¿Cómo permite la automatización del flujo de trabajo a los profesionales del cumplimiento normativo abordar y resolver los conflictos de intereses de una forma mucho más eficaz que nunca?
Imagina el siguiente escenario: eres responsable de cumplimiento normativo en una empresa de software de consumo. El marido de tu directora técnica, una tecnóloga muy respetada y veterana del sector, es nombrado miembro del consejo de administración de un importante servicio de alojamiento en la nube.
El problema es que su empresa realiza una cantidad significativa de negocios con esa empresa de alojamiento. Y la propia directora de tecnología es la responsable directa de negociar los contratos con el proveedor de servicios en la nube en cuestión, y con varios otros, que pueden ascender a millones de dólares.
La situación presenta un conflicto de intereses (COI) complejo y de alto nivel que requerirá la atención continua de múltiples partes interesadas de la empresa, desde el director general hasta el departamento jurídico y, probablemente, incluso los miembros de su propia junta directiva.
Automatización del flujo de trabajo TAP + PolicyHub
Este tipo de situaciones no son nada infrecuentes y ponen de manifiesto las dificultades a las que se enfrentan muchos equipos de cumplimiento normativo a la hora de abordar los conflictos de intereses con las tecnologías existentes. El hecho es que, aunque la mayoría de las empresas cuentan con políticas y procedimientos para ayudar a mitigar los conflictos de intereses, la mayoría de las herramientas de gestión de políticas que existen en la actualidad tienden a centrarse exclusivamente en la gestión, la distribución y la certificación de las políticas. Sin embargo, no están diseñadas para abordar la naturaleza y las características únicas de la gestión de los conflictos de intereses, que pueden surgir de forma repentina y evolucionar con el tiempo.
Para superar este problema, Mitratech ahora combina nuestra solución de gestión de políticas PolicyHub, la mejor de su clase, con TAP Workflow Automation, creando un nuevo y potente conjunto de herramientas para gestionar los conflictos de intereses en toda la organización. Se trata de un enfoque único que cuenta con todas las capacidades y atributos esenciales para una gestión eficaz y conforme de los conflictos de intereses:
Usabilidad
El objetivo de cualquier programa de cumplimiento normativo es la participación al 100 % de los empleados. Esto no será posible si su sistema de gestión de políticas es difícil de usar. Mitratech emplea una metodología de implementación SaaS, por lo que nuestras soluciones están disponibles desde prácticamente cualquier lugar. El sistema también incorpora una interfaz web intuitiva basada en un modelo fácil de adoptar y de usar que garantiza que nuestros usuarios vean mejoras en el conocimiento y el cumplimiento de las políticas casi de inmediato.
Seguimiento y registro
Muchas organizaciones caen en la trampa de confiar únicamente en sus políticas y procedimientos, sin disponer de una forma eficaz de registrar y realizar un seguimiento de los conflictos. Lo ideal es contar con una solución para los conflictos de intereses que permita realizar un seguimiento de los problemas a lo largo del tiempo y de los procesos hasta su resolución. Con la solución combinada de Mitratech, los usuarios resuelven este problema aplicando la mejor gestión de políticas de su clase, que se combina con la automatización de procesos y herramientas intuitivas de diseño de flujos de trabajo para proporcionar un seguimiento y registro completos.
Informe y auditoría
Documentar las comunicaciones relacionadas con los conflictos de intereses es muy importante, ya que los auditores o reguladores pueden preguntarle en cualquier momento sobre sus procesos en este ámbito. En última instancia, querrán ver pruebas de que su programa de cumplimiento es eficaz y también querrán ver la gestión completa del ciclo de vida. Es decir, un registro de auditoría de la distribución y aceptación de las políticas, hasta la divulgación y la corrección de los conflictos de intereses. Contar con una herramienta de generación de informes potente es esencial para garantizar que dispone de una única fuente de información fiable y para proporcionarla de manera oportuna.
Análisis y perspectiva
La auditoría y la presentación de informes para documentar la eficacia de sus procesos de COI son importantes, pero los datos recopilados en su infraestructura de políticas y divulgación pueden aportar un valor que va mucho más allá de los procesos normativos.
Su sistema COI debe proporcionar paneles de informes y funciones de análisis que permitan detectar rápidamente comportamientos de alto riesgo, tendencias o empleados problemáticos. La solución Mitratech hace precisamente eso, lo que permite adelantarse de forma proactiva a los problemas COI que puedan surgir.
Escalabilidad
Otro factor para conseguir una participación del 100 % en el cumplimiento de sus políticas y en sus iniciativas de COI es la escalabilidad: necesita una solución que se adapte a las necesidades de una organización en rápido crecimiento.
Cuando se dispone de un sistema flexible de automatización de flujos de trabajo, también se pueden crear muchas más automatizaciones de procesos de riesgo y cumplimiento, y de forma rápida, gracias a que nuestra herramienta es independiente, lo que le proporciona una mayor escalabilidad en todo el departamento y la organización.
Al integrar capacidades avanzadas de automatización de flujos de trabajo con nuestra probada solución de gestión de políticas, Mitratech ofrece una plataforma altamente eficaz para las organizaciones que necesitan mantener un estricto cumplimiento de las políticas de conflicto de intereses.
Para obtener más información al respecto, consulte nuestro seminario web sobre el tema, Introducción a las excepciones y divulgaciones en la gestión de políticas.
Los usuarios consideran que esta combinación de soluciones es muy eficaz en todas las situaciones en las que entran en juego las excepciones y las divulgaciones. En nuestra próxima publicación, veremos cómo se pueden abordar las excepciones a las políticas, es decir, las cuestiones relacionadas con las adaptaciones que pueden ser necesarias para las excepciones en materia de asistencia sanitaria de los empleados, las necesidades de dispositivos, etc. ¡Nos vemos la semana que viene!
Otros recursos sobre riesgos y cumplimiento normativo que pueden resultar útiles:
-
Guía del experto: Las 7 señas de identidad de un cumplimiento eficaz
-
Blog Post: Cómo ayuda la tecnología a crear un programa de cumplimiento eficaz
-
Infografía: GRC Hurdles & High Jumps in Building a Culture of Compliance (Obstáculos y grandes saltos de GRC en la creación de una cultura de cumplimiento)
