Un proceso empresarial es una actividad o conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo específico de la organización. Coordina el comportamiento de las personas, los sistemas, la información y los objetos para producir resultados acordes con una estrategia empresarial.
Esto suena bastante básico, aunque un proceso empresarial en el mundo real puede ser desconcertantemente complejo y enrevesado.
La automatización de procesos empresariales (BPA), también conocida como transformación digital o automatización empresarial, es la automatización de los procesos empresariales mediante la tecnología. La BPA comprende la integración de aplicaciones, la reestructuración de los recursos laborales y la incorporación de aplicaciones informáticas a la organización.
Según un estudio de Statista, se prevé que el valor del mercado mundial de automatización de procesos empresariales aumente de 9.700 millones de dólares en 2019 a 12.700 millones de dólares en 2021. A medida que más organizaciones implementan software de BPA para agilizar sus procesos empresariales, es primordial examinar su negocio y ver si puede beneficiarle y dónde.
Examinemos un ejemplo de software de automatización de procesos empresariales en acción. Un buen ejemplo sería digitalizar un formulario en papel y enviar automáticamente la versión electrónica al destinatario correcto. Este proceso podría implementarse en varios departamentos, y se activa por un evento específico (como la presentación de un informe de gastos para su reembolso).
La automatización de esta tarea específica puede formar parte de una estrategia más amplia de gestión de procesos empresariales para la organización. Otras tareas que pueden automatizarse son la generación de informes, las nóminas, la introducción de datos, la incorporación y la transferencia de archivos, entre muchas otras.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?
La gestión de procesos empresariales (BPM) es una disciplina organizativa que utiliza diversos métodos para medir, analizar y optimizar procesos y funciones empresariales complejos de misión crítica. Analiza estos procesos de principio a fin, modela cómo funcionarían en distintos escenarios y, en consecuencia, los mejora. Es una actividad permanente que requiere una reingeniería continua de los procesos.
El software de gestión de procesos empresariales es más completo que el BPA, ya que no se centra en un único proceso, sino en lograr una mayor eficiencia organizativa en general. Si el enfoque sistemático se aplica con éxito, los trabajadores comprenden mejor su contribución a los objetivos empresariales.
Automatización de procesos empresariales frente a gestión de procesos empresariales: ¿Cuáles son las principales diferencias?
La automatización de procesos empresariales y la gestión de procesos empresariales suenan parecido y pueden estar relacionadas, pero no deben confundirse.
- La BPA se centra en la automatización de los procesos empresariales, sobre todo con el uso de la tecnología.
- El BPM, por su parte, consiste en gestionar estos procesos, con o sin tecnología y automatización.
En otras palabras, no todo BPM incluye automatización, pero todo BPA puede considerarse una forma de BPM.
Ambos conceptos son de suma importancia para una organización, independientemente del sector al que pertenezca. Comparten un objetivo similar: aumentar la eficiencia, agilizar los negocios para lograr una mayor productividad, reducir errores y costes, y hacer felices a los clientes al tiempo que se incrementa el retorno de la inversión.
¿Por qué BPA y BPM son cruciales para el éxito de una empresa?
Es innegable que todas las organizaciones buscan formas de optimizar sus procesos empresariales, aumentar la productividad y reducir costes para impulsar sus resultados. Casi todas las industrias y mercados están avanzando hacia la digitalización de alguna forma, y esto requiere establecer y alcanzar ciertos objetivos de transformación digital. La gestión de procesos empresariales y la automatización de procesos empresariales son la mejor forma de que las organizaciones alcancen esos objetivos y contribuyan al éxito de la empresa.
Juntos, la implantación de software BPM y BPA optimiza los procesos empresariales, mejorando indirecta (o directamente) la calidad de los servicios y productos que ofrece la organización. Esto mejora la experiencia del cliente y conduce a clientes más satisfechos. También proporcionan una mayor colaboración y, en muchos casos, una mayor transparencia en las tareas y actividades de los trabajadores.
En una crisis teórica, sus directivos tendrán mayor visibilidad y conocimientos sobre cómo volver a la normalidad.
Ventajas de la automatización empresarial
¿Se pregunta por dónde empezar a automatizar sus procesos y operaciones empresariales? Las mejores prácticas para la automatización empresarial pueden dividirse en tres sencillos pasos:
- Defina sus objetivos empresariales
- Establecer funciones claras
- Aproveche las herramientas de automatización
La automatización empresarial puede agilizar su negocio y ayudarle a alcanzar sus objetivos de transformación digital, beneficiando a su organización de diversas maneras para ofrecerle clientes más satisfechos, reducir el coste global del funcionamiento empresarial e impulsar su ROI.
Productividad y reducción de costes
La automatización empresarial puede reducir la necesidad de mano de obra humana, sobre todo en tareas monótonas o repetitivas como el pago de facturas, el análisis de sitios web o incluso tareas sencillas como convertir formularios en papel en formularios electrónicos. Incluso la programación de su presencia en las redes sociales a través de la automatización puede ahorrar horas de trabajo a un empleado. Estos ejemplos de automatización empresarial pueden liberar tiempo de los empleados y del personal para que puedan centrarse en aplicar ideas que hagan más eficientes los procesos empresariales.
Esto, a su vez, aumenta la productividad, al tiempo que reduce el coste de los recursos y la mano de obra. La BPA puede automatizar varios procesos si no requieren pensamiento lógico, y permite a sus empleados dedicarse a tareas que requieren más creatividad y un toque más "humano", reduciendo al mismo tiempo el coste global de las operaciones empresariales.
Reducción de errores
Dado que la automatización empresarial reduce la necesidad de mano de obra humana, esto va de la mano con la disminución de la posibilidad de errores humanos en el proceso empresarial. Por supuesto, esto solo se aplica a determinados procesos empresariales, pero BPA puede reducir en gran medida el riesgo de costosos errores humanos en procedimientos importantes.
Colaboración
Supervisar a cada trabajador y garantizar un flujo de información fluido puede resultar difícil en proyectos más complejos. El software de automatización está diseñado para ayudar a aumentar la colaboración y la responsabilidad, ya que realiza un seguimiento de los procesos y avances del proyecto, actualiza a los distintos equipos y establece objetivos y plazos para ayudar a los miembros del equipo a colaborar de forma sencilla y eficaz.
Normalización
Automatizar un proceso empresarial significa que puede esperar que los resultados sean coherentes en todo momento. Esta estandarización no solo facilita la escalabilidad, sino que también da a su organización un tono de fiabilidad que los clientes aprecian.
Aplicar la gobernanza
Automatizar cualquier proceso garantiza que habrá un rastro de documentos generados cada vez que se ponga en marcha ese proceso. Esto añade otra capa de transparencia que facilita a los gestores el gobierno del proyecto. Es posible predecir y optimizar el flujo de trabajo al tiempo que se espera el mismo nivel de coherencia, algo que solo puede conseguirse mediante la automatización.
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