Automatización de flujos de trabajo frente a automatización de procesos: ¿Cuál es la diferencia?
La diferencia entre automatización de flujos de trabajo y automatización de procesos puede resultar confusa, sobre todo cuando muchos utilizan los términos indistintamente. Dependiendo de a quién pregunte, la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos son idénticas, completamente diferentes o solo ligeramente diferentes.
Tanto la automatización de flujos de trabajo como la automatización de procesos ayudan a las empresas a operar con mayor precisión, eficacia y competitividad:
- Minimizar el tiempo dedicado a las tareas
- Ahorrar dinero
- Reducción de errores
- Mejorar la productividad
- Creación de procedimientos repetibles, fiables y precisos
¿Desea profundizar más? Aquí tienes una guía rápida para entender las similitudes y diferencias entre la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos.
¿Qué es el flujo de trabajo?
El flujo de trabajo es la realización de tareas. El flujo de trabajo también se define como las acciones repetibles que se llevan a cabo para garantizar que la información, los documentos, los datos y las tareas se muevan, o fluyan, entre departamentos o entre toda una empresa.
El flujo de trabajo ayuda a garantizar una mayor eficiencia y eficacia en el rendimiento al ofrecer un conjunto de directrices que los empleados pueden poner en práctica a la hora de realizar las tareas cotidianas.
¿Qué es la automatización del flujo de trabajo?
La automatización del flujo de trabajo es una tecnología que utiliza la lógica basada en reglas para automatizar el trabajo manual. Algunos ejemplos de automatización de flujos de trabajo son:
- Firmar y enviar electrónicamente un documento
- Autorizar un informe de gastos en línea
- Introducción de datos
La automatización del flujo de trabajo ayuda a reducir redundancias, mejora la precisión, permite supervisar el progreso, aumenta la comunicación interna y la colaboración, y acelera la ejecución.
¿Qué son los procesos empresariales?
Los procesos empresariales son la secuencia de tareas repetibles que conducen a la entrega de información, un producto o un servicio a un empleado interno o a un cliente externo.
Los procesos empresariales también ayudan a los equipos a alcanzar los objetivos de la organización y aumentar la percepción y el valor de su producto empresarial o entregable.
Algunos ejemplos de procesos empresariales son:
- Incorporación de un nuevo cliente
- Gestión de contratos
- Facturación
¿Qué es la automatización de procesos?
La automatización de procesos, o automatización de procesos empresariales (BPM), es la aplicación de tecnología para automatizar una secuencia repetible de diferentes tareas o subtareas, utilizando reglas definidas por el usuario, para impulsar las operaciones empresariales.
Los componentes de una iniciativa de automatización de procesos pueden incluir no sólo los motores de flujo de trabajo implicados, sino también análisis, herramientas de colaboración, reglas de negocio y otros.
¿En qué se diferencian la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos?
Aunque la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos pueden parecer muy similares, existen varias diferencias clave entre ambas.
La automatización de flujos de trabajo es la automatización de la realización de tareas específicas. La automatización de procesos consiste en una automatización más holística de una secuencia de tareas.
La automatización del flujo de trabajo suele iniciarse debido a los procesos existentes. Sin procesos existentes, no hay automatización del flujo de trabajo.
La automatización de flujos de trabajo facilita y acelera la realización de tareas individuales. La automatización de procesos hace que los pasos operativos, que pueden incluir múltiples tareas, necesarios para completar un proyecto sean más precisos y eficientes.
La automatización de flujos de trabajo suele referirse a tareas de micronivel, como la firma de un documento. La automatización de procesos suele referirse a objetivos de nivel macro, como mejorar la experiencia del cliente.
Es bueno pensar que los proyectos de automatización de procesos son esfuerzos a mayor escala que los de automatización de flujos de trabajo, ya que pueden tener un mayor alcance y, en consecuencia, aportar un mayor valor a la organización.
¿En qué se parecen la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos?
Muchas personas utilizan los términos automatización de flujos de trabajo y automatización de procesos de forma recíproca, ya que ambos pueden ayudar a las empresas:
- Crear, supervisar y evaluar el rendimiento de tareas y procesos específicos.
- Conectar personas, información y sistemas
- Racionalizar las operaciones cotidianas
- Reducir el tiempo dedicado a las tareas
- Mejorar la eficacia operativa y la productividad
Tanto el flujo de trabajo como la automatización de procesos garantizan que la información correcta se dirija a la persona adecuada, en el momento adecuado, con el fin de optimizar la eficiencia. Reducen la probabilidad de errores, optimizan la productividad de los empleados, reducen el tiempo necesario para las tareas y aumentan la rentabilidad.
Y lo que es más importante, tanto la automatización de flujos de trabajo como la automatización de procesos pueden ayudar a mejorar la transparencia y generar confianza en una empresa. Al permitir operaciones mejores, más rápidas y sin errores, la automatización de flujos de trabajo y la automatización de procesos empresariales sirven para aumentar la confianza de todos los implicados, desde el personal hasta las partes interesadas, los contratistas y los clientes.
¿En resumidas cuentas?
Al crear procedimientos repetibles y mejorar la precisión, la automatización del flujo de trabajo y la automatización de procesos ayudan a generar confianza interna y externa, aumentar los beneficios y maximizar la productividad.
[bctt tweet="Al permitir operaciones mejores, más rápidas y sin errores, tanto la automatización del flujo de trabajo como la automatización de los procesos empresariales sirven para aumentar la confianza de todos los implicados, desde el personal hasta las partes interesadas, los contratistas y los clientes" via="yes"].
Vea por qué TeamConnect es el líder en ELM
Descubra por qué es la elección probada de los departamentos jurídicos de todo el mundo.
