Les suites BPM fournissent leurs propres outils interactifs de conception de formulaires, qui conviennent à de nombreux types de processus. Cependant, dans les workflows contenant des sous-processus pour la génération de documents complexes, les formulaires DPM sont généralement utilisés pour remplacer les formulaires BPM.
DPM pour l'automatisation des processus de génération de documents
Le DPM (modélisation des processus documentaires) est l'approche largement acceptée pour automatiser les processus de génération de documents, qu'ils soient autonomes ou intégrés dans des flux de travail plus larges. Les systèmes DPM de niveau entreprise disposent des langages de script robustes nécessaires pour automatiser les documents complexes et incluent des systèmes de gestion des fichiers et des composants. Mais surtout, ils offrent des capacités de conception de formulaires nettement supérieures à celles de pratiquement toutes les suites BPM, ce qui s'explique par la complexité des documents juridiques.
Un travailleur du savoir utilise d'abord un DPM pour transformer un fichier de traitement de texte ou un document PDF en modèle. Il intègre ensuite des règles métier dans le modèle, en remplaçant les noms, dates, chiffres, etc. par des variables simples. De même, il écrit des variables de calcul et définit les conditions dans lesquelles des clauses ou d'autres sections de texte seront incluses dans le document final. Après avoir intégré toute la logique métier requise dans le document lui-même, le travailleur du savoir crée ensuite un entretien personnalisé (séquence de formulaires interactifs de collecte de données) pour le modèle, en utilisant tous les composants qui ont été intégrés dans le modèle.
de la logique métier réflexive Voici la clé pour créer des formulaires dans un système de modélisation des processus documentaires : la logique métier intégrée au document doit se refléter dans l'entretien. Cette approche réflexive élimine la possibilité que des dizaines, voire des centaines de questions non pertinentes soient posées inutilement. En d'autres termes, les variables qui sont fusionnées dans des blocs de texte qui ne seront pas inclus dans une itération particulière du document n'ont pas besoin d'être posées dans l'entretien.
Les DPM puissants, tels que HotDocs, leader du secteur, créent automatiquement un entretien réflexif pour un modèle, une fonctionnalité qui permet non seulement de gagner un temps considérable, mais aussi de garantir la parité de la logique métier entre le modèle et l'entretien. Les entretiens HotDocs permettent une personnalisation plus poussée, comme des ressources d'aide spécifiques aux questions et la validation de la plage de réponses. Et pour les fournisseurs de BPM qui souhaitent que les formulaires HotDocs aient l'apparence et la convivialité des formulaires natifs du fournisseur, HotDocs fournit une API robuste.
En fin de compte, lorsqu'un processus métier nécessite la collecte d'informations spécifiques pour générer un ou plusieurs documents, il est tout simplement logique d'utiliser des formulaires DPM plutôt que des formulaires BPM. Vous gagnerez du temps et obtiendrez un flux de travail documentaire bien meilleur et plus efficace.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
