Utilice esta lista de verificación de auditoría de la OFCCP para asegurarse de que está haciendo lo necesario para cumplir con las reglamentaciones de la OFCCP, incluidas VEVRAA, la Sección 503 y la EO 11246.
Cada año, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo selecciona numerosos establecimientos de contratistas federales para evaluar su cumplimiento de la normativa sobre discriminación positiva. Aunque la preparación de la auditoría es obligatoria, si tiene a mano la documentación adecuada puede facilitar la coordinación del proceso.
Si ha sido seleccionado para una auditoría de gabinete, recibirá una notificación a través de una carta de programación de la OFCCP, lo que se conoce como el proceso de "auditoría de gabinete" para el cumplimiento. A partir de la recepción de esta carta, dispondrá de 30 días para proporcionar a la agencia documentación que incluya una copia de sus planes de acción afirmativa y datos justificativos de todas las retribuciones de los empleados.
Una vez que envíe su documentación, la oficina analizará los datos y le solicitará información adicional, según sea necesario. Deberá responder a todas las solicitudes a su debido tiempo y estar preparado para responder a cualquier pregunta de seguimiento que pueda surgir.
Cuando la agencia lleve a cabo su auditoría documental, determinará si es necesaria una auditoría in situ. Esta evaluación se basa en la forma en que usted responde a su solicitud inicial, incluida la entrega de toda la lista detallada de materiales que se ha descrito en la carta de programación. En su revisión inicial de los datos, la OFCCP busca cualquier indicador de discriminación potencial.
En este punto, pueden darse dos escenarios:
- Sobre la base de la información que reciba la agencia, se cerrará la auditoría documental y usted recibirá una carta en la que se le indicará que no ha habido infracciones. Una vez auditada, no podrá someterse a otra auditoría durante dos años.
- Recibirá una notificación de cualquier posible práctica discriminatoria, a la que seguirá el proceso de revisión in situ. Durante la revisión in situ, la OFCCP llevará a cabo un análisis más detallado y podrá solicitar datos adicionales sobre remuneración, expedientes de personal y otras políticas y procedimientos. También puede incluir la realización de entrevistas con los responsables de contratación y otros miembros del personal.
Durante la revisión in situ, se determinará si el contratista está aplicando realmente un plan de acción afirmativa eficaz y cumpliendo las directrices de igualdad de oportunidades en el empleo.
Para asegurarse de que siempre está preparado para ser auditado, asegúrese de cumplir la normativa de la OFCCP, incluido el alcance de la diversidad de candidatos y la documentación.
El cumplimiento de la OFCCP exige que los anuncios de vacantes lleguen a las agencias de empleo estatales y, a su vez, a los solicitantes cualificados que representen a minorías, veteranos, mujeres y personas con discapacidad. Como indica la OFCCP, los contratistas federales deben demostrar que colaboran activamente con los portales de empleo estatales, publicando ofertas de trabajo y llevando un registro de los solicitantes en función de su pertenencia a minorías o su condición de veteranos.
La preparación de los datos de contratación para la presentación de informes es un aspecto importante del proceso de cumplimiento. Es imperativo que los empleadores mantengan de forma proactiva los datos sobre las ofertas de empleo y que dispongan de estos datos para su presentación en caso de que se les solicite durante una auditoría y anualmente. La recopilación, el almacenamiento y la presentación de informes de los datos de los solicitantes de empleo en línea es un mandato clave para cumplir con la OFCCP, y específicamente un requisito necesario en caso de que se le solicite participar en una auditoría de escritorio.
Para obtener más información sobre el cumplimiento de la OFCCP, visite nuestros recursos de cumplimiento de la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
