Am 7. Oktober 2005 veröffentlichte das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) seine endgültige Regelung zur Definition eines Internet-Bewerbers. Wie in einem Artikel von Dr. Michael Harris aus dem November 2005 erwähnt, enthält die endgültige Regelung vier Kriterien, nach denen ein Arbeitssuchender als Bewerber gilt:
1. Die Person reicht über das Internet oder ähnliche elektronische Datenübertragungstechnologien eine Interessenbekundung für eine Anstellung ein.
2. Der Auftragnehmer erwägt die Einstellung der Person für eine bestimmte Position.
3. Die Interessenbekundung der Person zeigt, dass sie über die grundlegenden Qualifikationen für die Position verfügt.
4. Die Person hat sich zu keinem Zeitpunkt des Auswahlverfahrens des Auftragnehmers (vor Erhalt eines Stellenangebots vom Auftragnehmer) aus dem weiteren Auswahlverfahren zurückgezogen oder anderweitig zu erkennen gegeben, dass sie nicht mehr an der Stelle interessiert ist.
Auf der Grundlage dieser vier Kriterien sollten Auftragnehmer ihre eigene Definition eines Bewerbers entwickeln, anhand derer sie festlegen, wann sie Angaben zu Rasse und Geschlecht – EEO-Daten – einholen müssen, um die Geschlechts- und Rassenzusammensetzung des Bewerberpools zu melden. Darüber hinaus legt die endgültige Regelung die Aufbewahrungspflichten für Arbeitgeber fest, die das Internet oder verwandte elektronische Datentechnologien für die Personalbeschaffung und -einstellung nutzen. Bundesauftragnehmer müssen die Regelung bis zum 6. Februar 2006 umsetzen. Auch wenn die endgültige Regelung es Unternehmen erlaubt, die Größe ihres Bewerberpools durch ihre Definition eines Internetbewerbers zu begrenzen, müssen Arbeitgeber sorgfältig Richtlinien und Verfahren entwickeln und umsetzen, die diese Definition unterstützen, Personalvermittler in den neuen Richtlinien und Verfahren schulen und die Einhaltung der neuen Richtlinien und Verfahren überwachen. Unternehmen, die Personalvermittlern in ihrer täglichen Praxis einen großen Spielraum eingeräumt haben, sollten standardisierte Richtlinien und Verfahren für die Nutzung des Internets und verwandter Technologien für die Personalbeschaffung und -einstellung entwickeln.
Im Folgenden sind einige empfohlene Schritte aufgeführt, die Arbeitgeber unternehmen können, um sich auf die Frist zum 6. Februar 2006 zur Einhaltung der endgültigen Regelung vorzubereiten.
1. Identifizieren Sie, welche Interessenbekundungen berücksichtigt werden.
Obwohl die endgültige Regelung nicht vorschreibt, dass Bewerber die Richtlinien und Verfahren ihres Arbeitgebers zur Bekundung ihres Interesses an einer Stelle befolgen müssen, erlaubt sie Arbeitgebern dennoch, solche Praktiken hinsichtlich der Auswahl von Bewerbern festzulegen. Arbeitgeber, die die Größe des Bewerberpools begrenzen möchten, können Standardverfahren einführen, die die zulässige Art der Interessensbekundung und die zulässige Einreichungsmethode einschränken. Einige Arbeitgeber können beispielsweise beschließen, nur ausgefüllte Bewerbungsformulare zu akzeptieren, andere akzeptieren Lebensläufe, jedoch nur solche, die drei Referenzen enthalten, wieder andere akzeptieren jede Art und Form von Lebenslauf. Arbeitgeber können beschließen, die Einreichungsmethode auf die Unternehmenswebsite zu beschränken; andere können die Einreichung per E-Mail oder Fax zulassen. Personalvermittler müssen jedoch konsistent sein. Angenommen, ein Arbeitgeber gibt an, dass nur Interessenbekundungen berücksichtigt werden, die über die Website des Unternehmens eingereicht werden. Wenn ein Personalvermittler später einen per Fax eingereichten Lebenslauf akzeptiert, würden auch alle per Fax eingereichten Lebensläufe „berücksichtigt“ werden. Die Aufbewahrungspflichten der endgültigen Regelung verpflichten Arbeitgeber, alle für eine bestimmte Stelle in Betracht gezogenen Interessenbekundungen aufzubewahren.
2. Entscheiden Sie, ob Sie grundlegende Qualifikationen in Ihre Definition aufnehmen möchten.
Obwohl Arbeitgeber immer wieder gefordert haben, dass die Definition eines Internetbewerbers eine Bestimmung enthalten muss, wonach Bewerber Mindestqualifikationen erfüllen müssen, sollten Arbeitgeber den Zeit- und Arbeitsaufwand berücksichtigen, der mit der Aufnahme von Grundqualifikationen in ihre Definition verbunden ist. Die Festlegung von Grundqualifikationen für alle Positionen kann für manche Arbeitgeber eine gewaltige Aufgabe sein. Gemäß der endgültigen Regelung müssen Mindestqualifikationen vor der Besetzung einer bestimmten Stelle ausgeschrieben oder festgelegt werden. Mindestqualifikationen müssen nicht vergleichbar, objektiv und berufsbezogen sein. Darüber hinaus wird in der endgültigen Regelung eindeutig festgelegt, dass Tests keine Mindestqualifikationen darstellen. Angesichts der Aussagen der OFCCP, dass sie die nachteiligen Auswirkungen von Mindestqualifikationen anhand externer Datenquellen wie der Volkszählung oder Rechtsprechungen bewerten wird, sollten Arbeitgeber entweder die erforderlichen Schritte unternehmen, um nicht vergleichbare, objektive und berufsbezogene Mindestqualifikationen für alle Positionen festzulegen, oder dieses Kriterium aus ihrer Definition streichen. Das Streichen dieses Kriteriums aus der Definition erfordert lediglich, dass der Arbeitgeber EEO-Daten zu einem größeren Bewerberpool sammelt und meldet.
3. Entscheiden Sie, ob Sie anhand der Arbeitspräferenzen diejenigen identifizieren möchten, die kein Interesse an einer Stelle haben.
Personen, die sich aus dem Rekrutierungs- und Einstellungsprozess zurückziehen oder auf andere Weise ihr Desinteresse an einer weiteren Berücksichtigung für eine Stelle bekunden, müssen nicht als Teil des Bewerberpools gemeldet werden. Die endgültige Regelung besagt, dass die angegebenen Arbeitspräferenzen einer Person herangezogen werden können, um das Interesse an einer Stelle zu beurteilen. Wenn beispielsweise die Präferenzen einer Person in Bezug auf Gehalt, Reisetätigkeit oder Arbeitsort nicht mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen, kann der Arbeitgeber diese Person als nicht an der Stelle interessiert einstufen und aus dem Bewerberpool entfernen. Personalvermittler müssen dieses Kriterium jedoch einheitlich anwenden. Angenommen, ein Arbeitgeber gibt an, dass die Gehaltsvorstellungen einer Person mit dem Gehalt der Stelle verglichen werden, um diejenigen zu identifizieren, die an der Stelle interessiert sind. Wenn ein Personalvermittler beschließt, eine Person zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen, obwohl ihre Gehaltsvorstellungen das Gehalt der Stelle übersteigen, müssen alle Personen, deren Gehaltsvorstellungen nicht dem Gehalt der Stelle entsprechen, als Bewerber berücksichtigt werden.
4. Legen Sie Richtlinien und Verfahren für das Suchverhalten fest.
Gemäß der endgültigen Regelung berücksichtigt ein Arbeitgeber einen Arbeitssuchenden, wenn er dessen Qualifikationen mit den Anforderungen der Stelle vergleicht. Wenn Personalvermittler interne oder externe Datenbanken durchsuchen und potenzielle Bewerber für eine Stelle anhand der Suchergebnisse identifizieren, haben sie alle Personen in der durchsuchten Datenbank berücksichtigt. Unter anderem müssen alle Suchkriterien und die Daten der Suchvorgänge zusammen mit der Stelle, für die die Suche durchgeführt wurde, gespeichert werden. Die OFCCP kann Informationen zu Suchanfragen für jede Position anfordern, um Anzeichen für ungleiche Auswirkungen oder Ungleichbehandlung zu finden. Wenn ein Personalvermittler zu unterschiedlichen Zeiten oder mit unterschiedlichen Lebenslaufdatenbanken unterschiedliche Suchbegriffe verwendet, um eine bestimmte Position zu besetzen, hat er Arbeitssuchende für dieselbe Position unterschiedlich behandelt. Wenn diese Behandlung Frauen oder Minderheiten im Einstellungsprozess benachteiligt, kann die OFCCP eine Klage wegen Ungleichbehandlung gegen den Arbeitgeber einreichen. Suchbegriffe, die einheitlich auf alle Bewerber für eine bestimmte Stelle angewendet werden, können dennoch ungleiche Auswirkungen auf Frauen oder Minderheiten haben. Die Verwendung geografischer Suchbegriffe oder Suchbegriffe für bestimmte Bildungsabschlüsse, wie z. B. naturwissenschaftliche Abschlüsse, kann dazu führen, dass eine unverhältnismäßig hohe Anzahl von Minderheiten oder Frauen von der weiteren Berücksichtigung ausgeschlossen wird. Wenn der Arbeitgeber die Verwendung der Suchbegriffe nicht als berufsbezogen rechtfertigen kann, kann die OFCCP eine Klage wegen ungleicher Auswirkungen gegen einen Arbeitgeber einreichen. Schließlich sollten erste Suchvorgänge zur Eingrenzung des Bewerberpools ausschließlich auf den grundlegenden Qualifikationen basieren. Personalvermittler müssen die grundlegenden Qualifikationen für jede Position und die akzeptablen Suchbegriffe kennen, um diese Qualifikationen widerzuspiegeln. Sie müssen auch darin geschult werden, wie sie sicherstellen können, dass die entsprechenden Aufzeichnungen zu jeder Suche gespeichert werden.
5. Treffen Sie Entscheidungen über Datenverwaltungstechniken.
Die endgültige Regelung erkennt an, dass ein Personalvermittler eine Suche nach grundlegenden Qualifikationen durchführen kann und dennoch eine unüberschaubare Anzahl von Bewerbern erhält. In diesem Fall können Arbeitgeber Datenmanagementtechniken einsetzen, um den potenziellen Bewerberpool weiter einzugrenzen. Zu den Datenmanagementtechniken gehören rassen- und geschlechtsneutrale Methoden zur Identifizierung einer Untergruppe von Arbeitssuchenden, die nichts mit der Bewertung der beruflichen Qualifikationen zu tun haben. Beispiele hierfür sind das Sortieren von Interessenbekundungen nach Einreichungsdatum und die Auswahl der ersten fünfzig oder die Verwendung einer Zufallsstichprobenmethode zur Identifizierung einer Untergruppe von Personen. Es sollte festgelegt werden, welche Methoden wann anzuwenden sind, und Personalvermittler sollten entsprechend geschult werden.
6. Überwachen Sie die Einhaltung von Richtlinien und Verfahren.
Wie bereits erwähnt, können die tatsächlichen Praktiken eines Personalvermittlers die festgelegten Richtlinien und Verfahren außer Kraft setzen. Arbeitgeber sollten eine Methode einführen, um sicherzustellen, dass alle Richtlinien und Verfahren eingehalten werden. Die oben empfohlenen Schritte stellen nur einige der vielen Probleme dar, mit denen Arbeitgeber konfrontiert sind, die die endgültige Regelung der OFCCP zur Definition eines Internetbewerbers einhalten wollen. Angesichts der Vielzahl von Möglichkeiten, Technologien für die Besetzung offener Stellen zu nutzen, müssen Arbeitgeber sorgfältig Richtlinien und Verfahren für den Einsatz von Rekrutierungs- und Einstellungstechnologien entwickeln, die mit der endgültigen Regelung im Einklang stehen, um die Einhaltung der bundesstaatlichen Vorschriften zur Aufzeichnung und Berichterstattung zu gewährleisten.
Hinweis: Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine spezifische Rechtsberatung dar.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
