Un proceso empresarial es una actividad o conjunto de actividades que permiten alcanzar un objetivo organizativo específico. Coordina el comportamiento de las personas, los sistemas, la información y los elementos para producir resultados que se ajusten a la estrategia empresarial.
Esto parece bastante básico, aunque un proceso empresarial en el mundo real puede ser desconcertantemente complejo y enrevesado.
La automatización de procesos empresariales (BPA), también conocida como transformación digital o automatización empresarial, es la automatización de los procesos empresariales mediante el uso de la tecnología. La BPA comprende la integración de aplicaciones, la reestructuración de los recursos laborales y la incorporación de aplicaciones de software en la organización.
Según un estudio realizado por Statista, se prevé que el valor del mercado global de la automatización de procesos empresariales aumente de 9700 millones de dólares en 2019 a 12 700 millones de dólares en 2021. A medida que más organizaciones implementan software de BPA para optimizar sus procesos empresariales, es fundamental examinar su negocio y ver si puede beneficiarle y en qué aspectos.
Veamos un ejemplo de software de automatización de procesos empresariales en acción. Un buen ejemplo sería digitalizar un formulario en papel y enviar automáticamente la versión electrónica al destinatario correcto. Este proceso podría implementarse en varios departamentos y se activa mediante un evento específico (como presentar un informe de gastos para su reembolso).
La automatización de esta tarea específica puede formar parte de una estrategia más amplia de gestión de procesos empresariales para la organización. Otras tareas que pueden automatizarse son la generación de informes, la nómina, la introducción de datos, la incorporación de nuevos empleados y la transferencia de archivos, entre muchas otras.
¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?
La gestión de procesos empresariales (BPM) es una disciplina organizativa que utiliza diversos métodos para medir, analizar y optimizar procesos y funciones empresariales complejos y críticos para la misión. Analiza estos procesos de principio a fin, modela cómo funcionarían en diferentes escenarios y los mejora en consecuencia. Se trata de una actividad continua que requiere una reingeniería constante de los procesos.
El software de gestión de procesos empresariales es más completo que el BPA, ya que no se centra en un único proceso, sino en lograr una mayor eficiencia organizativa en general. Si el enfoque sistemático se implementa con éxito, los trabajadores comprenden más profundamente su contribución a los objetivos empresariales.
Automatización de procesos empresariales frente a gestión de procesos empresariales: ¿cuáles son las diferencias clave?
La automatización de procesos empresariales y la gestión de procesos empresariales suenan similares y pueden estar relacionadas, pero no deben confundirse.
- BPA se centra en la automatización de los procesos empresariales, especialmente mediante el uso de la tecnología.
- El BPM, por otro lado, se ocupa de gestionar estos procesos, con o sin tecnología y automatización.
En otras palabras, no todos los BPM incluyen automatización, pero todos los BPA pueden considerarse una forma de BPM.
Ambos conceptos son de suma importancia para una organización, independientemente del sector al que pertenezca. Comparten un objetivo similar: aumentar la eficiencia, optimizar los negocios para lograr una mayor productividad, reducir los errores y los costes, y satisfacer a los clientes al tiempo que se incrementa el retorno de la inversión.
¿Por qué el BPA y el BPM son cruciales para el éxito de una empresa?
No se puede negar que todas las organizaciones buscan formas de optimizar sus procesos empresariales, aumentar la productividad y reducir los costes para mejorar sus resultados. Casi todos los sectores y mercados están avanzando hacia la digitalización de alguna forma, lo que requiere establecer y alcanzar determinados objetivos de transformación digital. La gestión y la automatización de los procesos empresariales son la mejor manera de que las organizaciones alcancen esos objetivos y contribuyan al éxito de la empresa.
La implementación conjunta de software BPM y BPA optimiza los procesos empresariales, mejorando indirecta (o directamente) la calidad de los servicios y productos que ofrece la organización. Esto mejora la experiencia de los clientes y los hace más satisfechos. También proporciona una mayor colaboración y, en muchos casos, una mayor transparencia en las tareas y actividades de los trabajadores.
En una crisis teórica, sus gerentes tendrán mayor visibilidad y conocimientos sobre cómo volver a encarrilarse.
Las ventajas de la automatización empresarial
¿No sabe por dónde empezar a automatizar los procesos y operaciones de su empresa? Las mejores prácticas para la automatización empresarial se pueden dividir en tres sencillos pasos:
- Defina sus objetivos empresariales.
- Establecer funciones claras
- Aprovecha las herramientas de automatización.
La automatización empresarial puede optimizar su negocio y ayudarle a alcanzar sus objetivos de transformación digital, lo que beneficiará a su organización de diversas maneras: aumentará la satisfacción de sus clientes, reducirá el coste total de las operaciones comerciales y aumentará su retorno de la inversión.
Productividad y reducción de costes
La automatización empresarial puede reducir la necesidad de mano de obra humana, especialmente en tareas monótonas o repetitivas, como el pago de facturas, el análisis de sitios web o incluso tareas sencillas, como la conversión de formularios en papel a formularios electrónicos. Incluso programar la presencia en las redes sociales mediante la automatización puede ahorrar horas de trabajo a un empleado. Estos ejemplos de automatización empresarial pueden liberar tiempo a los empleados y al personal para que puedan centrarse en implementar ideas que hagan más eficientes los procesos empresariales.
Esto, a su vez, aumenta la productividad, al tiempo que reduce el coste de los recursos y la mano de obra. El BPA puede automatizar diversos procesos que no requieren pensamiento lógico y permite a sus empleados dedicarse a tareas que requieren más creatividad y un toque más «humano», al tiempo que reduce el coste total de las operaciones comerciales.
Reducción de errores
A medida que la automatización empresarial reduce la necesidad de mano de obra humana, esto va acompañado de una disminución de la posibilidad de que se produzcan errores humanos en los procesos empresariales. Por supuesto, esto solo se aplica a determinados procesos empresariales, pero la BPA puede reducir en gran medida el riesgo de costosos errores humanos en procedimientos importantes.
Colaboración
Supervisar a cada trabajador y garantizar un flujo de información fluido puede resultar difícil en proyectos más complejos. El software de automatización está diseñado para ayudar a aumentar la colaboración y la responsabilidad, ya que realiza un seguimiento de los procesos y el progreso del proyecto, mantiene informados a los diferentes equipos y establece objetivos y plazos para ayudar a los miembros del equipo a colaborar de forma sencilla y eficaz.
Estandarización
Automatizar un proceso empresarial significa que puedes esperar que los resultados sean siempre consistentes. Esta estandarización no solo facilita la escalabilidad, sino que también establece un tono de fiabilidad para tu organización que los clientes aprecian.
Implementar la gobernanza
La automatización de cualquier proceso garantiza que se generará un rastro de documentos cada vez que se implemente dicho proceso. Esto añade otra capa de transparencia que facilita a los gestores la supervisión del proyecto. Es posible predecir y optimizar el flujo de trabajo mientras se espera el mismo nivel de coherencia, algo que solo se puede lograr mediante la automatización.
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