Para que las operaciones legales tengan éxito en 2019, ¡prepara el terreno!

Es posible que 2019 pase a la historia como el año de las operaciones jurídicas, ya que los departamentos jurídicos de las empresas recurren a ellas cada vez con más frecuencia. Pero, ¿cómo pueden estar seguros de implementar operaciones jurídicaseficaces y eficientes?

Una señal de este movimiento ha sido el crecimiento casi exponencial en los últimos años de la Consorcio de Operaciones Jurídicas Corporativas (CLOC).  Fundada en Estados Unidos, ahora se ha expandido al extranjero con Instituto CLOC conferencias en el Reino Unido y AustraliaLa organización y sus miembros poseen ese espíritu pionero y esa energía innovadora que suelen caracterizar a quienes son conscientes de que están contribuyendo a impulsar un cambio significativo en su sector.

Una respuesta a las nuevas presiones

Este crecimiento es, por supuesto, el resultado de cómo las empresas y los equipos jurídicos están afrontando un aumento de las obligaciones legales y normativas complejas y superpuestas, las complejidades globales de la expansión a nuevas regiones (aunque solo sea a través del comercio electrónico) y otras exigencias que se traducen en más trabajo y responsabilidad para el personal jurídico interno. Pero también se les exige que controlen los costes y aumenten la productividad.

Por lo tanto, en un entorno en el que los departamentos jurídicos se enfrentan al reto de «hacer más con menos», la única vía real hacia el éxito es contar con los procesos y la tecnología adecuados para optimizar el rendimiento de las operaciones jurídicas e impulsar el retorno de la inversión. Esto libera al personal jurídico para que se centre en aquello por lo que realmente se le paga: el trabajo jurídico.

A medida que las empresas crecen, muchos equipos jurídicos se ven sometidos a una presión cada vez mayor para controlar los gastos y mantener la calidad del trabajo, obtener visibilidad de todo el departamento jurídico y obtener un mayor rendimiento de sus abogados.

Pero, ¿esperas hacerlo con los métodos, procesos y herramientas de ayer? Entonces, lo primero que debes hacer es desengañarte de la idea de que vas a maximizar el valor de tus operaciones jurídicas, porque las has encadenado desde el principio.

Para preparar al equipo de operaciones jurídicas para el éxito en 2019, hay diez áreas «imprescindibles» en las que debe poner en marcha las mejores prácticas y utilizar las herramientas más actualizadas, incluida la tecnología jurídica:

• Gestión de asuntos
• Gestión de gastos
• Gestión de contratos
• Gestión de contenidos
• Automatización del flujo de trabajo
• Informes y análisis
• Integraciones clave
• Colaboración y asistencia al cliente
• Seguridad
• Un historial probado como proveedor

Para ilustrarlo, veamos un par de ellos, tal y como se detallan en nuestro reciente libro electrónico sobre el tema.

¿Algo imprescindible? La gestión de contenidos.

Como bien saben los abogados, cada asunto legal conlleva una gran cantidad de contenido. Cada detalle es importante y cada parte de cada asunto debe documentarse cuidadosamente. Muchos departamentos jurídicos corporativos y grandes bufetes se benefician desde hace tiempo de los sistemas centralizados de intercambio de archivos y gestión de documentos.

Los equipos jurídicos más pequeños se han enfrentado a mayores obstáculos para la adopción de tecnología, pero independientemente del tamaño, prácticamente todas las operaciones jurídicas tienen que lidiar con contenidos que se almacenan en unidades extraíbles, se envían a múltiples destinatarios como archivos adjuntos de correo electrónico o se pierden de alguna otra forma en el desierto digital.

Tenga en cuenta que el contenido es mucho más que documentos Word o PDF. Puede incluir correos electrónicos, metadatos, datos relacionados con documentos, imágenes, vídeos, registros, etc. Intentar mantener el control sobre todo este contenido en todas sus variantes sin un único lugar donde guardarlo todo ha sido una auténtica pesadilla en el mundo jurídico. Aquí es donde la gestión de contenidos se convierte en un complemento fundamental para su sistema de gestión jurídica.

¿Cómo es una buena solución de gestión de contenidos?

En pocas palabras, la gestión de contenidos es el proceso de recopilación, recuperación, entrega, control y gestión general de cualquier tipo de información en cualquier formato. Y es importante gestionar los contenidos a lo largo de todo su ciclo de vida, desde su almacenamiento hasta su eliminación. Una gestión eficaz de los contenidos incluye:

• Almacenamiento y seguimiento centralizados de archivos, asuntos e información sobre casos.
• Capacidad inmediata para asociar documentos con asuntos individuales o tipos de asuntos.
• Medidas de seguridad estrictas; solo las personas adecuadas con los permisos adecuados deben tener acceso para ver, acceder o copiar determinados documentos.
• Búsqueda de texto completo para localizar y recuperar fácilmente el contenido.
• Control de versiones para que solo veas la versión correcta en el momento adecuado.
• Compatibilidad con todos los tipos de documentos, incluidos vídeo y audio.
• La capacidad de almacenar plantillas para formularios, cartas e informes estándar.
• El poder en manos de los usuarios: los usuarios individuales deben poder personalizar todo lo relacionado con sus datos.
• La capacidad de combinar nombres y direcciones en formularios, cartas y avisos estándar.
• La capacidad de agrupar fácilmente varios documentos relacionados con un asunto o una factura.

¿Otro elemento imprescindible? Integraciones clave.

Seamos sinceros. Lo más probable es que no quieras perder el tiempo buscando en varios sistemas para encontrar dónde están almacenados los distintos documentos y registros que necesitas para un mismo asunto.

Incluso si adopta una plataforma o un sistema de gestión jurídica para gestionar otras demandas de operaciones jurídicas, como la gestión de asuntos y contratos, la gobernanza de procesos, la gestión de gastos, etc., debe asegurarse de que se integra perfectamente con los demás sistemas en los que más confía. Si todo está integrado de forma segura en su LMS, los usuarios pueden tener una vista única desde un único inicio de sesión, con todo lo que necesitan para realizar su trabajo en un solo lugar.

Estos son solo algunos ejemplos de los programas con los que su sistema de gestión jurídica debería integrarse sin falta si desea optimizar las operaciones jurídicas:

Cuentas por pagar

Envíe automáticamente las facturas a estos sistemas según las reglas de flujo de trabajo y enrutamiento preestablecidas. Aunque la facturación electrónica es una gran ventaja, si no se vincula con las cuentas por pagar, alguien tendrá que pagar la factura por separado y actualizar manualmente el estado en el sistema. Esta integración automatiza lo que, de otro modo, podría ser un proceso manual que requiere mucho tiempo.

Microsoft Office

La integración con Outlook, Excel, PowerPoint, Word, etc., ayuda al equipo jurídico a colaborar mejor tanto dentro de su departamento como con el resto de la organización. Con esta integración, no es necesario almacenar los correos electrónicos y otros archivos por separado, ya que se pueden arrastrar directamente a la gestión de asuntos. Capture automáticamente los metadatos, el texto y los archivos adjuntos con un solo arrastrar y soltar. Una vez más, esto le permite mantener todo en un solo lugar. Tampoco debe preocuparse por el control de versiones, ya que la integración debe mantener un registro de auditoría completo de todo su contenido.

Gestión de documentos

Dependiendo de con quién trabajes, los distintos abogados pueden utilizar diferentes sistemas de gestión de documentos para redactar y crear nuevos contratos, elaborar anexos y cláusulas o realizar cambios en un borrador original. Aunque no quieres limitar tu capacidad para colaborar con otros abogados, al final resulta incómodo almacenar documentos en distintos sistemas. Lo ideal es que estén todos en un mismo lugar, junto con el asunto legal al que se refieren.

¿Cuál es la forma más sencilla de hacerlo sin necesidad de realizar una gran reforma informática? Basta con conectar su sistema de gestión de documentos mediante una integración API. De este modo, podrá buscar fácilmente desde una única fuente todo lo relacionado con asuntos legales, y se extraerá automáticamente de cualquier sistema de gestión de documentos que esté utilizando.