A los equipos jurídicos se les pide constantemente que hagan más con menos, pero ¿qué significa exactamente conseguir "más" y qué significa realmente utilizar "menos"?
Según una encuesta reciente, el 72% de los directores generales cree que reducir el número de proveedores de tecnología y servicios permitirá ahorrar costes. Y más allá de la cuenta de resultados, hay un argumento a favor de la productividad: la combinación de diferentes tecnologías jurídicas procedentes de distintos lugares hace que no siempre hablen el mismo idioma o se integren. Esto puede causar duplicación de datos y silos de información, junto con todos los efectos secundarios: dificultad para mantener el cumplimiento, pérdida de tiempo buscando la versión "real" más reciente de un contrato, confusión y falta de confianza en los datos, falta de comunicación o desalineación entre departamentos, y mucho más.
Hablemos de longevidad: ¿Punto o plataforma?
Ya hemos hablado de las trampas del enfoque "todo en uno", o de adoptar soluciones puntuales rápidas con funciones incompatibles, código personalizado y sin integraciones API. Es rápido, fácil de poner en marcha y hace el trabajo, pero ¿a largo plazo? No esperes que mantenga el ritmo.
El otro extremo es la implantación de una solución propia, que puede fracasar cuando la carga de la implantación, el mantenimiento y la atención al cliente se acumulan en los ya de por sí repletos equipos de TI, o cuando variables impredecibles como la rotación de empleados dejan lagunas de experiencia.
Una mejor estrategia a largo plazo consiste en liberar a su equipo de la carga administrativa con una plataforma de gestión integrada que ofrezca la solución que busca actualmente y la posibilidad de integrarla con más servicios en el futuro.
Los equipos jurídicos estratégicos construyen integraciones, centralización de datos y eficiencia de procesos en sus tecnologías y equipos invirtiendo en la tecnología adecuada y pensando en su pila de tecnología jurídica a largo plazo, independientemente de lo maduros que estén cuando empiecen.
Su pila de tecnología jurídica debe dar soporte integral a sus operaciones jurídicas, pero hay dos tipos de tecnologías que constituyen el núcleo. El sistema de gestión de asuntos debe funcionar como "fuente única de la verdad" en todo el departamento y actuar como centro de información a través del cual fluyen todos los demás datos. Su herramienta de automatización del flujo de trabajo puede actuar como la energía de red que conecta sus herramientas entre sí y extrae información de su sistema de gestión de asuntos o hacia él según sea necesario.
Aproveche el poder de la gestión racionalizada de asuntos
Todos los miembros de los equipos jurídicos deben tener acceso inmediato y autorizado a los materiales pertinentes, como asuntos, contratos, documentos y actualizaciones de estado. Estos datos deben estar centralizados, o su equipo se arriesga a perder mucho tiempo y energía buscando y verificando información. Los empleados afirman que tardan, de media, 9,5 minutos en volver a su rutina después de cambiar de aplicación, por lo que puede imaginarse que una pila tecnológica sobrecargada no sólo está ralentizando a su equipo, sino que también lo está agotando. Cuando los miembros del equipo dependen de sistemas desconectados, pierden el tiempo y se arriesgan a cometer errores que afectan a los resultados.
Los datos normalizados mantienen informados a los responsables de su departamento a través de cuadros de mando y análisis durante el proceso, lo que permite a su organización gestionar de forma proactiva las operaciones y los riesgos. Cuando revise los requisitos de su sistema de gestión de asuntos, destaque y subraye los criterios para facilitar las integraciones y colaboraciones. Su única fuente de verdad es el lugar hacia el que debe fluir el resto de la información jurídica, por lo que la capacidad de hablar entre tecnologías y permitir que los usuarios de distintos departamentos trabajen juntos es de suma importancia.
Cuando los equipos jurídicos empiezan a sentirse sobrecargados por el sistema de gestión de asuntos que ya tienen instalado, o están llegando a un punto de madurez en el que su solución casera ya no gestiona sus datos de forma responsable, es el momento de empezar a buscar.
Encontrar la plataforma adecuada puede marcar la diferencia entre un equipo que realiza el seguimiento y la gestión de los asuntos sin esfuerzo y otro que su equipo se ve sumido en tareas repetitivas y soluciones manuales.
Tanto si tiene su software de gestión de asuntos desde hace años como si acaba de empezar a buscarlo, hemos elaborado una lista de "señales de alarma" a las que debe prestar atención.
Libere su flujo con la automatización del flujo de trabajo
Al 94% de los profesionales empresariales les gustaría unificar su automatización con una plataforma en lugar de depender de sistemas dispares. La automatización de flujos de trabajo es una herramienta en la que confían los líderes empresariales para conectar datos y liberar a los usuarios de la carga de hacerlo manualmente. Piense en los sistemas de gestión de asuntos como el corazón palpitante de su configuración tecnológica, que mantiene a su equipo vivo y en buen estado centralizando y aprobando los datos antes de que sigan circulando. Ahora, imagine la automatización del flujo de trabajo como las venas que transportan los datos desde las distintas fuentes de entrada hasta este eje central.
Los compradores de equipos jurídicos buscan la automatización del flujo de trabajo como una herramienta para transferir información de forma eficaz, racionalizada y estandarizada, desde solicitudes de NDA que pasan por Ventas y funcionan en todas las organizaciones, hasta asuntos que se crean en Salesforce pero dependen de integraciones de flujo de trabajo para actualizar automáticamente su única fuente de verdad.
Con el tipo adecuado de automatización del flujo de trabajo, puede crear integraciones entre sus aplicaciones para que sus usuarios no tengan que actualizar manualmente cada aplicación.
Pero encontrar la solución adecuada para su equipo no es como pescar en un barril. Muchas de las soluciones existentes se quedan cortas a la hora de abordar las necesidades de colaboración interfuncional, cumplimiento y escalabilidad a largo plazo. Echa un vistazo a lo que debes y no debes hacer para conseguir las funciones y la asistencia que tu equipo necesita.
Asegure su éxito con la revisión gestionada de facturas (MBR)
A la hora de revisar las facturas y las partidas de los servicios jurídicos, la falta de uniformidad en el enfoque puede dar lugar a datos fragmentados y erróneos, cálculos equivocados y errores costosos. Por no hablar de que comprobar la exactitud de las facturas y la información de facturación de los bufetes de abogados desvía la atención de tareas estratégicas y de gran valor.
Ahí es donde la tecnología puede intervenir para ayudar a mitigar los problemas que surgen en los datos de los elementos bloqueados o agrupados en la factura, las tareas indistinguibles o las actividades en las entradas de tiempo que se describen vagamente. Esto no sólo fomenta una mejor higiene de los datos en el back-end, sino que también mejora la transparencia de las partes interesadas y la previsión a largo plazo.
Algunas categorizaciones de partidas de facturas basadas en ML e IA (como Managed Bill Review de Mitratech) pueden asignar códigos de tareas propios en lenguaje común a cada partida de factura con una precisión predictiva del 97%.
Los algoritmos avanzados y la IA generativa permiten a los equipos procesar grandes cantidades de datos, proporcionándoles una visión holística de sus operaciones con abogados externos. Mientras tanto, aunque la tecnología de IA trabaja entre bastidores, algunas tecnologías más avanzadas de revisión de facturas gestionadas fomentan la IA-humana, ofreciendo expertos en la materia que entienden el contexto del gasto legal y pueden ofrecer precisión, cumplimiento e inteligencia procesable.
¿Quiere conocer más de cerca la IA en la gestión de gastos jurídicos y la tecnología de revisión de facturas gestionadas?
No se pierda la retención legal efectiva
Incluso al considerar una nueva herramienta que se centra en una práctica específica, como Legal Hold, debe considerar y priorizar cómo encaja en sus sistemas, procesos y tecnología jurídica más amplios.
Como puede decirle cualquier equipo que se enfrente a varios litigios o asuntos normativos al mismo tiempo, las pruebas, las escaladas y los atestados se acumulan rápidamente.
¿Puede su Legal Hold integrarse con su plataforma de gestión de asuntos, de modo que los miembros del equipo jurídico puedan iniciarlos desde la misma plataforma en la que pasan la mayor parte de su tiempo? ¿Se extraen los análisis de Legal Hold con la misma potencia y complejidad que sus principales herramientas de generación de informes? Obtenga más información sobre cómo un enfoque integrado de Legal Hold puede elevar sus resultados y mejorar su ecosistema jurídico.
Recapitulemos:
La verdad es que, en nuestro cambiante mercado, el crecimiento en el ámbito de las operaciones jurídicas ya no consiste únicamente en aumentar los efectivos o adquirir más espacio de oficina; es una oportunidad para ser verdaderamente estratégicos.
¿Le vendría bien un poco de ayuda para hacer un seguimiento de las herramientas y mejores prácticas necesarias para que su departamento jurídico alcance el éxito?
No es el único, por eso hemos creado esta lista completa de todas las preguntas y confirmaciones que hay que tener en cuenta a la hora de ampliar el equipo de operaciones jurídicas y la pila tecnológica:
- Una visión general de cómo alinearse con la visión de su Consejo General
- Consejos para conseguir que las partes interesadas le sigan apoyando
- Ideas sobre lo que hace que una evaluación tenga éxito y sea hermética
- Por qué la ejecución es un proceso continuo y cómo ser proactivo al respecto
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
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