Optimice y automatice su proceso en torno a las actualizaciones de asuntos, y asegúrese de que su sistema de gestión de asuntos actúe como la única fuente de información veraz para todos sus datos legales.
Anteriormente nos hemos referido a la gestión de asuntos comola «única fuente de verdad»de una organización, pero ¿qué queremos decir realmente con eso? Al conservar todos los asuntos legales que se están tramitando actualmente, junto con un repositorio de todos los asuntos legales y las actualizaciones de los mismos en la historia de su empresa, su plataforma de gestión de asuntos legales funciona como la ubicación centralizada desde la que fluyen todos los datos de su departamento.
Sin integraciones sencillas que permitan a los usuarios realizar actualizaciones de los asuntos desde fuera de su plataforma de gestión de asuntos y, en términos más generales, enviar y recibir información a través de diferentes tecnologías, los equipos jurídicos corren el riesgo de duplicar los datos, lo que conduce a ineficiencias, pérdida de información, procesos de cumplimiento incompletos y, en última instancia, a una falta de confianza en los procesos y datos del departamento jurídico.
La importancia de la gestión de la materia como centro neurálgico
La herramienta adecuada para la gestión de asuntos reúne datos de múltiples fuentes y proporciona análisis que les indican cómo avanzar: dónde asignar los recursos, cómo gestionar mejor las relaciones con los asesores externos y cómo mejorar los resultados de los asuntos a largo plazo.
Una forma en que los equipos jurídicos convierten su sistema de gestión de asuntos en su única fuente de información veraz es con la ayuda de la automatización del flujo de trabajo.
Aunque la gestión de documentos debería tener una interfaz de usuario intuitiva, con procesos modernos y optimizados, lo cierto es que no todos los usuarios de un departamento jurídico —o de una empresa— necesitan manejar una aplicación más. La ansiedad por cambiar de aplicación es real: el usuario medio cambia entre aplicaciones y ventanas casi 1200 veces al día, y cada cambio requiere, de media, dos segundos antes de que el usuario se reoriente. El estrés añadido de una aplicación más también es real.
Mejorando los equipos jurídicos con actualizaciones automatizadas de los asuntos
Aquí es donde entra en juego el flujo de trabajo. Aunque algunos miembros del equipo jurídico trabajarán exclusivamente en su sistema de gestión de asuntos, hay muchos usuarios que quizá prefieran interactuar con los asuntos desde la seguridad de su correo electrónico o Salesforce. Gracias a la automatización del flujo de trabajo y a las sencillas capacidades de integración, los usuarios pueden utilizar un menú desplegable para extraer información del sistema de gestión de asuntos sin necesidad de interactuar con el sistema en absoluto. La información sobre un caso concreto se rellena automáticamente en un formulario y guía al usuario para que identifique cómo debe actualizarse un asunto concreto. Por ejemplo, puede ser importante añadir un contacto o cargar una nueva prueba años después de la creación de un asunto. Con la automatización del flujo de trabajo, puede incrustar un formulario en cualquier lugar (en Salesforce, en Sharepoint, etc.) y los usuarios sin conocimientos técnicos pueden cargar información fácilmente. Este formulario puede incluso personalizarse con la imagen de marca de su empresa. Lo mejor es que sus usuarios ni siquiera tienen que salir de su aplicación preferida ni aprender a utilizar una nueva herramienta.
La automatización del flujo de trabajo ayuda a transformar las herramientas dispares de un departamento jurídico en un conjunto tecnológico coherente y completo. Reúne los datos mediante procesos optimizados, lo que acelera y mejora la comunicación y la colaboración dentro y fuera del departamento jurídico.
¿Nuestra prioridad? En su éxito.
Programe una demostración u obtenga más información sobre los productos, servicios y compromiso de Mitratech.
