Las suites de BPM proporcionan sus propias herramientas interactivas de diseño de formularios, que son adecuadas para muchos tipos de procesos; sin embargo, en los flujos de trabajo que contienen subprocesos para generar documentos complejos, los formularios DPM se utilizan generalmente para sustituir a los formularios BPM.
DPM para automatizar los procesos de generación de documentos
El DPM (modelado de procesos documentales) es el enfoque más aceptado para automatizar los procesos de generación de documentos, ya sea de forma independiente o en el contexto de flujos de trabajo más amplios. Los sistemas DPM de nivel empresarial cuentan con los lenguajes de scripting robustos necesarios para automatizar documentos complejos e incluyen sistemas de gestión de archivos y componentes. Quizás lo más importante es que también tienen una capacidad de diseño de formularios significativamente mayor que prácticamente cualquier suite de BPM, un hecho que se deriva de la complejidad de los documentos legales.
Un trabajador del conocimiento utiliza primero un DPM para transformar un archivo de procesamiento de texto o un documento PDF en una plantilla. A continuación, el trabajador incorporará reglas de negocio en la plantilla, sustituyendo nombres, fechas, números, etc. por variables simples. Del mismo modo, el trabajador creará variables de cálculo y definirá las condiciones en las que se incluirán cláusulas u otras secciones de texto en el documento final. Una vez incorporada toda la lógica empresarial necesaria en el propio documento, el trabajador del conocimiento creará una entrevista personalizada (secuencia de formularios interactivos de recopilación de datos) para la plantilla, utilizando todos los componentes que se han incorporado a la plantilla.
Lógica empresarial reflexiva
Esta es la clave para crear formularios dentro de un sistema de modelado de procesos documentales: la lógica empresarial incorporada en el documento debe reflejarse en la entrevista. Este enfoque reflexivo elimina la posibilidad de que se hagan innecesariamente docenas, o incluso cientos, de preguntas irrelevantes. En otras palabras, las variables que se fusionan en bloques de texto que no se incluirán en una iteración concreta del documento no es necesario que se pregunten en la entrevista.
Los potentes DPM, como HotDocs, líder del sector, crean automáticamente una entrevista reflexiva para una plantilla, una función que no solo ahorra mucho tiempo, sino que garantiza la paridad de la lógica empresarial entre la plantilla y la entrevista. Las entrevistas de HotDocs permiten una mayor personalización, como recursos de ayuda específicos para cada pregunta y validación del rango de respuestas. Y para los proveedores de BPM que desean que los formularios de HotDocs tengan el mismo aspecto que los formularios nativos del proveedor, HotDocs ofrece una API robusta.
Al fin y al cabo, cuando un proceso empresarial requiere recopilar información específicamente para generar un documento o un conjunto de documentos, lo más lógico es utilizar formularios DPM en lugar de formularios BPM. Ahorrará tiempo y obtendrá un flujo de trabajo documental mucho mejor y más eficiente.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
