Es evidente que la facturación electrónica ha supuesto una ventaja para los departamentos jurídicos y de reclamaciones de las empresas, ya que permite aplicar automáticamente las directrices de facturación y mantener la exactitud de las facturas pagadas.
Los modernos sistemas de facturación electrónica pueden evitar duplicados, garantizar el cumplimiento de las tarifas y destacar situaciones de sobrefacturación, lo que elimina gran parte de la laboriosa revisión manual de las facturas de los abogados. Sin embargo, a pesar de la automatización, siempre habrá un cierto grado de intervención humana que no se puede pasar por alto.
El factor humano de la facturación electrónica
La facilidad con la que se marca automáticamente una partida para su revisión cuando se detecta una infracción o anomalía es uno de los principales atractivos y ventajas de una solución de facturación electrónica. En este momento crítico, entra en juego el factor humano.
Un revisor anota u objeta la partida en cuestión. ¿Está seguro de que sus revisores conocen y, lo que es más importante, aplican sus directrices de facturación? ¿Hay algún revisor que sea más indulgente que otro? ¿Qué ocurre cuando un revisor anota una tarifa un mes y, unos meses más tarde, aprueba la misma tarifa?
La formación puede eliminar costosos errores de revisión.
Ya sea que las inconsistencias sean el resultado de la falta de atención, la falta de tiempo o simplemente la falta de comprensión de las normas de facturación de la empresa en su conjunto, las consecuencias pueden ser perjudiciales y costosas. Esto conduce a pagos excesivos, informes inexactos y malentendidos con los bufetes de abogados: ¡todo lo que se pretendía eliminar con la implementación de la facturación electrónica!
Una auditoría de facturas eficaz incluye la formación del personal en la revisión legal efectiva de las facturas. Debe existir un consenso en todo el departamento sobre cómo se deben revisar las facturas y coherencia en la forma en que se lleva a cabo dicha revisión. Si bien la implantación de un sistema de facturación electrónica reduce en gran medida la revisión y el procesamiento de las facturas, su personal debe recibir formación sobre lo que el departamento en su conjunto espera de él en cuanto a la gestión de otros problemas inherentes a las facturas que solo pueden detectarse durante una revisión manual. Esta medida formativa ayuda a mantener unas expectativas coherentes con los bufetes de abogados y garantiza el máximo ahorro con sus soluciones de facturación electrónica.
La solución ELM adecuada puede ayudarle a resolver los problemas a los que se enfrentan los departamentos jurídicos en expansión. Si cuenta con una formación de calidad y ofrece funciones de facturación electrónica y gestión de asuntos líderes en el sector, contribuirá a mejorar la precisión y el cumplimiento normativo dentro de las organizaciones, incluso en las de tamaño pequeño o mediano.
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