El 7 de octubre de 2005, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) publicó su norma definitiva sobre la definición de solicitante por Internet. Tal y como se menciona en un artículo de noviembre de 2005 del Dr. Michael Harris, la norma definitiva establece cuatro criterios para que un solicitante de empleo sea considerado como tal, que son los siguientes:
1. La persona presenta una manifestación de interés en el empleo a través de Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas.
2. El contratista considera a la persona para un puesto de trabajo concreto.
3. La expresión de interés del individuo indica que este posee las cualificaciones básicas para el puesto.
4. En ningún momento del proceso de selección del contratista (antes de recibir una oferta de empleo por parte del contratista), el individuo se retira del proceso de selección o indica de alguna otra forma que ya no está interesado en el puesto.
Basándose en los cuatro criterios, los contratistas deben desarrollar su propia definición de solicitante, que determina cuándo deben solicitar información sobre raza y género (datos de igualdad de oportunidades en el empleo) para informar sobre la composición racial y de género del grupo de solicitantes. Además, la norma definitiva especifica los requisitos de mantenimiento de registros para los empleadores que utilizan Internet o tecnologías de datos electrónicos relacionadas para la selección y contratación de personal. Los contratistas federales deben cumplir la norma antes del 6 de febrero de 2006. Aunque la norma definitiva permite a las empresas restringir el tamaño de su grupo de solicitantes mediante su definición de solicitante por Internet, los empleadores deben desarrollar e implementar cuidadosamente políticas y procedimientos que respalden esta definición, formar a los reclutadores en las nuevas políticas y procedimientos, y supervisar el cumplimiento de las nuevas políticas y procedimientos. Las empresas que han permitido a los reclutadores una amplia libertad en sus prácticas diarias deben desarrollar políticas y procedimientos estandarizados para el uso de Internet y tecnologías relacionadas para la selección y contratación de personal.
A continuación se indican algunas medidas recomendadas que los empleadores pueden tomar para prepararse para la fecha límite del 6 de febrero de 2006 para cumplir con la norma definitiva.
1. Identificar qué manifestaciones de interés se tendrán en cuenta.
Aunque la norma definitiva no incluye el criterio de que las personas deben seguir las políticas y procedimientos del empleador para manifestar su interés en el empleo, sí permite a los empleadores establecer prácticas de este tipo en relación con quiénes serán considerados. Los empleadores que deseen restringir el tamaño del grupo de solicitantes pueden implementar procesos estándar que limiten el tipo de expresión de interés aceptable y el método de presentación aceptable. Por ejemplo, algunos empleadores pueden decidir que solo aceptarán un formulario de solicitud completado; otros pueden aceptar currículums, pero solo aquellos que incluyan tres referencias; otros pueden aceptar cualquier tipo o formato de currículum. Los empleadores pueden decidir restringir el método de presentación al sitio web de la empresa; otros pueden permitir la presentación por correo electrónico o fax. Sin embargo, los reclutadores deben ser coherentes. Supongamos que un empleador afirma que solo se tendrán en cuenta las expresiones de interés enviadas a través del sitio web de la empresa. Si un reclutador acepta posteriormente un currículum enviado por fax, todos los currículums enviados por fax también se «tendrán en cuenta». Los requisitos de mantenimiento de registros de la norma definitiva obligan a los empleadores a guardar todas las expresiones de interés consideradas para un puesto concreto.
2. Decida si incluirá las cualificaciones básicas en su definición.
Aunque los empleadores solicitaron sistemáticamente que la definición de solicitante por Internet incluyera una disposición según la cual los solicitantes debían cumplir unos requisitos mínimos, los empleadores deben tener en cuenta el tiempo y el esfuerzo necesarios para incorporar los requisitos básicos en su definición. Establecer requisitos básicos para todos los puestos puede ser una tarea monumental para algunos empleadores. Según la norma definitiva, los requisitos mínimos deben anunciarse o establecerse antes de proceder a la contratación para un puesto concreto. Los requisitos mínimos deben ser no comparativos, objetivos y relacionados con el puesto. Además, la norma definitiva establece claramente que las pruebas no son requisitos mínimos. Dadas las declaraciones de la OFCCP de que evaluará el impacto adverso de los requisitos básicos utilizando fuentes de datos externas, como el censo o los precedentes legales, los empleadores deben tomar las medidas necesarias para establecer requisitos básicos no comparativos, objetivos y relacionados con el trabajo para todos los puestos, o bien excluir este criterio de su definición. Excluir este criterio de la definición simplemente requiere que el empleador recopile y comunique datos de igualdad de oportunidades en el empleo sobre un grupo de candidatos más amplio.
3. Decida si utilizará las preferencias laborales para identificar a las personas que no están interesadas en un puesto.
Las personas que se retiran del proceso de selección y contratación o que de alguna otra forma muestran desinterés en seguir siendo consideradas para un puesto no tienen que ser incluidas en la lista de candidatos. La norma definitiva indica que las preferencias laborales expresadas por una persona pueden utilizarse para evaluar su interés en un puesto. Por ejemplo, si las preferencias de una persona en cuanto a salario, desplazamientos o lugar de trabajo no se ajustan a los requisitos del puesto, el empleador puede clasificar a esta persona como no interesada en el puesto y eliminarla de la lista de candidatos. Sin embargo, los reclutadores deben aplicar este criterio de manera coherente. Supongamos que un empleador afirma que las preferencias salariales de una persona se compararán con el salario del puesto para identificar a los interesados en el mismo. Si un reclutador decide citar a una persona para una entrevista aunque sus preferencias salariales superen el salario del puesto, todas las personas cuyas preferencias salariales no se ajusten al salario del puesto deben ser incluidas como candidatos.
4. Establecer políticas y procedimientos en torno al comportamiento de búsqueda.
Según la norma definitiva, un empleador tiene en cuenta a un solicitante de empleo cuando compara las cualificaciones de este con los requisitos del puesto. Cuando los reclutadores buscan en bases de datos internas o externas e identifican a los posibles candidatos para un puesto como aquellos que aparecen en los resultados de la búsqueda, han tenido en cuenta a todas las personas que figuran en la base de datos consultada. Entre otros elementos, deben guardarse todos los criterios de búsqueda y las fechas de las búsquedas, junto con el puesto para el que se realizó la búsqueda. La OFCCP podría solicitar información sobre las búsquedas realizadas para cualquier puesto con el fin de buscar indicios de impacto o trato desigual. Si un reclutador utiliza diferentes términos de búsqueda en diferentes momentos o con diferentes bases de datos de currículos para cubrir un puesto específico, el reclutador ha tratado de manera diferente a los solicitantes de empleo para el mismo puesto. Si este trato coloca a las mujeres o a las minorías en desventaja en el proceso de contratación, la OFCCP puede presentar una reclamación por trato desigual contra el empleador. Los términos de búsqueda aplicados de manera coherente a todos los solicitantes de empleo para un puesto concreto pueden seguir teniendo un impacto desigual en las mujeres o las minorías. El uso de búsquedas geográficas o de formación específica, como títulos científicos, puede dar lugar a que un número desproporcionado de minorías o mujeres queden excluidas de la selección. Si el empleador no puede justificar el uso de los términos de búsqueda como relacionados con el puesto, la OFCCP puede presentar una reclamación por impacto desigual contra el empleador. Por último, las búsquedas iniciales para reducir el número de candidatos deben basarse únicamente en las cualificaciones básicas. Los responsables de la selección de personal deberán conocer las cualificaciones básicas para cada puesto y los términos de búsqueda aceptables para reflejar dichas cualificaciones. También necesitarán formación sobre cómo garantizar que se guardan los registros adecuados relacionados con cada búsqueda.
5. Tomar decisiones sobre las técnicas de gestión de datos.
La norma definitiva reconoce que un reclutador puede realizar una búsqueda basada en las cualificaciones básicas y, aun así, acabar con un número inmanejable de solicitantes de empleo. En este caso, los empleadores pueden utilizar técnicas de gestión de datos para reducir aún más el número de candidatos potenciales. Las técnicas de gestión de datos incluyen métodos neutrales en cuanto a raza y género para identificar un subconjunto de solicitantes de empleo que no guardan relación con la evaluación de las cualificaciones para el puesto. Algunos ejemplos son clasificar las expresiones de interés por fecha de presentación y seleccionar las cincuenta primeras, o utilizar una técnica de muestreo aleatorio para identificar un subconjunto de personas. Se deben establecer las decisiones sobre qué métodos utilizar y cuándo utilizarlos, y los reclutadores deben recibir la formación adecuada.
6. Supervisar el cumplimiento de las políticas y procedimientos.
Como se ha mencionado, las prácticas reales de un reclutador pueden invalidar las políticas y procedimientos establecidos. Los empleadores deben establecer algún método para garantizar que se sigan todas las políticas y procedimientos. Los pasos recomendados anteriormente representan solo algunas de las cuestiones a las que se enfrentan los empleadores que desean cumplir con la norma definitiva de la OFCCP sobre la definición de solicitante por Internet. Dadas las innumerables formas de utilizar la tecnología para reclutar y contratar personal para puestos vacantes, los empleadores deberán desarrollar cuidadosamente políticas y procedimientos para utilizar la tecnología de reclutamiento y contratación de manera coherente con la norma definitiva, a fin de mantener el cumplimiento de las regulaciones federales de mantenimiento de registros y presentación de informes.
Nota: Este artículo se proporciona únicamente con fines informativos y no pretende ofrecer asesoramiento jurídico específico.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
