如何建立成功的供应商风险管理框架和计划

供应商风险管理框架为何如此重要？

越来越多的组织将敏感任务外包给第三方供应商，这使他们面临以前不曾有过的潜在风险。

如果供应商风险管理软件能有效发挥作用，就能减少业务中断，降低整体风险敞口。

除了保护组织之外，虚拟机构关系管理还能

• 追究第三方供应商的责任
• 查找不必要的供应商，降低成本
• 协助合规
• 了解谁能访问数据以及数据如何运行
• 跟踪必要的安全控制
• 保存记录

制定流程、政策和程序

最好先列出流程步骤。至少列出供应商管理流程的五个关键步骤，这样就能突出您当前的流程，并可能发现需要更多步骤或流程需要调整的地方。一旦你有了当前供应商管理流程的一系列步骤，你就可以在步骤中添加填充物，创建你的政策。

该政策将成为一份程序性文件，对每一个步骤都有清晰详细的解释。 它可以作为正式流程，供今后所有供应商管理用户遵循，成为公司的统一标准。

创建定义明确的供应商遴选流程

制定供应商选择或供应商审查流程对于供应商关系的成功至关重要。这是选择使用哪些供应商、他们提供哪些服务可能对你的业务有价值，以及确定他们在风险等级评估中的位置的第一步。现在正是比较供应商竞争对手的产品和服务、对每家供应商进行风险评估并索取建议书的最佳时机。

制定标准

在合同方面，制定标准尤为重要。并非所有的合同都是一样的。虽然贵组织在与新供应商建立合作关系时可能会使用标准模板，但不可避免的是会出现变更。没关系：有了这些既定标准，您就可以将其纳入谈判流程，从而简化审查和批准程序。

对于如何管理合同、由谁管理合同、法律审查等问题，制定标准流程也至关重要。这就为今后的所有合作关系开创了先例，即使合同语言可能不同，但流程仍然是一样的，从而减少了出错的可能性。

坚持尽职调查和持续监测

根据供应商对您业务的风险程度确定其优先级。这也有助于确保对系统和文件的访问是基于所有合法的业务需求。所有关键和高风险供应商每年都应接受全面的尽职调查审查。

根据行业标准和公司政策，大多数中等风险供应商可以每隔一年进行一次风险审查。也可以每年进行一次，但没有必要，因为他们对公司的风险没有那么高。所有其他被认为是低风险的供应商可以每年进行一次调查，但没有必要进行全面的尽职审查。

建立强有力的尽职调查流程。如果做不到，就找一个提供外包风险管理服务的VRM 解决方案，由经验丰富的团队来做基础工作，并审查所有供应商尽职调查报告，包括供应商：

• SOC1/ SOC2 报告
• 财务
• 业务连续性计划
• 信息安全计划
• 保险证书

外包团队可以为您的每个供应商制定战略性的全面合规审查。

确定内部审计流程

虽然内部审计流程在供应商风险管理计划的制定过程中似乎并不重要，但它可以成为该流程的重要组成部分。在减少潜在的错误、风险、文件错误等之前，某种审计流程将成为一个万能的工具。

这是您在外部审计师之前审查所有供应商信息、合同、尽职调查和其他报告的机会，以查看是否存在任何错误或信息缺口。这将确保您有机会修正任何错误，并修改或实施适当的控制措施，以降低未来的风险。

进行全面报告和持续监测

供应商风险管理软件支持一个持续的过程，包括警惕和持续监控。全面的报告将帮助您了解网络中发生的情况。持续监控还能确保您在供应商环境发生重大变化时第一时间了解情况。

这样，您就可以监控供应商的财务健康状况、业务连续性计划、安全控制以及任何潜在的负面宣传。通过持续监控，您还可以执行最新的供应商风险评估，查看其风险评级是否发生了变化。