¿Cómo permite la automatización de los flujos de trabajo que los profesionales del cumplimiento aborden y resuelvan los problemas de conflictos de intereses con mucha más eficacia que antes?
Imagina lo siguiente: eres responsable de cumplimiento en una empresa de software para consumidores. El marido de su director de tecnología, un tecnólogo de gran prestigio y veterano del sector, es nombrado consejero de un importante servicio de alojamiento en la nube.
El problema es que su empresa hace una cantidad significativa de negocios con esa empresa de alojamiento. Y la propia directora de tecnología es directamente responsable de negociar contratos con el proveedor de la nube en cuestión -y con varios otros- que pueden ascender a millones de dólares.
La situación presenta el tipo de conflicto de intereses (COI) complejo y de alto nivel que va a requerir la atención continua de múltiples partes interesadas en la empresa, desde el director general hasta el departamento jurídico y probablemente incluso miembros de su propio consejo de administración.
Automatización del flujo de trabajo TAP + PolicyHub
Estas situaciones no son en absoluto infrecuentes, y también ponen de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan muchos equipos de cumplimiento al intentar abordar los conflictos de intereses con las tecnologías existentes. El hecho es que, aunque la mayoría de las empresas cuentan con políticas y procedimientos para ayudar a mitigar los conflictos de intereses, la mayoría de las herramientas de gestión de políticas existentes en la actualidad tienden a concentrarse en la gestión, distribución y certificación de políticas. Sin embargo, no están orientadas a abordar la naturaleza y las características únicas de la gestión de los COI, que pueden surgir de forma abrupta y evolucionar con el tiempo.
Para superar este problema, Mitratech combina ahora nuestra solución de gestión de políticas PolicyHub, la mejor de su clase, con la Automatización del Flujo de Trabajo TAP, creando un nuevo y potente conjunto de herramientas para gestionar los COIs en toda la organización. Se trata de un enfoque único que cuenta con todas las capacidades y atributos esenciales para una gestión de COI eficaz y conforme a las normas:
Usabilidad
El objetivo de cualquier programa de cumplimiento es la participación del 100% de los empleados. Eso no va a suceder si su sistema de gestión de políticas es difícil de usar. Mitratech emplea una metodología de despliegue SaaS, por lo que nuestras soluciones están disponibles desde prácticamente cualquier lugar. El sistema también incorpora una interfaz web intuitiva basada en un modelo fácil de adoptar y de usar que asegura que nuestros usuarios vean mejoras en el conocimiento y cumplimiento de las políticas casi de inmediato.
Seguimiento y registro
Muchas organizaciones caen en la trampa de confiar únicamente en sus políticas y procedimientos y, sin embargo, no disponen de una forma eficaz de registrar y hacer un seguimiento de los conflictos. Lo ideal es contar con una solución de COI que pueda rastrear los problemas a lo largo del tiempo y los procesos hasta su resolución. Con la solución acoplada de Mitratech, los usuarios resuelven este problema aplicando la mejor gestión de políticas de su clase que se combina con la automatización de procesos y un flujo de trabajo intuitivo. con la automatización de procesos y herramientas intuitivas de diseño de flujos de trabajo para proporcionar un seguimiento y registro completos de la divulgación.
Informe y auditoría
Documentar las comunicaciones en torno a los COI es muy importante porque los auditores o reguladores pueden preguntarle en cualquier momento sobre sus procesos de COI. En última instancia, querrán ver pruebas de que su programa de cumplimiento es eficaz, y también querrán ver la gestión del ciclo de vida completo. Es decir, una pista de auditoría de la distribución y aceptación de políticas, hasta la divulgación y corrección de la información confidencial. Contar con una potente herramienta de generación de informes es esencial para garantizar que se dispone de una única fuente de información sólida y oportuna.
Análisis y perspectivas
La auditoría y la elaboración de informes para documentar la eficacia de sus procesos de COI son importantes, pero los datos capturados dentro de su infraestructura de políticas y divulgación pueden proporcionar valor mucho más allá de los procesos normativos.
Su sistema de COI debe proporcionar cuadros de mando y funciones de análisis que permitan descubrir rápidamente comportamientos de alto riesgo, tendencias o empleados problemáticos. La solución Mitratech hace exactamente esto, haciendo posible adelantarse proactivamente al desarrollo de problemas de COI.
Escalabilidad
Otro factor para conseguir el 100% de participación en sus esfuerzos de adhesión a la política y COI es la escalabilidad: necesita una solución que pueda adaptarse a las necesidades de una organización en rápido crecimiento.
Cuando se dispone de un sistema flexible de automatización de flujos de trabajo, también se pueden crear muchas más automatizaciones de procesos de riesgo y cumplimiento, y con rapidez, gracias a que nuestra herramienta es independiente, lo que ofrece una mayor escalabilidad en todo el departamento y la organización.
Al integrar capacidades avanzadas de automatización del flujo de trabajo con nuestra probada solución de gestión de políticas, Mitratech ofrece una plataforma altamente eficaz para las organizaciones que necesitan mantener un estricto cumplimiento de las políticas de conflicto de intereses.
Para obtener más información vea nuestro seminario web sobre el tema, Introducción de excepciones y divulgaciones en la gestión de políticas.
Los usuarios consideran que esta combinación de soluciones es muy eficaz en todas las situaciones en las que entran en juego excepciones y divulgaciones. En nuestro próximo artículo, veremos cómo se pueden abordar las excepciones a las políticas, es decir, las cuestiones relacionadas con las adaptaciones que pueden ser necesarias para las excepciones relacionadas con la atención sanitaria de los empleados, las necesidades de los dispositivos, etc. Hasta la semana que viene.
Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento que pueden ser útiles:
-
Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
-
Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
-
Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
