BPM-Suiten bieten eigene interaktive Tools zur Formularerstellung, die für viele Arten von Prozessen ausreichend sind. In Workflows mit Unterprozessen zur Erstellung komplexer Dokumente werden jedoch in der Regel DPM-Formulare anstelle von BPM-Formularen verwendet.
DPM zur Automatisierung von Dokumentenerstellungsprozessen
DPM (Document Process Modeling) ist der allgemein anerkannte Ansatz zur Automatisierung von Dokumentenerstellungsprozessen, sei es als eigenständige Lösung oder im Rahmen umfassenderer Workflows. DPM-Systeme der Enterprise-Klasse verfügen über die erforderlichen robusten Skriptsprachen zur Automatisierung komplexer Dokumente und umfassen Datei- und Komponentenverwaltungssysteme. Am wichtigsten ist vielleicht, dass sie auch über deutlich größere Formularerstellungsfunktionen verfügen als praktisch jede BPM-Suite, was sich aus der Komplexität von Rechtsdokumenten ergibt.
Ein Wissensarbeiter verwendet zunächst ein DPM, um eine Textverarbeitungsdatei oder ein PDF-Dokument in eine Vorlage umzuwandeln. Anschließend baut der Mitarbeiter Geschäftsregeln in die Vorlage ein und ersetzt Namen, Daten, Zahlen usw. durch einfache Variablen. Ebenso schreibt er Berechnungsvariablen und definiert Bedingungen, unter denen Klauseln oder andere Textabschnitte in ein fertiges Dokument aufgenommen werden. Nachdem er die gesamte erforderliche Geschäftslogik in das Dokument selbst eingebaut hat, erstellt der Wissensarbeiter dann ein benutzerdefiniertes Interview (eine Abfolge interaktiver Formulare zur Datenerfassung) für die Vorlage, wobei er dieselben Komponenten verwendet, die in die Vorlage eingebaut wurden.
Reflexive Geschäftslogik-
Hier ist der Schlüssel zum Erstellen von Formularen innerhalb eines Dokumentprozessmodellierungssystems: Die in das Dokument integrierte Geschäftslogik muss sich im Interview widerspiegeln. Dieser reflexive Ansatz verhindert, dass Dutzende oder sogar Hunderte irrelevante Fragen unnötigerweise gestellt werden. Mit anderen Worten: Variablen, die in Textblöcke eingefügt werden, die in einer bestimmten Version des Dokuments nicht enthalten sind, müssen im Interview nicht abgefragt werden.
Leistungsstarke DPMs wie das branchenführende HotDocs erstellen automatisch ein reflexives Interview für eine Vorlage. Diese Funktion spart nicht nur viel Zeit, sondern gewährleistet auch die Übereinstimmung der Geschäftslogik zwischen der Vorlage und dem Interview. HotDocs-Interviews ermöglichen weitere Anpassungen, wie z. B. fragenspezifische Hilfe-Ressourcen und die Validierung von Antwortbereichen. Und für BPM-Anbieter, die möchten, dass HotDocs-Formulare das Aussehen und die Haptik der nativen Formulare des Anbieters übernehmen, bietet HotDocs eine robuste API.
Letztendlich ist es sinnvoll, DPM-Formulare anstelle von BPM-Formularen zu verwenden, wenn ein Geschäftsprozess die gezielte Erfassung von Informationen zur Erstellung eines Dokuments oder einer Reihe von Dokumenten erfordert. Sie sparen Zeit und erzielen einen deutlich besseren und effizienteren Dokumenten-Workflow.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
