El 7 de octubre de 2005, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) publicó su norma final relativa a la definición de solicitante por Internet. Como se menciona en un artículo de noviembre de 2005 del Dr. Michael Harris, la norma final presenta cuatro criterios para que un solicitante de empleo sea considerado solicitante, a saber:
1.La persona presenta una manifestación de interés por el empleo a través de Internet o de tecnologías de datos electrónicos afines.
2.El contratista considera al individuo para el empleo en un puesto concreto.
3. La manifestación de interés de la persona indica que posee las cualificaciones básicas para el puesto.
4. En ningún momento del proceso de selección del contratista (antes de recibir una oferta de empleo del contratista), la persona se retira de la consideración o indica de otro modo que ya no está interesada en el puesto.
Basándose en los cuatro criterios, los contratistas deben elaborar su propia definición de solicitante, que determinará cuándo deben solicitar información sobre raza y sexo -datos EEO- para informar sobre la composición racial y de género del conjunto de solicitantes. Además, la norma final especifica los requisitos de mantenimiento de registros para los empleadores que utilicen Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas para el reclutamiento y la contratación. Los contratistas federales deben cumplir la norma antes del 6 de febrero de 2006. Aunque la norma final permite a las empresas restringir el tamaño de su reserva de candidatos a través de su definición de candidato por Internet, los empleadores deben desarrollar y aplicar cuidadosamente políticas y procedimientos que apoyen esta definición, formar a los reclutadores en las nuevas políticas y procedimientos, y supervisar el cumplimiento de las nuevas políticas y procedimientos. Las empresas que han permitido a los reclutadores una amplia libertad en sus prácticas cotidianas deben desarrollar políticas y procedimientos estandarizados para el uso de Internet y las tecnologías relacionadas para el reclutamiento y la contratación.
A continuación se indican algunas medidas recomendadas que los empresarios pueden adoptar para prepararse para la fecha límite del 6 de febrero de 2006 para cumplir la norma final.
1. Determinar qué manifestaciones de interés se tendrán en cuenta.
Aunque la norma final no incluye el criterio de que las personas deban seguir las políticas y procedimientos de un empleador para manifestar su interés en el empleo, la norma final permite a los empleadores establecer dichas prácticas en relación con quién será tenido en cuenta. Los empleadores que deseen restringir el tamaño del grupo de solicitantes pueden aplicar procesos estándar que limiten el tipo aceptable de manifestación de interés y el método aceptable de presentación. Algunos empleadores, por ejemplo, pueden decidir que sólo aceptarán un formulario de solicitud cumplimentado; otros pueden aceptar currículos pero sólo aquellos que incluyan tres referencias; otros pueden aceptar cualquier tipo o forma de currículo. Los empleadores pueden decidir restringir el método de presentación a la página web de la empresa; otros pueden permitir la presentación por correo electrónico o fax. Sin embargo, los reclutadores deben ser coherentes. Supongamos que un empleador declara que sólo se tendrán en cuenta las manifestaciones de interés enviadas a través del sitio web de la empresa. Si más tarde un reclutador acepta un currículum enviado por fax, todos los currículums enviados por fax también serían "considerados". Los requisitos de mantenimiento de registros de la norma final obligan a los empleadores a guardar todas las manifestaciones de interés consideradas para un puesto concreto.
2. Decida si incluirá las cualificaciones básicas en su definición.
Aunque los empleadores han solicitado sistemáticamente que la definición de candidato a través de Internet incluya una disposición que establezca que los candidatos deben reunir unas cualificaciones mínimas, los empleadores deben contemplar el tiempo y el esfuerzo necesarios para incorporar las cualificaciones básicas a su definición. Establecer cualificaciones básicas para todos los puestos puede ser una tarea monumental para algunos empleadores. Según la norma final, las cualificaciones básicas deben anunciarse o establecerse antes de contratar personal para un puesto concreto. Las cualificaciones básicas deben ser no comparativas, objetivas y relacionadas con el puesto. Además, la norma final establece claramente que las pruebas no son cualificaciones básicas. Dadas las declaraciones de la OFCCP de que evaluará el impacto adverso de las cualificaciones básicas utilizando fuentes externas de datos como el censo o precedentes legales, los empleadores deben tomar las medidas necesarias para establecer cualificaciones básicas no comparativas, objetivas y relacionadas con el puesto para todos los puestos o bien excluir este criterio de su definición. La exclusión de este criterio de la definición exige simplemente que el empleador recopile y comunique los datos de la EEO sobre un grupo de solicitantes más amplio.
3. Decida si va a utilizar las preferencias laborales para identificar a quienes no estén interesados en un puesto.
Las personas que se retiren del proceso de reclutamiento y contratación o que manifiesten su desinterés por seguir optando a un puesto no tienen que figurar en el grupo de candidatos. La norma final indica que las preferencias laborales declaradas por una persona pueden utilizarse para calibrar su interés por un puesto. Por ejemplo, si las preferencias salariales, de viaje o de lugar de trabajo de una persona no coinciden con los requisitos del puesto, el empleador puede clasificar a esta persona como no interesada en el puesto y eliminarla del grupo de solicitantes. Sin embargo, los reclutadores deben aplicar este criterio de forma coherente. Supongamos que un empleador establece que las preferencias salariales de una persona se compararán con el salario del puesto para identificar a los interesados en el puesto. Si un reclutador decide llevar a una persona a una entrevista aunque su preferencia salarial supere el salario del puesto, todas las personas cuyas preferencias salariales no coincidan con el salario del puesto deberán ser incluidas como solicitantes.
4. Establecer políticas y procedimientos en torno al comportamiento de búsqueda.
Según la norma final, un empresario tiene en cuenta a un solicitante de empleo cuando compara sus cualificaciones con los requisitos del puesto. Cuando los reclutadores realizan búsquedas en bases de datos internas o externas e identifican a los posibles solicitantes de un puesto como aquellos que aparecen en los resultados de la búsqueda, han considerado a todas las personas de la base de datos buscada. Entre otros elementos, deben guardarse todos los criterios de búsqueda y las fechas de las búsquedas, junto con el puesto para el que se realizó la búsqueda. La OFCCP podría solicitar información sobre las búsquedas realizadas para cualquier puesto para buscar indicios de impacto o trato dispar. Si un reclutador utiliza diferentes términos de búsqueda en diferentes momentos o con diferentes bases de datos de currículos para cubrir un puesto específico, el reclutador ha tratado de forma diferente a los solicitantes de empleo para el mismo puesto. Si este trato coloca a las mujeres o a las minorías en una situación de desventaja en el proceso de contratación, la OFCCP puede presentar una reclamación por trato desigual contra el empleador. Los términos de búsqueda aplicados de forma coherente a todos los solicitantes de empleo para un puesto concreto pueden tener un impacto desigual sobre las mujeres o las minorías. El uso de búsquedas geográficas o de búsquedas de formación específica, como licenciaturas en ciencias, puede dar lugar a que un número desproporcionado de minorías o de mujeres queden excluidas de la consideración ulterior. Si el empleador no puede justificar el uso de los términos de búsqueda como relacionados con el trabajo, la OFCCP puede presentar una reclamación por impacto dispar contra un empleador. Por último, las búsquedas iniciales para reducir el número de candidatos deben basarse únicamente en las cualificaciones básicas. Los reclutadores deberán conocer las cualificaciones básicas para cada puesto y los términos de búsqueda aceptables para reflejar estas cualificaciones. También necesitarán formación sobre cómo asegurarse de que se guardan los registros adecuados relacionados con cada búsqueda.
5. Tomar decisiones sobre técnicas de gestión de datos.
La norma final reconoce que un reclutador puede llevar a cabo una búsqueda sobre las cualificaciones básicas y aún así acabar con un número inmanejable de solicitantes de empleo. En este caso, los empleadores pueden utilizar técnicas de gestión de datos para reducir aún más el número de solicitantes potenciales. Las técnicas de gestión de datos incluyen métodos neutrales desde el punto de vista de la raza y el sexo para identificar un subconjunto de solicitantes de empleo que no estén relacionados con la evaluación de las cualificaciones del puesto. Algunos ejemplos son la clasificación de las manifestaciones de interés por fecha de presentación y la selección de las cincuenta primeras o el uso de una técnica de muestreo aleatorio para identificar a un subconjunto de personas. Deben tomarse decisiones sobre qué métodos utilizar y cuándo utilizarlos, y los responsables de la contratación deben recibir la formación adecuada.
6. Supervisar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos.
Como ya se ha mencionado, las prácticas reales de un reclutador pueden invalidar las políticas y procedimientos establecidos. Los empleadores deben establecer algún método para asegurarse de que se siguen todas las políticas y procedimientos. Los pasos recomendados anteriormente representan sólo algunas de todas las cuestiones a las que se enfrentan los empleadores que quieren cumplir con la norma final de la OFCCP sobre la definición de un solicitante de Internet. Dada la multitud de formas de utilizar la tecnología para reclutar y contratar para puestos vacantes, los empleadores tendrán que desarrollar cuidadosamente las políticas y procedimientos para el uso de la tecnología de reclutamiento y contratación de una manera coherente con la regla final con el fin de mantener el cumplimiento de las regulaciones federales de mantenimiento de registros y presentación de informes.
Nota: Este artículo se facilita únicamente con fines informativos y no pretende ofrecer asesoramiento jurídico específico.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
