aus. Und warum?
Zuallererst ist es ein sehr komplexes Unterfangen. Die Durchführung eines Legal Hold bedeutet, dass Sie verpflichtet sind, alle potenziell relevanten Aufzeichnungen, Daten und Dokumente im Zusammenhang mit einem Rechtsstreit, einer Prüfung oder einer bevorstehenden Untersuchung aufzubewahren.
Je nach Fall kann es sich dabei um Tausende von Dokumenten (oder mehr - sogar Millionen) und Hunderte oder sogar Tausende von Personen handeln. Es spielt keine Rolle, dass die Daten oder Personen über die ganze Welt verstreut sein könnten; Sie müssen dem Gericht nachweisen, dass alle "angemessenen" Anstrengungen unternommen wurden, um sicherzustellen, dass jeder, der potenziell betroffen sein könnte, kontaktiert wurde, und dass er verstanden und bestätigt hat, dass keine seiner potenziell relevanten Daten gelöscht werden sollen.
Sie können sich vorstellen, dass dieses Unterfangen sehr schnell sehr kompliziert werden kann, vor allem, wenn Sie zu einem großen, ja sogar globalen Unternehmen gehören, das mit mehreren Rechtsansprüchen gleichzeitig zu kämpfen hat.
Hinzu kommt ein Hauch von Hochdruck, denn von der kompetenten Ausführung einer gerichtlichen Verfügung hängt eine Menge ab. Wenn sie nicht zur Zufriedenheit des Gerichts ausgeführt wird, kann dies für das Unternehmen katastrophale Folgen haben, einschließlich Geldstrafen, Sanktionen und sogar den Verlust des Verfahrens (in Fällen, in denen relevante Daten gelöscht wurden). Wie schwerwiegend diese Folgen sein können, zeigt das Beispiel von Volkswagen (siehe rechts).
Herkömmliche oder manuelle Verfahren zur Durchführung eines kompetenten und vertretbaren Rechtsbehelfs sind anfällig für menschliche Fehler, Ungenauigkeiten und Verzögerungen. Ganz zu schweigen von den exorbitanten Kosten, die sich in kürzester Zeit auftürmen können.
Eine hohe Rechnung für die Nichteinhaltung von Vorschriften:
Volkswagen bekannte sich 2017 schuldig, versucht zu haben, die US-Abgasbehörden zu täuschen, was zu einer Strafe von 4,3 Milliarden Dollar führte. Einer der drei Anklagepunkte? Behinderung der Justiz aufgrund eines juristischen Verfahrens, das von den internen Anwälten verpfuscht wurde.
Die richtige Zeit für die richtige Legal Hold Software
Dieses Marktproblem zeigte mir, dass es einen eindeutigen Marktbedarf für eine Softwarelösung für die Rechtsbehelfsbelehrung gab, die den gesamten Prozess der Durchführung einer Rechtsbehelfsbelehrung einfach, intuitiv, umfassend und vertretbar macht. Der Markt brauchte ein Produkt, das die Komplexität, die Risiken und die Kosten im Zusammenhang mit der vorläufigen Kontenführung reduziert.
Das war die Mission, die ich Ende 2016 begonnen habe, und es war eine wunderbare Reise, die mich zu diesem Ziel geführt hat. die Einführung des neuen Produkts LegalHold von Mitratech. Es ist der Traum eines jeden Produktmanagers, ein Produkt von Grund auf aufzubauen und zu entwickeln, und ich hatte das Privileg, diese Gelegenheit bei LegalHold zu bekommen.
Was den Traum noch besser machte, war die Tatsache, dass mein Team und ich dieses Produkt nicht in einem Vakuum entwickelt haben. Wir haben direkt und persönlich mit über 40 unserer Kunden aus dem Bereich Legal Operations zusammengearbeitet, die alle den aufrichtigen Wunsch hatten, mit uns zusammenzuarbeiten und gemeinsam zu innovieren. Unser Ziel? Wir wollten eine Softwarelösung für die Rechtsabteilung entwickeln, die wirklich etwas Besonderes ist und sich auf dem Markt abhebt - eine Lösung, die in Zusammenarbeit mit denjenigen entwickelt wurde, die tatsächlich in der Praxis tätig sind und über reale Erfahrungen und ein Verständnis für alle Nuancen des Rechtsberatungsprozesses verfügen.
Diese Art von Einsicht und Feedback war Gold wert, und ehrlich gesagt glaube ich, dass es die geheime Sauce ist, die LegalHold von allen anderen Legal-Hold-Produkten auf dem heutigen Markt unterscheidet.
Wir hatten alle drei Wochen gemeinsame Arbeitsgruppen. Über zwei Jahre lang haben wir auf diese Weise gearbeitet und an allem mitgearbeitet - an Storyboards, Bildschirmen, Schaltflächen, Abläufen, Funktionen, UX und UI. Ich kann Ihnen gar nicht sagen, welch großen Einfluss die enge Partnerschaft mit unseren Kunden auf dieses Produkt hatte, und die Tatsache, dass wir vom ersten Tag an zusammengearbeitet haben, war wirklich erstaunlich. Jeder hat sich voll und ganz dafür eingesetzt, dass dieses Produkt das beste auf dem Markt ist - ohne Ausnahme.
Ein völlig modernes SaaS-basiertes Angebot
Unsere gemeinsame harte Arbeit und Zusammenarbeit gipfelte in der Einführung unseres neuen LegalHold-Produkts, von dem ich mit Stolz und Zuversicht glaube, dass es das intuitivste, umfassendste und funktionsreichste Legal Hold-Produkt auf dem Markt ist. Es handelt sich um ein völlig modernes SaaS-basiertes Angebot, das bedeutet, dass die Benutzer alle mit nicht gehosteten Lösungen verbundenen Einrichtungs- und Upgrade-Kopfschmerzen umgehen können und dass jeder ohne Verzögerung die neuesten und besten Funktionen erhält.
LegalHold lässt sich auch nahtlos in unsere TeamConnect- und eCounsel ELM-Lösungen integrieren, d. h. Sie können auf Ihren gesamten Prozess der Verwaltung von Rechtsbehelfen von Ihrer Sachbearbeitungskonsole aus zugreifen und ihn verfolgen, ohne sich in eine separate Anwendung einloggen zu müssen. Wenn Sie eine andere Lösung für die Verwaltung von Rechtsangelegenheiten haben, stehen Ihnen auch offene APIs für die Integration in diese Systeme zur Verfügung.
Apropos Integration? LegalHold lässt sich auch in Ihr HR-System oder Active Directory integrieren, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Benachrichtigungen zur richtigen Zeit erhalten - und zwar immer.
Ich könnte Ihnen ewig über alle Funktionen von LegalHold erzählen und darüber, warum es die perfekte Lösung für die Durchführung einwandfreier Legal Holds ist, aber das werde ich in diesem Beitrag nicht tun. Ich schlage jedoch vor, dass Sie sich unsere Pressemitteilung ansehen, oder die Produktseite oder Produktbroschüre - oder noch besser, warum nicht eine Live-Demo des Produkts in Aktion sehen?
Erfahren Sie mehr über LegalHold
Die SaaS-Lösung für das End-to-End-Management von juristischen Übergabeprozessen.
