Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz

Lauren Jackson |

Las Directrices Federales de Sentencia para Organizaciones (FSGO) fueron pioneras en las siete señas de identidad para definir cómo debe ser un programa de cumplimiento eficaz. Los organismos reguladores de todos los sectores adoptan estas señas de identidad como base y están de acuerdo en que desempeñan un papel fundamental en la definición del cumplimiento.

Los reguladores también están de acuerdo en que la columna vertebral de un programa de cumplimiento eficaz -el hilo que une los sellos distintivos- es una estrategia eficaz de gestión de políticas.

Aunque llamarlo gestión de políticas hace que un campo complejo parezca sencillo, la verdadera gestión de políticas no consiste sólo en políticas y procedimientos. Es cierto que deben existir políticas y procedimientos, pero el éxito de las políticas nace de un programa de cumplimiento eficaz que afecta a todos los aspectos de una organización.

Un programa eficaz de gestión de las políticas pasa por los siete sellos distintivos:

La gestión de políticas debe abarcar la supervisión desde arriba y, al mismo tiempo, responder a las necesidades de los empleados adoptando un enfoque ascendente. Un verdadero programa de gestión de políticas debe supervisar su propia eficacia señalando exactamente qué ha ido mal, dónde y cómo.

Sin esta información, es prácticamente imposible revisar y cambiar sus políticas y remediar el comportamiento. Si la dirección no dispone de información sobre el testimonio de los empleados, la comprensión basada en exámenes o el acuerdo de adhesión a las políticas, es mucho más difícil hacer cumplir las normas y llevar a cabo investigaciones internas.

Por no mencionar que contar con políticas y procedimientos sólidos es fundamental para comunicar eficazmente los requisitos de su programa de cumplimiento a las distintas partes interesadas de su organización.  

Muchas personas intentan gestionar estas piezas móviles por su cuenta, argumentando que no necesitan una solución de software que lo haga por ellos. Sin embargo, si nos fijamos en el nivel de detalle que piden los reguladores, los sistemas creados por uno mismo sencillamente no son eficaces. Y ya no puede escaparse sin tomar ninguna medida. Para proteger de forma proactiva a su organización, a sus empleados y, en última instancia, a usted mismo de los incumplimientos, debe actuar ahora para crear un programa eficaz.

¿Por qué debería utilizar la tecnología para lograr este objetivo? Aparte de mitigar el riesgo, que, admitámoslo, es más o menos la razón por la que tiene un programa de cumplimiento para empezar, ¿cuáles son los beneficios de desembolsar para una solución de software? ¿Cómo puede la tecnología adecuada ayudar a aumentar la eficacia de su programa de cumplimiento?

El software de gestión de políticas adecuado, como la solución solución PolicyHubproporciona tres ventajas principales a su programa general de cumplimiento. Ayuda a aplicar, automatizar y evidenciar su programa.

Haga cumplir

La aplicación no sólo es un pilar clave de un programa de cumplimiento eficaz, sino que también es un pivote en la rueda de las mejores prácticas para el ciclo de vida de una política. Una solución de gestión de políticas le ayuda a imponer su tono de cumplimiento desde arriba, así como su adhesión a los demás sellos distintivos.  

El software adecuado permite supervisar el programa y obtener información detallada sobre la forma en que los empleados entienden las políticas, dónde pueden existir lagunas de conocimiento y quién exactamente tiene dificultades para entender y cumplir una política específica. Con esta información, el cumplimiento de las normas resulta más sencillo, ya que los directivos disponen de la información que necesitan para aplicar un programa de forma eficaz y eficiente, sin que nadie pierda su valioso tiempo.  

PolicyHubpor ejemplo, le permite hacer un seguimiento de los empleados con problemas, revisar su estrategia actual, ofrecer formación de recuperación y aclaraciones cuando sea necesario y hacer cumplir el comportamiento ético cuando sea necesario.

Según un estudio de caso con la compañía internacional de reaseguros Transatlantic Reutilizan PolicyHub no sólo como canal de comunicación, sino por la información esencial sobre cumplimiento que proporciona a la alta dirección y a los auditores.

"Transatlantic Re puede demostrar un registro claro de qué personal ha recibido, leído y entendido cada política, cuándo las ha aceptado y quiénes no", afirma el estudio de caso.

En otras palabras, saber si un empleado leyó y entendió una política o no ya no es una incógnita, lo que convierte el cumplimiento de la normativa en un problema más fácil de resolver.

Automatice

Imagina que tuvieras que utilizar un sistema de gestión de documentos para crear y editar políticas, intentar hacer un seguimiento de los archivos para asegurarte de que tu versión es la más reciente y precisa, intentar hacer un seguimiento de quién recibió qué política a través del correo electrónico y hacer un seguimiento manual de esa información en una hoja de cálculo. Ahora imagina que tuvieras que enviar exámenes escritos a todo el mundo y calificarlos a mano. Quizá no tengas que imaginártelo, quizá sea tu vida ahora mismo.

En este escenario, no tienes forma de saber si alguien realmente lee una política, y mucho menos si está de acuerdo en seguirla. Elaborar un informe con este "sistema" también sería una auténtica pesadilla, si es que fuera posible.  

Ahora imagine que pudiera automatizar todos esos procesos. Si pudiera establecer unos pocos flujos de trabajo, editar una política y activarla. Si pudiera enviarse automáticamente a las personas adecuadas en el momento adecuado y en el idioma adecuado. Si se pudiera exigir automáticamente a las personas que atestigüen que han leído una política y que están de acuerdo en cumplirla.

Imagine que pudiera activar automáticamente una prueba para evaluar los conocimientos del empleado sobre esa política y alertarle si un empleado no supera esta prueba. Si también pudiera enviar automáticamente encuestas periódicas para asegurarse de que los empleados siguen cumpliendo estas políticas. Y si pudiera establecer recordatorios para revisar sus políticas dentro de unos años, a medida que cambien las normativas.

Estas son exactamente las ventajas que ofrece una solución eficaz de software de gestión de políticas. Una solución como PolicyHub agiliza y automatiza los principales procesos empresariales de cumplimiento normativo para que su talentoso equipo pueda centrar su atención en tareas más importantes. Con todo automatizado, incluidos los informes a los organismos reguladores, puede estar tranquilo sabiendo que su software le cubre las espaldas.

Según un cliente de Mitratech que forma parte del mayor proveedor mundial de servicios de comida y bebida para viajeros, PolicyHub proporciona la automatización y coherencia que su empresa internacional necesita para mantener un programa de cumplimiento eficaz. Para una gran organización, intentar gestionar la formación y comunicar las políticas y procedimientos a mano a los empleados es sencillamente imposible.

Para este cliente, PolicyHub estableció un proceso estructurado y repetible para crear, actualizar, revisar y capturar las desviaciones de todas las políticas y procedimientos de la empresa. Ahora pueden distribuir automáticamente las políticas correctas a los empleados adecuados en el punto correcto del globo, en el momento adecuado y en el idioma adecuado.   

Pruebas

En el entorno normativo actual, la pura verdad es que hay que crear una pista de auditoría sobre la que se pueda informar fácilmente. Tiene que presentar eficazmente políticas y procedimientos por escrito, formar y comunicar esas políticas a sus empleados y demostrar su valía a los organismos reguladores. Y todo ello de una forma que tenga sentido desde el punto de vista empresarial.  

Con los sistemas ad hoc, la elaboración de informes para los organismos reguladores puede llevar varios días, si es que se encuentra la información necesaria. Sin una única fuente de información para la gestión de las pólizas, tratar de reunir todo en un solo lugar en un momento de escasez de tiempo puede provocar el caos en toda la organización.

Con un sistema automatizado de gestión de políticas, estos informes ya no tardan días, sino minutos. Con unos pocos clics, dispondrá de toda la información sobre sus datos que necesita para tomar decisiones fundamentadas, informar a los directivos y, lo que es más importante, demostrar su cumplimiento a los organismos reguladores. Y toda la información está en un lugar fácil de encontrar.

"PolicyHub nos ofrece una solución realmente flexible y eficaz. En primer lugar, para comunicar las políticas y garantizar la respuesta, pero lo más importante es que ofrece los informes de cumplimiento y la garantía que necesitamos para satisfacer a la auditoría interna, los reguladores externos y el consejo de administración", afirma Vincent Eng, AVP Assistant General Counsel de TransRe. 

¿Le interesa saber cómo nuestra solución de gestión de políticas puede mejorar la eficacia de su función de cumplimiento? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo.