Utilisez cette liste de contrôle d'audit OFCCP pour vous assurer que vous faites le nécessaire pour respecter les réglementations OFCCP, notamment VEVRAA, Section 503 et EO 11246.
Chaque année, le Bureau des programmes de conformité des contrats fédéraux (OFCCP) du ministère du Travail sélectionne de nombreux établissements sous contrat fédéral afin d'évaluer leur conformité aux réglementations en matière d'action positive. Bien que la préparation de l'audit soit obligatoire, si vous disposez des documents appropriés, vous pouvez faciliter la coordination du processus.
Si vous avez été sélectionné pour un audit administratif, vous recevrez une notification par courrier de l'OFCCP, dans le cadre du processus dit « d'audit administratif » visant à vérifier la conformité. À compter de la réception de ce courrier, vous disposerez de 30 jours pour fournir à l'agence les documents requis, notamment une copie de vos plans d'action positive et les données justificatives relatives à la rémunération de tous vos employés.
Une fois vos documents soumis, le bureau analysera les données et vous demandera des informations supplémentaires si nécessaire. Vous devrez répondre à toutes les demandes dans les délais impartis et être prêt à répondre à toute question complémentaire qui pourrait vous être posée.
Au cours de son audit documentaire, l'agence déterminera si un audit sur site est nécessaire. Cette évaluation repose sur votre réponse à sa demande initiale, notamment la fourniture de la liste détaillée de tous les documents mentionnés dans la lettre de planification. Lors de son examen initial des données, l'OFCCP recherche tout indice de discrimination potentielle.
À ce stade, deux scénarios peuvent se produire :
- Sur la base des informations reçues par l'agence, l'audit documentaire sera clos et vous recevrez une lettre indiquant qu'aucune infraction n'a été constatée. Une fois l'audit terminé, vous ne serez pas soumis à un autre audit avant deux ans.
- Vous recevrez une notification de toute pratique discriminatoire potentielle, qui sera suivie d'un processus d'examen sur place. Au cours de cet examen, l'OFCCP procédera à une analyse plus détaillée et pourra demander des données supplémentaires sur les rémunérations, les dossiers du personnel et d'autres politiques et procédures. Cela peut également inclure des entretiens avec les responsables du recrutement et d'autres membres du personnel.
Au cours de l'examen sur place, il sera déterminé si l'entrepreneur met effectivement en œuvre un plan d'action positive efficace et se conforme aux directives en matière d'égalité des chances en matière d'emploi.
Pour être sûr d'être toujours prêt à faire l'objet d'un audit, veillez à respecter les réglementations de l'OFCCP, notamment en matière de diversité des candidats et de documentation.
La conformité à l'OFCCP exige que les offres d'emploi soient transmises aux agences pour l'emploi des États, qui les diffusent à leur tour aux candidats qualifiés issus des minorités, aux anciens combattants, aux femmes et aux personnes handicapées. Comme le souligne l'OFCCP, les entrepreneurs fédéraux doivent prouver qu'ils collaborent activement avec les sites d'emploi des États, qu'ils publient des offres d'emploi et qu'ils conservent des registres des candidats issus des minorités ou anciens combattants.
La préparation des données relatives à l'embauche pour les obligations réglementaires en matière de reporting est un aspect important du processus de conformité. Il est impératif que les employeurs conservent de manière proactive les données relatives aux offres d'emploi et les tiennent à disposition pour les soumettre si nécessaire lors d'un audit, et ce sur une base annuelle. La collecte, le stockage et la communication des données relatives aux candidats à un emploi en ligne sont des obligations essentielles pour se conformer aux exigences de l'OFCCP, et plus particulièrement une exigence nécessaire si vous êtes invité à participer à un audit documentaire.
Pour plus d'informations sur la conformité OFCCP, consultez nos ressources sur la conformité OFCCP.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
