Utilice esta lista de verificación de auditoría de la OFCCP para asegurarse de que está haciendo lo necesario para cumplir con las regulaciones de la OFCCP, incluidas la VEVRAA, la Sección 503 y la EO 11246.
Cada año, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) del Departamento de Trabajo selecciona numerosos establecimientos contratistas federales para evaluar su cumplimiento con las regulaciones de acción afirmativa. Si bien la preparación para la auditoría es obligatoria, si tiene la documentación adecuada a mano, puede facilitar la coordinación del proceso.
Si ha sido seleccionado para una auditoría documental, recibirá una notificación mediante una carta de programación de la OFCCP, lo que se conoce como el proceso de «auditoría documental» para verificar el cumplimiento. A partir de la recepción de esta carta, dispondrá de 30 días para proporcionar a la agencia la documentación, incluida una copia de sus planes de acción afirmativa y los datos justificativos de la remuneración de todos los empleados.
Una vez que envíe su documentación, la oficina analizará los datos y solicitará la información adicional que sea necesaria. Deberá responder a todas las solicitudes de manera oportuna y estar preparado para responder a cualquier pregunta de seguimiento que pueda surgir.
A medida que la agencia lleva a cabo su auditoría documental, determinará si es necesaria una revisión de auditoría in situ. Esta evaluación se basa en cómo responda usted a su solicitud inicial, incluida la entrega de toda la lista detallada de materiales que se ha esbozado en la carta de programación. En su revisión inicial de los datos, la OFCCP busca cualquier indicio de posible discriminación.
En este punto, pueden darse dos situaciones:
- Sobre la base de la información que reciba la agencia, se cerrará la auditoría documental y usted recibirá una carta en la que se indicará que no se han detectado infracciones. Una vez auditado, no podrá ser objeto de otra auditoría durante dos años.
- Recibirá una notificación de cualquier posible práctica discriminatoria, a la que seguirá un proceso de revisión in situ. Durante la revisión in situ, la OFCCP llevará a cabo un análisis más detallado y podrá solicitar datos adicionales sobre remuneraciones, expedientes del personal y otras políticas y procedimientos. Esto también puede incluir la realización de entrevistas con los responsables de contratación y otros miembros del personal.
Durante la revisión in situ, se determinará si el contratista está implementando efectivamente un plan de acción afirmativa y cumpliendo con las directrices de igualdad de oportunidades en el empleo.
Para asegurarse de estar siempre preparado para una auditoría, asegúrese de cumplir con las regulaciones de la OFCCP, incluyendo la búsqueda de candidatos diversos y la documentación.
El cumplimiento de la OFCCP exige que los anuncios de vacantes de empleo lleguen a las agencias de empleo estatales y, a su vez, a los solicitantes cualificados que representen a minorías, veteranos, mujeres y personas con discapacidad. Tal y como establece la OFCCP, los contratistas federales deben demostrar que colaboran activamente con los portales de empleo estatales, publican ofertas de trabajo y mantienen registros de los solicitantes en relación con su condición de minoría o veterano.
La preparación de los datos de contratación para cumplir con las normativas de información es un aspecto importante del proceso de cumplimiento. Es imprescindible que los empleadores mantengan de forma proactiva los datos sobre las ofertas de empleo y los tengan disponibles para su presentación en caso de que se les solicite durante una auditoría, así como anualmente. La recopilación, el almacenamiento y la comunicación de los datos de los solicitantes de empleo en línea es un requisito clave para cumplir con la normativa de la OFCCP y, en concreto, un requisito necesario en caso de que se le solicite participar en una auditoría documental.
Para obtener más información sobre el cumplimiento de la OFCCP, visite nuestros recursos de cumplimiento de la OFCCP.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
