Agilice y automatice el proceso de actualización de asuntos y asegúrese de que su sistema de gestión de asuntos actúa como fuente única de todos sus datos jurídicos.
Ya nos hemos referido a la gestión de asuntos como la "única fuente de verdad" de una organización, pero ¿qué queremos decir realmente? Al contener todos los asuntos legales que están actualmente en proceso junto con un repositorio de todos los asuntos legales y actualizaciones de asuntos en el historial de su empresa, su plataforma de gestión de asuntos legales funciona como la ubicación centralizada desde la que fluyen todos los datos de su departamento.
Sin embargo, sin integraciones sencillas que permitan a los usuarios realizar actualizaciones de asuntos desde fuera de su plataforma de gestión de asuntos y, de forma más general, enviar y recibir información a través de diferentes tecnologías, los equipos jurídicos corren el riesgo de duplicar datos, lo que provoca ineficiencias, pérdida de información, procesos de cumplimiento incompletos y, en última instancia, una falta de confianza en los procesos y datos de un departamento jurídico.
La importancia de la gestión de asuntos como eje centralizado
La herramienta de gestión de asuntos adecuada reúne datos de múltiples fuentes y proporciona análisis que informan sobre cómo avanzar: dónde asignar recursos, cómo gestionar mejor las relaciones con los abogados externos y cómo mejorar los resultados de los asuntos a largo plazo.
Una forma de que los equipos jurídicos conviertan su sistema de gestión de asuntos en su única fuente de verdad es con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo.
Aunque la gestión de asuntos debe tener una interfaz de usuario amigable con procesos modernos y racionalizados que sean intuitivos, lo cierto es que no todos los usuarios de un departamento jurídico -o de una empresa- necesitan lidiar con una aplicación más. La ansiedad por alternar es real: El usuario medio alterna entre aplicaciones y ventanas casi 1.200 veces al día, y cada cambio requiere, de media, dos segundos antes de que el usuario se reoriente. El estrés añadido de una aplicación más también es real.
Mejora de los equipos jurídicos con actualizaciones automatizadas de asuntos
Aquí es donde entra en juego el flujo de trabajo. Mientras que algunos miembros del equipo jurídico vivirán en su sistema de gestión de asuntos, hay muchos usuarios que pueden desear interactuar con los asuntos desde la seguridad de su correo electrónico o Salesforce. Con la automatización del flujo de trabajo y las sencillas capacidades de integración, los usuarios pueden utilizar un menú desplegable para extraer la información del asunto del sistema de gestión de asuntos sin necesidad de interactuar con el sistema en absoluto. La información sobre un asunto concreto se rellena automáticamente en un formulario y guía al usuario para identificar cómo debe actualizarse un asunto concreto. Por ejemplo, puede ser importante añadir un contacto o cargar una nueva prueba años después de la creación de un asunto. Con la automatización del flujo de trabajo, puede incrustar un formulario en cualquier lugar -en Salesforce, en Sharepoint, etc.- y los usuarios sin conocimientos técnicos pueden cargar información fácilmente. Este formulario puede incluso personalizarse con la imagen de su empresa. Lo mejor de todo es que sus usuarios nunca tendrán que salir de la aplicación que hayan elegido ni aprender a utilizar una nueva herramienta.
La automatización del flujo de trabajo ayuda a transformar las herramientas dispares de un departamento jurídico en una pila tecnológica coherente y completa. Reúne los datos a través de procesos racionalizados, acelerando y mejorando la comunicación y la colaboración dentro y fuera del departamento jurídico.
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