Las interrupciones del negocio se producen sin previo aviso, por lo que lo peor que puede pasar es no estar preparado. Un plan de continuidad del negocio bien definido puede ser un salvavidas y permitir a su organización hacer frente a lo inesperado.
Cuando las noticias sobre huracanes, incendios forestales y terremotos aparecen en los titulares, solemos pensar en las personas y comunidades afectadas por estos desastres naturales. Pero, ¿con qué frecuencia pensamos en el impacto que tienen en las empresas?
Septiembre es el Mes Nacional de la Preparación. Por eso, nos gustaría destacar la importancia de una preparación adecuada ante desastres y la continuidad del negocio (BCDR) para las empresas.
Definición de continuidad del negocio
La continuidad del negocio es un proceso, un plan y unos procedimientos que identifican los riesgos y amenazas potenciales para una organización, estiman el impacto de esos riesgos en las operaciones comerciales y proporcionan el marco para establecer la resiliencia y la preparación de la organización.
La gestión de la continuidad del negocio consolida disciplinas críticas como la gestión de incidentes, la notificación de emergencias, la recuperación ante desastres y la continuidad del negocio.
El objetivo de un plan de continuidad empresarial sólido es mantener operativos los procesos fundamentales de una empresa durante un desastre y reducir el tiempo de inactividad. Un plan de continuidad empresarial puede tener en cuenta diversos escenarios, como desastres naturales, incendios forestales, ciberataques o un incidente aislado. Sin embargo, es importante contar con un esquema general de un plan de acción. Debe incluir a todas las personas involucradas en el proceso de comunicación de crisis y sus responsabilidades durante una crisis.
La continuidad del negocio es fundamental para las empresas de cualquier tamaño. El coste del tiempo de inactividad para una pequeña empresa puede suponer su cierre definitivo. Una empresa más grande no solo se enfrentará a facturas elevadas, sino que también tendrá que lidiar con el daño a su reputación.
Continuidad del negocio frente a recuperación ante desastres: comprender la diferencia
La recuperación ante desastres es una subdivisión de la continuidad del negocio. Si esta última se centra más en la preparación y el desarrollo de la resiliencia, la planificación de la recuperación ante desastres tiene como objetivo mitigar los procesos posteriores al fallo y restablecer las operaciones lo antes posible tras una interrupción. La recuperación ante desastres puede implicar la gestión de diversos elementos, como la recuperación de datos y la recuperación física.
4 pasos para planificar la continuidad del negocio
La planificación de la continuidad del negocio es un proceso continuo en el que pueden participar distintos departamentos para diseñar un plan que aborde cualquier crisis potencial. Hay varios pasos que pueden ayudar a crear un plan de continuidad del negocio sólido.
1. Evaluación y priorización de amenazas potenciales para una empresa
Como fase inicial para elaborar un plan de preparación ante desastres para su empresa, debe identificar qué situaciones o acontecimientos suponen un mayor riesgo para ella. Diferentes escenarios pueden suponer diferentes amenazas para la continuidad de su negocio, pero todos ellos pueden paralizar sus procesos.
¿Dispone de protección segura contra los ciberataques? ¿Saben usted y sus empleados qué hacer si se produce un tiroteo en su oficina? ¿Quién es responsable de la comunicación durante una emergencia?
Seguir los pasos de un plan sencillo de evaluación de riesgos puede ayudarle a identificar la probabilidad de que se produzca una determinada amenaza y su impacto en su negocio.
2. Creación de un plan de preparación para desastres
La mejor manera de crear un plan fiable y organizado es designar a una persona para esta tarea. Esta persona será responsable de diseñar dicho plan, pero usted, como propietario de la empresa, debe especificar qué debe incluirse en él. Considere la posibilidad de hacer las siguientes preguntas cuando asigne una tarea importante.
- ¿Tu especialista en continuidad del negocio necesita un equipo de apoyo?
Es útil contar con un equipo que se ocupe de garantizar la continuidad del negocio cuando se trata de grandes empresas con diferentes departamentos. Cada departamento tiene sus propios procesos y normativas, por lo que es fundamental eliminar las conjeturas y contar con alguien de cada equipo que represente sus intereses. Además, si tratas a diario con proveedores y los consideras fundamentales para tus operaciones, estos también deberían estar representados en tu equipo de preparación para desastres. - ¿Cuál es el alcance de su plan?
Un buen plan de preparación para desastres tiene como objetivo garantizar la seguridad de sus empleados, la estabilidad de su lugar de trabajo y la continuidad de sus procesos laborales. Definir el alcance de su plan ayudará a todos los involucrados a mantenerse enfocados. Los elementos básicos de un plan incluyen:
- Un plan de evacuación.
- Plan de comunicación de crisis, con información detallada sobre contactos de emergencia.
- ¿Quién es responsable de apagar todos los equipos o realizar otras funciones finales esenciales?
- ¿Alguna otra instrucción especial?
3. Implementación de un plan de continuidad del negocio y formación de la plantilla
Una vez redactado, el coordinador de continuidad del negocio/recuperación ante desastres, el equipo y usted deben aprobar el plan. Sin embargo, su participación no termina aquí. Contrariamente a la creencia común de lo que es un plan de recuperación ante desastres, este no está destinado a acumular polvo en un estante. Tan pronto como se complete el plan, usted tendrá muchas medidas que tomar. El objetivo es identificar lo que se puede hacer ahora, antes de que se produzca una crisis.
Entre los ejemplos se encuentran algunos de los siguientes materiales:
- Plan de comunicación de emergencia
- Kit de emergencia
- Ejercicios de formación y prueba, como simulacros teóricos.
Todos sus empleados deben recibir formación sobre cómo evacuar el edificio, dónde obtener información en caso de emergencia o interrupción del negocio y cómo acceder a la información general de seguridad. Su equipo de continuidad del negocio debe recibir formación sobre sus funciones y responsabilidades descritas en un plan. Lo mismo ocurre con su equipo de comunicaciones de crisis, que debe estar plenamente capacitado para desarrollar mensajes específicos para diferentes situaciones.
4. Perfeccionamiento y prueba de un plan de continuidad del negocio
Ningún plan, por muy completo que sea, tiene valor alguno si no se revisa y actualiza periódicamente. Su negocio es una entidad en continua evolución, por lo que su plan de preparación ante desastres debe adaptarse a las necesidades de su empresa en cada momento.
Es importante recordar que la cuestión no es si va a ocurrir algo inesperado, sino cuándo va a ocurrir. Invierte en diseñar tu propio plan de preparación ante desastres por el bien de la longevidad de tu negocio.
Nota del editor: Este post fue publicado originalmente en Preparis Business Continuity Software. En octubre de 2024, Mitratech adquirió Preparis, un proveedor líder de soluciones de planificación de continuidad de negocios y respuesta a emergencias. El contenido ha sido actualizado para reflejar la oferta ampliada de productos de Mitratech, los avances de la industria y los desarrollos regulatorios.
