La gestión de riesgos de proveedores (VRM) es un proceso que se ocupa de la gestión continua y la garantía de que los proveedores externos no causen ningún impacto negativo ni interrupciones en el rendimiento o el flujo de trabajo de su empresa.
El VRM está diseñado para ayudar a gestionar y supervisar los posibles riesgos relacionados con los proveedores, pero debe ser metódico y organizado para que sea eficaz.
La gestión de riesgos de proveedores permite diseñar nuevos procesos empresariales con medidas adecuadas de control y contención de riesgos integradas. Debe ser una forma de que todos puedan evitar por completo los riesgos empresariales perjudiciales y crear controles sólidos de gestión del cumplimiento normativo. La gestión de riesgos de terceros está en constante evolución, por lo que las políticas y los procedimientos deben cambiar continuamente para adaptarse al aumento de la complejidad de los riesgos.
Hacer preguntas clave sobre sus relaciones actuales con terceros y su marco de gestión de riesgos de terceros le ayudará a revelar información y posibles lagunas en el cumplimiento de los riesgos. Esto puede ayudarle a anticiparse a los cambios que pueden producirse en el futuro y le garantiza que está utilizando una solución de software de gestión de riesgos de proveedores que satisface todas sus necesidades de supervisión de riesgos de terceros. Contar con un marco sólido de gestión de riesgos de proveedores, respaldado por la solución de software adecuada, le permite realizar la debida diligencia y puntuar a los proveedores en función de múltiples variables clave para determinar su distribución general de riesgos.
¿Por qué es tan importante un marco de gestión de riesgos de proveedores?
Cada vez más organizaciones están subcontratando tareas confidenciales a terceros, lo que las expone a riesgos potenciales que antes no tenían.
Cuando un software de gestión de riesgos de proveedores funciona eficazmente, puede reducir las interrupciones en la actividad empresarial y disminuir la exposición a los riesgos en general.
Más allá de la protección de la organización, VRM también:
- Exige responsabilidades a los proveedores externos.
- Reduce los costes al localizar proveedores innecesarios.
- Ayuda con el cumplimiento normativo.
- Ayuda a comprender quién tiene acceso a los datos y cómo funciona.
- Realiza los controles de seguridad necesarios.
- Mantiene registros
Desarrollar un proceso, una política y procedimientos.
Siempre es mejor enumerar primero los pasos del proceso. Tener un esquema de al menos cinco de los pasos clave de su proceso de gestión de proveedores pondrá de relieve su proceso actual y puede revelar áreas en las que se necesitan más pasos o en las que es necesario ajustar el proceso. Una vez que tenga la serie de pasos que sigue en su proceso actual de gestión de proveedores, podrá añadir elementos adicionales a los pasos y crear su política.
La política se convertirá en un documento procedimental que explique cada paso de forma clara y detallada. Podrá utilizarse como un proceso formal que todos los futuros usuarios de la gestión de proveedores deberán seguir como norma estándar de la empresa.
Crear un proceso de selección de proveedores bien definido.
Contar con un proceso de selección o evaluación de proveedores es fundamental para el éxito de su relación con ellos. Es el primer paso para seleccionar qué proveedores utilizar, los servicios que prestan que pueden ser valiosos para su negocio y determinar en qué nivel de riesgo se encuentran. Es el momento perfecto para comparar los productos y servicios de los proveedores de la competencia, realizar una evaluación de riesgos para cada uno de ellos y solicitar propuestas.
Establecer normas
Establecer normas es especialmente importante cuando se trata de contratos. No todos los contratos son iguales. Aunque es posible que su organización utilice una plantilla estándar al establecer una nueva relación con un proveedor, es inevitable que se produzcan cambios. Y eso está bien: al contar con esas normas establecidas, puede incorporarlas al proceso de negociación para agilizar la revisión y la aprobación.
También es esencial contar con procesos estándar para la gestión de los contratos, quién los gestiona, la revisión legal, etc. Esto sienta un precedente para todas las relaciones futuras, de modo que, aunque el lenguaje del contrato pueda ser diferente, el proceso sigue siendo el mismo y deja menos margen para el error.
Manténgase al día con la debida diligencia y la supervisión continua.
Priorice a los proveedores en función de su nivel de riesgo para su negocio. Esto también ayudará a garantizar que el acceso a su sistema y documentos se base en todas las necesidades comerciales legítimas. Todos los proveedores críticos y de alto riesgo deben someterse a una revisión completa de diligencia debida cada año.
Dependiendo de los estándares del sector y de la política de su propia empresa, la mayoría de los proveedores de riesgo medio pueden someterse a una revisión de riesgos cada dos años. Se puede hacer anualmente, pero no es necesario, ya que su riesgo para la empresa no es tan alto. Todos los demás proveedores, los considerados de bajo riesgo, pueden someterse a una encuesta anual, pero no es necesaria una revisión completa de diligencia debida.
Establezca un proceso sólido de diligencia debida. Si no puede hacerlo, busque una solución VRM que ofrezca servicios externalizados de gestión de riesgos con un equipo experimentado que se encargue del trabajo preliminar y revise todos los informes de diligencia debida de sus proveedores, incluyendo:
- Informes SOC1/ SOC2
- Finanzas
- Planes de continuidad del negocio
- Planes de seguridad de la información
- Certificados de seguro
Un equipo externo puede trabajar para desarrollar una revisión estratégica y exhaustiva del cumplimiento normativo de cada uno de sus proveedores.
Definir un proceso de auditoría interna.
Aunque un proceso de auditoría interna puede no parecer importante en la configuración de un programa de gestión de riesgos de proveedores, puede convertirse en una parte crucial del proceso. Contar con algún tipo de proceso de auditoría se convertirá en una medida preventiva antes de mitigar posibles errores, riesgos, errores de documentación, etc.
Esta es una oportunidad para que usted revise toda la información del proveedor, el contrato, la diligencia debida y otros informes para ver si hay algún error o laguna en la información antes de que lo haga un auditor externo. Esto le garantizará la posibilidad de corregir cualquier error y revisar o implementar los controles adecuados para mitigar cualquier riesgo futuro.
Disponer de informes exhaustivos y supervisión continua.
El software de gestión de riesgos de proveedores respalda un proceso continuo que implica vigilancia y supervisión constante. Disponer de informes completos le ayudará a estar al tanto de lo que ocurre en su red. La supervisión constante también le garantizará estar informado de los cambios significativos que se produzcan en el entorno de un proveedor tan pronto como ocurran.
Esto le permite supervisar la salud financiera de un proveedor, sus planes de continuidad del negocio, sus controles de seguridad y cualquier posible publicidad negativa. Mediante una supervisión continua, también puede realizar evaluaciones actualizadas del riesgo de los proveedores para ver si su calificación de riesgo ha cambiado.
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